¿Contemplas la posibilidad de materializar tu idea de negocio de establecer una cafetería? Te ofrecemos la guía completa para crear de manera exitosa un negocio en el sector de las cafeterías. A continuación, detallaremos exactamente lo que debe saber para llevar a cabo su plan de negocio de cafetería, desde la selección del grano hasta la taza.
En los últimos tiempos, la cultura de cafeterías ha crecido, por la que son conocidos nuestros homólogos europeos. A pesar de que las cafeterías independientes se vieron afectadas por la crisis del costo de vida, actualmente el sector se encuentra en una fase de preparación para su expansión.
Adicionalmente, en la actualidad es más sencillo que nunca establecer una tienda sencilla o pop-up con un equipo limitado, por ejemplo, al aceptar pagos a través del teléfono mediante un lector de tarjetas móvil. Esto indica que la iniciativa de crear tu propia cafetería o tienda de café se está volviendo cada vez más accesible (y económica).
Sin embargo, los aspirantes a dueños de cafeterías deben tener en cuenta que el comportamiento de los consumidores y sus patrones de compra han experimentado transformaciones. Aunque la conveniencia y el costo continúan siendo elementos clave, la identidad y la estética de la marca ahora desempeñan un papel fundamental en la decisión de compra del cliente. Por lo tanto, el marketing se presenta como un aspecto crucial para aquellos que aspiran a ser baristas.
Todo lo necesario para desarrollar un sitio web profesional para tu cafetería
Iniciar una cafetería implica la planificación de diversos aspectos. Afortunadamente, la creación de un sitio web para promocionar tu negocio no tiene por qué generar un estrés excesivo. Con el uso de plantillas modernas, como la que te presentamos a continuación, podrás crear la tuya en menos de una hora.
Plantilla de Sitio Web para Cafetería
Hemos evaluado diversas herramientas de creación de sitios web y hemos identificado a Wix como una de las mejores opciones para desarrollar tu presencia empresarial en línea. Wix ofrece una variedad de plantillas de páginas web personalizadas diseñadas especialmente para cafeterías. Solo necesitas ingresar tu propio menú, ubicación, texto e imágenes preferidas en la plantilla seleccionada. Lo mejor de todo es que puedes probarlo de forma gratuita.
Cómo redactar el plan de negocio de una cafetería o tienda de café
A la hora de redactar un plan de negocio para una cafetería o tienda de café, es esencial considerar los siguientes aspectos:
- Análisis del Sector:
- Examina el panorama general del sector y destaca cómo tu negocio se integra en él. ¿Estás respondiendo a la creciente demanda de productos de primera calidad? ¿Ofreces una alternativa independiente en una zona saturada de cadenas?
- Análisis de la Competencia:
- Profundiza en el conocimiento de la competencia en tu área, mostrando cómo tu cafetería se diferenciará y satisfará las necesidades de la clientela prevista. Identifica el nicho de mercado que tu negocio pretende cubrir.
- Ventas y Marketing:
- Detalla cómo planeas fijar los precios de tus productos y qué artículos formarán parte del menú. Además, si tienes estrategias específicas de ventas y marketing, como promociones, ofertas especiales o programas de fidelización, inclúyelas en esta sección. Para obtener más detalles sobre las estrategias de marketing, consulta la sección dedicada a este tema.
Estos elementos se suman a los estándares necesarios en cualquier plan empresarial, como los datos contables, las proyecciones financieras, la estructura de gestión y los planes operativos.
Estudio de Mercado
A pesar de que la selección de una ubicación conveniente desempeña un papel crucial en la gestión de una cafetería, la calidad del café sigue siendo de importancia primordial. Con el creciente interés en la premiumización y la sostenibilidad en el sector, las personas son cada vez más conscientes de la procedencia y el proceso de tostado de su café. Esto se alinea con el creciente movimiento hacia un consumo más consciente.
A pesar de la rápida expansión de algunas marcas de café, los clientes parecen sentirse atraídos por la intimidad que ofrece una cafetería independiente.
¿Necesitas ayuda para organizarte a crear una cafetería?
Iniciar una cafetería implica dedicar tiempo y seguir una serie de pasos.
Consideramos que el software de gestión de proyectos es una excelente manera de mantener todo en orden. Ya sea que estés trabajando solo o en colaboración con otros, este tipo de herramientas te permite agilizar procesos, asignar tiempos y realizar un seguimiento del progreso para garantizar que todo avance eficientemente en la dirección correcta.
