La gestión de proyectos, internacionalmente conocida como project management, es una actividad imprescindible a la hora de desarrollar proyectos empresariales. Esta actividad consiste en planificar un trabajo antes de llevarlo a cabo y establecer una serie de objetivos. Aún así, existen empresas que no le dan la importancia que se merece. ¿Sabías que una mala gestión de proyecto puede llevarte al fracaso absoluto a pesar de que tu idea fuera buena? Así es, ¡pero no te preocupes! A continuación vamos a definir todas las fases de la gestión de proyectos empresariales. Sigue leyendo y conocerás la fórmula secreta para conseguir el éxito en tu empresa.
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Etapas en la gestión de proyectos
Establecer un método te ayudará a tener todo bajo control. Por ello, tener en consideración esta etapas te ayudarán a que los objetivos que te has marcado se cumplan.
Etapa nº 1: análisis de viabilidad del proyecto empresarial
En esta primera fase se debe analizar el proyecto en cuestión a fondo y sopesarlo. El objetivo será comprobar si llevar a cabo dicho proyecto es rentable o no de acuerdo a costes y plazos. Dependiendo de si el resultado es positivo o negativo, podemos proceder al siguiente paso, es decir, la segunda etapa.
Etapa nº 2: planificación del proyecto
En esta etapa definiremos minuciosamente el proyecto empresarial con el objetivo de explicar las tareas a realizar. Para ello, debemos analizar el alcance del proyecto, así como establecer estimaciones de esfuerzo, coste y recursos requeridos. Por último, hay que definir el plan de negocio.
Te aconsejamos que no incluyas más objetivos de los que puedes conseguir en realidad. Si al final de tu proyecto no has logrado abarcarlos todos, lo más probable es que te sientas frustrado. Por lo tanto, sé consciente del tiempo y de los recursos de los que dispones antes de volcarte en tu proyecto de empresa.
Etapa nº 3: ejecución
En esta fase de la gestión de proyecto debemos poner en marcha la etapa anterior. A pesar de haber creado una planificación detallada, lo normal es que surjan problemas que nos hagan cambiar el rumbo. Si esto pasa, ¡no entres en pánico! Un buen gestor de proyectos se caracteriza por una óptima capacidad resolutiva, sentido del humor y habilidades interpersonales.
Etapa nº 4: control y seguimiento
De todas las fases de la gestión de proyectos empresariales, posiblemente sea la que más condicione el éxito del trabajo. Se lleva a cabo para establecer medidas que solucionen los posibles errores que aparezcan durante el proceso. Para ello, debemos realizar distintas actividades:
- Seguimiento de tareas y planificación de pautas.
- Gestión del producto final y control de calidad.
- Gestión de incidencias, tanto las que han surgido durante el proceso como las futuras.
- Generación de informes de seguimiento.
Etapa nº 5: cierre del proyecto de la empresa
Este es la fase final de la gestión de proyectos. Aquí nos aseguraremos de que nuestro trabajo ha terminado y que nuestro proyecto está listo. Por otro lado, el cierre también nos servirá a modo de evaluación. De esta manera, podremos identificar los errores y aprender de ellos para futuros proyectos. En esta ocasión realizaremos otra serie de actividades:
- Cierre formal del proyecto por parte de todos aquellos que han colaborado.
- Realización del backup, es decir, de una copia de seguridad.
- Comparación de los resultados finales con los objetivos iniciales.
- Actualización de la base de conocimiento.
Éstas han sido todas las fases de la gestión de proyectos empresariales. Es necesario conocer también las funciones del project manager en la empresa para desarrollarlas de forma correcta. Te garantizamos que si las sigues a conciencia, tu proyecto va a tener mucho éxito. Es un hecho demostrado que aquellas empresas que utilizan la gestión de proyectos se encuentran en una mejor posición. Así que tú decides: ¿quieres formar parte de las empresas de más éxito? ¡Anímate y empieza ya tu propia gestión de proyecto!
