La inspección de trabajo es un procedimiento rutinario al que puede verse sometida cualquier empresa que tenga trabajadores contratados. A muchos autónomos y empresarios les ruge la duda de cómo deben actuar ante la visita de un inspector de trabajo o subinspector de empleo. Y es que tanto una empresa como un trabajador por cuenta propia son susceptibles de recibir la visita de un inspector laboral en cualquier momento, de manera que es conveniente tener toda la documentación localizada y al día y seguir una serie de recomendaciones para no llevarlos sorpresas o disgustos.
Por ello, en este artículo te explicamos qué debes hacer ante una inspección de trabajo, los documentos que puede solicitarte el inspector en ese momento, el plazo que dispones para reclamar ante una sanción y todos los pasos que tienes que seguir, así como las conductas o comportamientos que son motivo de sanción o multa ante la inspección.
¿Qué es una inspección de trabajo y a quién afecta?
El motivo de la visita de un inspector de trabajo a un negocio no tiene por qué ser una denuncia. La función de estos inspectores es controlar que las empresas y trabajadores cumplan con las responsabilidades administrativas que exige la ley, así como asesorar a los mismos en materia laboral y de Seguridad Social. Por ello, cualquier empresa puede recibir una visita de un inspector de trabajo sin necesidad de que haya preaviso. Como ya hemos mencionado anteriormente, las inspecciones son un procedimiento rutinario.
- Son susceptibles de recibir una inspección de trabajo las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, las comunidades de bienes u otras entidades sin personalidad jurídica. Se llevará a cabo en las empresas, los centros de trabajo y, en general, los lugares de trabajo en que se ejecute la prestación laboral (oficina, puertos, aeropuertos, entidades y empresas colaboradoras en la gestión de la Seguridad Social).
- Están excluidos de la inspección de trabajo los centros de trabajo, establecimientos, locales e instalaciones cuya vigilancia esté legalmente atribuida a otros órganos de las Administraciones Públicas que continúan rigiéndose por su normativa específica, así como los centros y establecimientos militares dependientes de la Administración militar.
¿Cómo es una inspección de trabajo en una empresa?
Un inspector de trabajo tiene el derecho y la obligación de analizar toda la actividad ajena a inspección, lo cual incluye las claves para acceder a los ordenadores, documentación de la empresa, recibos, nóminas, contratos, libros, registros, contabilidad, etc. Sin embargo, la documentación solo podrá ser entregada por personas responsables de la empresa. También se podrá pedir la identificación a todas las personas que se encuentren en el centro de trabajo en ese momento.
En algunas ocasiones, el inspector de trabajo puede hacerse pasar por un cliente para recabar información específica sobre la empresa o pruebas para su informe. Pero se identificará cuando deba acceder a ciertos lugares de la empresa, como es el caso, por ejemplo, de una cocina en un restaurante.
Asimismo, es importante saber que el empresario no puede negarse a una inspección de trabajo y, si lo hace o pone impedimento, podrá ser sancionado por obstrucción.
Documentos que puede solicitar el inspector de trabajo a un autónomo o empresario
Con todas las pruebas e informaciones que los inspectores hayan podido recoger, elaboran un informe sobre la empresa. A estos escritos pueden incluir el requerimiento de facilitar algunos de los siguientes documentos a los responsables del negocio:
- Comunicación de apertura de la autoridad laboral
- Escritura de constitución de la sociedad
- Declaración del Impuesto de Sociedades
- Declaración de retenciones del IRPF (modelo 190)
- Declaración de operación con terceros (modelo 347)
- Cuadro del horario de trabajo y calendario laboral
- Parte de Alta y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA)
- Nóminas y recibos de salarios
- Parte de alta y baja de los trabajadores
- El justificante de que la empresa está inscrita en la Seguridad Social
- Los justificantes de que se está pagando a la Seguridad Social
- Resumen de horas extraordinarias
- Contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo y el justificante de su comunicación
- Las autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores extranjeros (si la empresa los tuviera en su plantilla)
- Libro de contabilidad (diario mayor y balances)
- Documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales: medidas de protección, material preventivo de accidentes de trabajo, resultados de los controles de salud, etc.
- Documento acreditativo de alta en el IAE
- Contratos mercantiles
Otros procedimientos en la obtención de pruebas
- Las claves de acceso de los ordenadores
- La toma de fotografías, vídeos, muestras, etc.
- La identificación de todas las personas que se encuentren en el centro de trabajo.
- La toma de declaración a los trabajadores y al propio empresario.
Más información sobre la inspección de trabajo en empresas
¿Cuáles son las sanciones que te pueden imponer en caso de que tu empresa no supere la inspección de trabajo? ¿Qué plazo tienes para reclamar? Te damos toda la información que necesitas conocer las inspecciones laborales a continuación:
- ¿Qué preguntan en una Inspección de Trabajo?
- ¿Qué hacer si te visita el Inspector de Trabajo?
- Claves para afrontar una inspección de trabajo en tu empresa con éxito
- Conoce las sanciones en las inspecciones de trabajo
- Tipos de actas de la inspección de trabajo
- Cómo recurrir un acta de infracción de una Inspección de Trabajo