Financiación para tu cafetería
La adquisición de locales, equipamiento, personal, entre otros, implica una inversión financiera considerable. Afortunadamente, existen varias opciones disponibles para obtener financiación al iniciar un negocio. Mientras que algunos emprendedores utilizan sus propios ahorros o recurren a préstamos familiares, también hay otras alternativas a considerar.
A pesar del notable éxito de cadenas como Costa y otras, las cafeterías no son el tipo de negocio que se debe emprender si se busca una salida multimillonaria rápida. Los márgenes de beneficio solo se vuelven significativos cuando se abren varios establecimientos, y aún así, los costos iniciales son considerables. Para aquellos con ambiciones particulares, puede valer la pena explorar la posibilidad de obtener un préstamo empresarial que facilite el inicio.
Sin embargo, si lo que buscas es un negocio que te brinde un estilo de vida y unos ingresos modestos, iniciar una cafetería puede ser una decisión acertada.
Préstamos para Empresas: Estos préstamos son similares a los iniciales, pero no están limitados exclusivamente a nuevas empresas y no tienen las mismas restricciones.
Además, es fundamental considerar cómo gestionarás tus finanzas. La práctica recomendada implica el uso de una cuenta bancaria comercial para separar claramente los gastos e ingresos personales de los comerciales, especialmente si estás estableciendo una sociedad limitada. Si necesitas encontrar una, Nerdwallet compara las principales cuentas bancarias comerciales en el Reino Unido.
Cómo montar una cafetería
Los programas de contabilidad están diseñados para simplificar los procesos complejos relacionados con las finanzas. Desde el seguimiento de gastos, como salarios y otros costos necesarios, hasta la gestión de impuestos, cualquier tarea financiera se vuelve más fácil con las herramientas adecuadas. Explore el software de contabilidad que hemos calificado como el mejor.
- Diseño del Espacio:
- Considera cuidadosamente la iluminación, la distribución y el mobiliario al crear el concepto de tu cafetería. Un ambiente acogedor y bien diseñado puede marcar la diferencia en la experiencia del cliente.
- Gestión Financiera:
- Iniciar un negocio requiere tanto dinero como tiempo. El software de contabilidad puede ser una herramienta invaluable para manejar ambas áreas.
- Gestión de Finanzas:
- Ya sea que gestiones tu cafetería de manera individual o con un equipo, es crucial mantener un control efectivo de tus finanzas. Si no estás listo para contratar a un contable, te recomendamos utilizar herramientas de contabilidad en línea para facilitar el seguimiento y la gestión de tus registros financieros.
Concepto, Marca y Diseño de una cafetería
No es imprescindible tener experiencia previa en una cafetería, pero, como en cualquier negocio, la experiencia en el sector puede ser beneficiosa. Si careces de experiencia, considera la posibilidad de trabajar durante algunas semanas en un establecimiento similar al que planeas abrir.
Si eliges un negocio en una ubicación geográfica diferente para aprender, evitarás problemas de competencia y descubrirás que las personas están sorprendentemente dispuestas a ofrecer consejos si eres transparente acerca de tus planes.
Al embarcarte en la creación de tu cafetería, es fundamental reflexionar sobre el tipo de empresa que deseas establecer. ¿Aspiras a convertirte en una gran marca con el tiempo o prefieres que tu cafetería mantenga un ambiente pequeño y local en el futuro cercano?
Asimismo, considera lo que tu cafetería puede aportar, ya sea centrándote en un tipo específico de grano o bebida, creando un ambiente particular, o adoptando una ética general, como la benéfica o ecológica.
Dentro del proceso de diseño, la creación de un plano de la planta es esencial. Puedes contratar a un profesional o utilizar programas informáticos como RoomSketcher y CADPro. Un plano eficiente dividirá el espacio en zonas orientadas al cliente y áreas de trabajo específicas, asegurándote de cumplir con los requisitos legales, como las normas de construcción y accesibilidad.
Piensa detenidamente en la distribución del espacio, incluida la decoración, y en cómo el personal interactuará con los clientes. Considera también la ubicación del logotipo. Estos aspectos son fundamentales para la creación del concepto de tu cafetería, contribuyendo a definir la marca y su diseño.
Starbucks, como una de las marcas de café más reconocidas globalmente, puede servir como fuente de inspiración. Analiza su estrategia de marketing y el proceso que siguieron para crear una marca tan destacada, extrayendo lecciones aplicables a tu propio proyecto.
Crear una página web para tu empresa
Tu cafetería se beneficiará al tener un sitio web con información clave que tus clientes necesitan saber, como datos de contacto, horarios de apertura, menú y ubicación.
