Sabemos que las inspecciones de Trabajo no tienen buena prensa porque las visitas de los inspectores suelen causar inquietud entre los empresarios (especialmente cuando se presentan en la empresa por sorpresa). Sin embargo, no debes temer a una posible sanción derivada de la inspección de Trabajo si tu compañía no comete ninguna irregularidad y los documentos requeridos por el inspector están en regla. Aún así, si este profesional se ha presentado en tu empresa para hacer una inspección de trabajo, hay una serie de consejos que puedes llevar a cabo para facilitarle la labor y que el resultado sea lo más favorable posible.
Documentos requeridos habitualmente en una Inspección de Trabajo
Independientemente de que la Inspección de Trabajo haya sido pactada o no, hay una serie de documentos que el inspector o inspectora te va a solicitar sí o sí (ya seas un empresario individual o una sociedad). Por eso, lo mejor que puedes hacer ANTES y DURANTE la Inspección de Trabajo es tener dichos documentos localizables y en regla. ¿Por qué motivo? Porque la no presentación en tiempo y forma de esta documentación podría ser sancionable con multas nada desdeñables.
- Libro de visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Libro de contabilidad.
- Las nóminas o los recibos de salarios.
- Partes de alta y baja de los trabajadores en la Seguridad Social.
- Contratos de trabajo de la plantilla.
- Contratos de obra o servicio (si hubiese) y facturas por trabajos realizados.
- Calendario laboral y horarios de los trabajadores.
- Resumen de horas extraordinarias.
- Permisos de trabajo (en el caso de que la totalidad o parte de la plantilla sea extranjera).
- Justificante de que la empresa está inscrita en la Seguridad Social.
- Documentos relacionados con la Prevención de Riesgos Laborales.
- Justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social.
- Justificación de entrega de equipos de protección individual.
- Libro de incidencias.
- Libro de subcontratación.
- Plan de seguridad y salud en obra de construcción.
- Descripción en caso de obligaciones tributarias o alta en el IAE.
- Escritura de constitución de la sociedad.
- Declaración del Impuesto de Sociedades.
- Declaración de retenciones del IRPF.
Muéstrate disponible y da el espacio necesario
Pocas cosas hay más molestas que ser el inspector de trabajo y tener a una persona -en este caso tú- permanentemente detrás. Por eso mismo, asegúrate de estar disponible en la misma oficina para contestar las preguntas del inspector y facilitarle los documentos que pueda necesitar, pero siempre ofreciendo el espacio necesario para que el inspector pueda hacer su trabajo con normalidad sin presiones o miradas indiscretas.
Recuerda que el inspector puede hacer preguntas a cualquier miembro de la plantilla, así que no te extrañes si se dirige a alguno de tus empleados o pretendas contestar las preguntas que le hayan formulado a tu empleado.
Contesta todas las preguntas del inspector de trabajo
Las preguntas que te hacen en una inspección de trabajo suelen estar relacionadas con el puesto que desempeñan tus empleados, el horario y la antigüedad en la compañía, pero también con la identificación de tu plantilla y el motivo de su presencia en el centro de trabajo.
No entorpezcas la labor del inspector y facilítale las cosas
A no ser que el centro de trabajo se encuentre en tu propio domicilio, el inspector de Trabajo y Seguridad Social no tiene la obligación de identificarse como tal y puede presentarse en tu negocio en cualquier momento de la jornada laboral. Que no te extrañe si el inspector de trabajo realiza fotografías o vídeos del lugar de trabajo, efectúa mediciones o incluso toma muestras de los materiales que empleáis en el día a día; asegúrate de dar el espacio y el soporte que el inspector pueda necesitar para ello.
Sé amable con todo aquel que entre en tu negocio
Puede parecer una obviedad, especialmente cuando tenemos un negocio de cara al público y la atención al cliente es muy necesaria, pero el inspector de trabajo no está obligado a identificarse como tal si su presentación puede entorpecer la finalidad de su visita. De hecho, el inspector puede aparecer por tu negocio como un cliente más, de ahí que sea tan importante mostrarse servicial y atento con él. ¡Nunca se sabe!
