Cuando trabajamos con un único proveedor la gestión de los pagos es bastante fácil, ya que solo hay que preocuparse de ese proveedor; pero la cosa se complica cuando la empresa trabaja con más de un proveedor. Tenemos que estar atentos a los diferentes plazos, ya que cada pago a cada proveedor se puede gestionar de forma diferente, y no queremos correr el riesgo de retrasarnos en el pago a los proveedores. Por suerte, tenemos las herramientas necesarias para un control eficiente de los pagos a proveedores.
Haz tu propia base de datos de proveedores en Excel
Lo primero que necesitas para controlar el pago a tus proveedores es hacerte con la plantilla de base de datos de proveedores de Excel. Se trata de un documento que nos permite guardar en una sola hoja de Excel todos los datos de nuestros proveedores. De esta forma, cuando en el futuro vayas a comprobar los pagos pendientes o cualquier otra información de interés sobre el proveedor, podrás acceder rápidamente a la información.
Además, tener a todos los proveedores en una base de datos puede ser muy útil. Por una parte, nos permite diferenciar entre los proveedores actuales, los proveedores con los que ya no trabajamos y los proveedores potenciales, a los que podríamos acudir en un futuro en busca de condiciones más favorables a las que nos ofrecen los actuales. Podemos identificar los proveedores por colores según la categoría a la que pertenezcan, aunque también podemos añadir una columna con el estatus del proveedor: actual, antiguo o potencial.
Precisamente la posibilidad de personalizar la base de datos es otro de los puntos fuertes de este documento. Por defecto tenemos las columnas empresa, contacto, producto, teléfono, e-mail, fecha de contacto e importe contratado, pero puedes añadir tantas columnas como consideres oportuno con la información sobre cada proveedor: dirección, plazos de pago, método de pago, frecuencia con la que contratamos, IVA, estado del pago, cantidades pendientes de abonar, web, método para completar los pedidos…
Unificar el pago a todos tus proveedores
Si has añadido una columna al plazo o fecha de pago de proveedores, verás que cada proveedor tiene una fecha o un plazo diferente. Por eso, una de las mejores decisiones que puedes tomar es negociar con los proveedores para unificar las fechas de pago en un solo día al mes. De este modo, te aseguras de que no se te olvida ningún pago, ya que los tienes todos registrados en tu base de datos y son el mismo día, pero también nos olvidamos de las tensiones de caja que se producen si se producen los pagos en días alternos.
Otra posibilidad es negociar con ellos descuentos por pronto pago, por ejemplo el pago al contado tras realizar la compra. Para ello, es necesario tener liquidez en caja, y es posible obtener algún tipo de descuento. Siempre es mejor investigar sobre esta posibilidad que tener el dinero parado en la cuenta. Resuelta la cuestión de los plazos, puedes calcular el periodo medio de pago a proveedores (PMP), que se calcula dividiendo las compras medias a pagar entre las compras totales multiplicado por 365.
Por último hay que hablar de los métodos de pago a proveedores, un elemento imprescindible para el control de esta cuestión que deberíamos incluir en la base de datos. Las opciones más comunes son las transferencias bancarias, los recibos o direct debits y los cheques o pagarés. Puede que un proveedor no acepte un método de pago, pero es una cuestión que debemos acordar con ellos para la correcta gestión de los pagos. Siguiendo estos consejos, podrás gestionar los pagos a proveedores de forma más eficiente, y evitarás tensiones de caja innecesarias.