No obstante, un sitio web va más allá de ser simplemente una ficha de empresa; considéralo como una oportunidad para dar a conocer mejor tu marca y llegar a un público más amplio. A medida que tu cafetería crezca, puedes incorporar un blog que aborde las novedades del sector o destaque las iniciativas sociales de tu cafetería. Asegúrate también de incluir cualquier premio o nominación que reciba tu establecimiento.
La sección “Quiénes somos” es una excelente manera de conectar con los clientes y crear un sentido de comunidad, además de ser una oportunidad para reforzar la Propuesta Única de Venta (USP) de tu cafetería.
Si deseas vender productos en línea, como café en grano o tartas personalizadas, deberás crear una tienda en línea. ¿No estás seguro de cuál es la mejor plataforma para tu negocio? Consulta nuestra guía sobre las mejores plataformas de comercio electrónico para obtener más información.
Además, si planeas organizar eventos, ya sean personales o de alquiler privado, un sitio web te permitirá gestionar inscripciones y reservas de manera fácil y rápida.
Si te preguntas cómo crear un sitio web para tu negocio, puedes contratar a un profesional o utilizar un creador de sitios web para diseñar el tuyo propio.
Por lo tanto, al elegir un local para una cafetería, puede ser beneficioso buscar una zona urbana concurrida con mucho tráfico peatonal. Sin embargo, estas propiedades suelen ser costosas y ofrecen menos espacio en comparación con ubicaciones más suburbanas o rurales.
Tal vez imagines una cafetería y tetería espaciosa, con grandes sofás y mesas de centro cubiertas de periódicos o libros. Dado que la tendencia hacia la premiumización persiste, podría ser más rentable renunciar a la ubicación perfecta a favor de invertir en mejores granos. Lo fundamental es ser flexible.
Investigación de Mercado y Elección del Local
Investigar el mercado es esencial. Estudia las ubicaciones más populares entre las cafeterías de marca, ya que son áreas identificadas para atraer un buen flujo de clientes. Si estas tiendas están demasiado concurridas en horas punta, podría haber espacio para una alternativa independiente.
Conocer a la competencia también es crucial. Analiza lo que ofrecen las marcas más populares y considera cómo podrías mejorar.
Aunque el tamaño del local está vinculado a la ubicación, debes tener una idea aproximada del tamaño y metros cuadrados que necesitas. También es importante conocer cuántos cubiertos (personas sentadas) puedes albergar, ya que esto te ayudará en la búsqueda de propiedades. Aquí tienes una guía aproximada del tamaño de una cafetería:
- Pequeña: 15-45 cubiertos, 500-1.000 pies cuadrados.
- Mediana: 45-100 cubiertos, 1.000+ pies cuadrados.
- Grande: 100+ cubiertos, 2.000+ pies cuadrados.
Piensa en lo que necesitas para tu cafetería, lo que ya tienes y lo que deberás agregar. Al ver locales, presta atención a la distribución. Imagina tu zona de servicio con todo el personal necesario y un bullicioso espacio para sentarse lleno de mesas, sillas y clientes ansiosos por su dosis de cafeína.
Eliminación de Residuos en una cafetería
Al poner en marcha tu cafetería, asegúrate de gestionar correctamente los residuos comerciales. Ya sea contratando a una empresa privada o utilizando el servicio municipal, es una parte esencial de las operaciones.
Algunos proveedores ofrecen servicios específicos para el sector de la hostelería, como la recogida de vidrio, restos de comida o posos de café. Para ayudarte a elegir un proveedor, consulta nuestra guía sobre las mejores empresas de gestión de residuos.
Reducir al máximo la cantidad de residuos generados es ideal. Esto no solo ayuda a ahorrar dinero (menos residuos significa menos recogidas), sino que también es beneficioso para el medio ambiente. Busca un proveedor que ofrezca reciclaje de tazas de café y obtén más información sobre el reciclaje empresarial en general.
Licencias para tu café
Antes de negociar el alquiler o la compra de un inmueble, verifica en qué clasificación comercial se encuentra actualmente. Si el local no tiene la clasificación adecuada para una cafetería o tetería, necesitarás obtener un permiso de obras de las autoridades locales.
Equipamiento, Servicios y Suministros
A continuación, se detallan el equipo, los servicios y los suministros necesarios para abrir tu propia cafetería. También exploraremos el proceso de búsqueda de equipos, servicios y proveedores.
Equipamiento: Abrir una cafetería requiere mucho equipamiento. Algunos elementos serán necesarios de inmediato, mientras que otros podrán adquirirse más adelante según las necesidades de tu negocio.
El equipo esencial incluye:
- Cafeteras: espresso, de goteo, cafeteras de prensa francesa, y equipos para otras bebidas específicas como vertido o filtrado.
- Molinillos de café: asegúrate de que sean adecuados para uso comercial.
- Aparatos de cocina: hornos, tostadoras, sandwicheras, etc.
- Refrigeración y almacenamiento: frigoríficos, congeladores, estanterías y armarios.
- Recipientes para alimentos: para jarabes, ingredientes, leche, etc.
- Dispositivos de seguridad: alarmas, cámaras de circuito cerrado de televisión, detectores de agua, etc.
- Equipo de pago: incluye lector de tarjetas, iPad y/o caja registradora, además de software. Para más información sobre equipos de pago, consulta nuestra guía sobre TPV para pequeñas empresas.
Puedes optar por comprar algunos artículos desde el principio o alquilarlos/arrendarlos. Por ejemplo, las máquinas de café espresso suelen ser costosas, por lo que alquilar una puede ser más sensato. Por otro lado, la compra de recipientes para alimentos podría ser más económica.
Servicios públicos para tu café
Ponte en contacto con los proveedores de gas y electricidad. No olvides comparar ofertas para conseguir los mejores paquetes para tu pequeña empresa.
Suministros/Proveedores
Piensa en el tipo de café que ofrecerás en tu cafetería. Considera qué tipos de café ofrecerás, investiga su origen y proceso de producción. Al elegir proveedores, realiza pruebas de sabor con café preparado correctamente para asegurar una experiencia agradable para tus clientes.
Además, es esencial consultar el historial del proveedor. ¿Ha ganado algún premio u otro reconocimiento de la industria? ¿Está certificado como Comercio Justo y/o orgánico? También, revisa el contrato con un tostador potencial para determinar si prefieres un proveedor exclusivo o si deseas utilizar granos de varios tostadores.
Los suministros necesarios dependerán del tipo de cafetería que administres, ya sea que se especialice en alimentos de origen vegetal o en bebidas alcohólicas. También, ten en cuenta los suministros no comestibles, como platos, cubiertos y delantales para el personal.
Para encontrar proveedores, considera:
- Pedir recomendaciones a otros propietarios de pequeñas empresas.
- Asistir a ferias comerciales y eventos de la industria, como Caffé Culture, Coffee Shop Innovation Expo y European Coffee, Tea & Soft Drinks Expo.
Tomar pagos en tu cafetería es crucial. Asegúrate de tener una máquina de tarjetas y habilita métodos de pago en línea, como una pasarela de pago, si ofreces servicios de pedidos en línea.
Reclutamiento de personal para tu cafetería
Cuando contrates personal, ten en cuenta la cultura que deseas crear en tu cafetería, la actitud del personal y la experiencia requerida para roles específicos como baristas y chefs.
Marketing para tu cafetería
Utiliza estrategias de marketing, como redes sociales, programas de lealtad y métodos tradicionales, para promocionar tu cafetería. Crea contenido visual atractivo, especialmente en las redes sociales, para atraer a tu público objetivo.
Ya sea compartiendo videos de los baristas preparando la taza de café perfecta o mostrando imágenes capturadas por los clientes, este tipo de negocio, dada su naturaleza visual, se beneficia enormemente de las plataformas de redes sociales. Pero el uso de las redes sociales va más allá de la simple publicidad; también proporciona la oportunidad de interactuar de manera directa con los clientes.
Programas de fidelización
La implementación de programas de fidelización, ya sea mediante tarjetas de sellos por compra o aplicaciones digitales que permitan acumular puntos, desempeña un papel crucial en la estrategia de marketing de una cafetería. Estos programas no solo incentivan a los clientes a regresar, sino que, si se utiliza un sistema digital, también permiten recopilar información valiosa, como patrones de compra y horarios de visitas populares.
A pesar de la creciente importancia del marketing digital, no se debe pasar por alto la conexión cara a cara en comunidades locales. Además de centrarse en estrategias digitales, es fundamental interactuar directamente con las personas. Esto puede incluir la distribución de folletos en la zona local, así como la colocación de pancartas y carteles. Además, establecer conexiones con oficinas locales y otras empresas puede ayudar a informar a la comunidad sobre su presencia.
Seguro de tu cafetería
Es fundamental que tu cafetería cuente con el seguro adecuado para proteger tanto a ti como a tus clientes. Esto puede incluir cobertura para los contenidos del edificio, protegiendo el inventario de la cafetería, así como seguro contra interrupciones comerciales para cubrir pérdidas de ganancias en caso de cierre temporal. Además, la responsabilidad empresarial debe ser considerada para garantizar la salud y seguridad de los empleados.