La estructura organizativa de la empresa

¿En qué consiste la estructura organizacional? Otra definición de este concepto puede ser el sistema jerárquico escogido por el que se gestiona un grupo de personas que ayuden al crecimiento constante de la compañía. Todos los trabajadores deben tener claro cuál es su función dentro del sistema, y a través de este orden se concretan una serie de protocolos de actuación y resultados controlados.

En 1984 el académico Mintzberg definió cómo debe ser la estructura organizacional, a la que calificó como “el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en diferentes tareas y la posterior coordinación de las mismas”. Otros teóricos especificaron que es el conjunto de las funciones y de las relaciones que concretan formalmente las funciones que cada unidad debe satisfacer y la manera de comunicación entre las distintas unidades.

Para entender mejor en qué consiste la estructura organizacional hay que hacer referencia a una serie de características de la estructura organizativa de la compañía:

• Consiste en un proceso versátil y continuo con el tiempo.
• Puede ser centralizada o descentralizada según de dónde partan las decisiones, ya sea de los altos cargos de la compañía o de los propios empleados.
• Especialización de los diferentes departamentos. Cuanto más tamaño tenga la empresa, más especialización habrá.
• Estandarización de protocolos, procedimientos y burocratización.
• Coordinación entre los diferentes departamentos de la entidad.
• Las personas que forman parte de la organización empresarial deben sentirse representadas por la compañía.
• Adaptada a la estrategia que busca la organización.
• Enfocada a objetivos alcanzables.
• Acorde con las herramientas y recursos disponibles.
• En entorno sectorial de la compañía supone un factor que condicionará la estructura.
• Para realizar sus funciones, cada empleado debe saber dónde está todo lo que necesita.
• Todos los miembros del equipo deben conocer sus funciones, que se encuentran claramente definidas.
• De manera paralela, toda estructura organizacional formal cuenta con una estructura informal de relaciones desde el CEO, al CGO o Project manager, entre los distintos miembros de los grupos de trabajo. Es lo que se conoce como estructura organizacional real.

Cada entidad sigue un sistema organizacional acorde a sus objetivos y funciones. En función de la misión, visión y valores de la misma se establece una estructura organizacional a seguir. De ahí que haya organizaciones cuyo modelo cuenta con más niveles de jerarquía, mientras que otras fijan un sistema matricial.

La mayoría de las empresas pequeñas son cada vez más innovadoras y suelen usar una estructura horizontal. Esto les proporciona un ritmo más ágil en la toma de decisiones y en los cambios a la hora de actuar rápido en las estrategias. Lo que implica que la transparencia y la continua comunicación serán los principales ejes sobre los que se asiente la estructura organizacional.

A medida que una compañía va creciendo, el sistema organizacional se vuelve un poco más complejo. De ahí que se trate de un proceso versátil, continuo y que permanece actualizándose de manera constante.

En la estructura organizacional intervienen una serie de elementos como son los siguientes:

• Número de trabajadores.
• Ubicación geográfica.
• Nivel de desarrollo del producto o servicio.
• Grado de control de calidad del producto.
• Relación de autoridad central o descentralización.

Para diseñar la estructura de la empresa y que la conozca toda la empresa es preciso crear un organigrama que defina de forma gráfica y sencilla cuáles son las funciones, responsabilidades y jerarquías de la organización.

Componentes de una estructura organizativa empresarial

¿Quieres saber cómo estructurar una empresa? A continuación, te detallamos los elementos que constituyen la estructura de organización empresarial.

1. Cadena de mando: Puede ser larga o corta. Se trata de un sistema de envío de información para las organizaciones que poseen una estructura jerárquica fuerte, vertical y autoritaria. Como es el caso de los políticos-partidarios o de los militares, que funcionan por órdenes, recompensas y penalizaciones.
2. Margen de control: O es amplio o estrecho. Es el número de trabajadores que un jefe puede dirigir eficazmente. Es esencial para determinar el número de gerentes y empleados que una empresa posee y debe tener.
3. Nivel de centralización: Hay dos diferenciales: el centralizado o descentralizado. En el centralizado, las órdenes vienen desde la dirección, mientras en el descentralizado, la toma de decisiones depende del conjunto de empleados.
4. Grado de especialización: Puede ser especializado, lo que significa que hay una distribución de tareas menos flexible o generalizado, dónde las actividades que los empleados no especializados realizan, son más amplias.
5. Estructura formal e informal: La estructura organizativa formal es donde los puestos de trabajo y los procesos de los empleados están sometidos a reglas muy estrictas, mientras que en la estructura informal, los trabajadores cuentan con más libertad para ejecutar su trabajo.
6. Formación de departamentos: Esta componente también está divida en dos – rígida o flexible. Las que cuentas con una formación rígida, son independientes y no tienen relación con otros departamentos. Las flexibles promueven una interacción y colaboración entre los departamentos.

El organigrama en la empresa

Existen 4 tipos de estructuras organizativas: funcional, jerárquica o lineal, matricial y divisional. Abajo te las explicamos.

Estructura organizativa funcional

En este tipo de estructura, el componente de formación de departamentos suele ser rígido. Es decir, los especialistas de un departamento permanecen en ese departamento. Ya sea de marketing, de ventas, de recursos humanos u otro. ¿Cuáles son las ventajas de la estructura organizativa funcional? Pues, hace con que el trabajo en cada sector sea más eficiente, elimina las redundancias de actividades y posibilita una toma de decisiones más rápida. ¿Y cuáles son las desventajas? Al estar siempre insertado en un grupo de personas, dificulta la relación con otros trabajadores de los demás departamentos. Asimismo, provoca una falta de comprensión por las tareas ejecutadas por los restantes compañeros.

Estructura organizativa divisional

La estructura divisional es principalmente para empresas que empiezan a crecer y quieren cambiar su estrategia. Las divisiones ocurren de acuerdo con las áreas de actividad, que pueden ser: productos/ servicios; público objetivo / mercado; región/zona de venta. Cada división tiene sus departamentos de marketing, recursos humanos y de producción. ¿Cuáles son las ventajas de una estructura organizativa divisional? Es una estrategia efectiva, que trabaja de manera rápida y que genera más motivación a los empleados. Asimismo, es un tipo de estrategia transparente y que incrementa el rendimiento. ¿Cuáles son las desventajas de esta estructura? Es una separación más costosa a nivel financiero. A la vez, puede ser una manera de aislamiento entre las divisiones y crear discrepancias en los objetivos reales de la empresa.

Estructura organizativa matricial

La estructura matricial une las ventajas de las estructuras divisional y funcional. Es decir, los miembros de un equipo dependen de varios líderes e informan a un gerente de proyecto y al líder del departamento; lo que quiere decir que los trabajadores tienen contacto con 2 posiciones de poder. ¿Cuáles son las ventajas de la estructura organizativa matricial? Es una estructura más flexible, promueve una comunicación más dinámica y una toma de decisiones democrática. Sin embargo, las desventajas de este tipo de estructuras son su complejidad y dificultad de implementar. Además, esta distribución de poder puede generar conflictos y es más costosa.

Estructura organizativa jerárquica o lineal

Esta estructura es comúnmente utilizada en medianas y grandes empresas, sigue una estructura piramidal. Dónde en la cima está el CEO y en la base los empleados. Tiene como principales ventajas la autoridad, la especialización y la promoción. Todo el personal sabe sus funciones y quién supervisa el trabajo de cada nivel. Permite fraccionar el trabajo en grandes departamentos y luego crear una pirámide en cada. Este tipo de estructura es ideal cuando un trabajador quiere subir en su carrera. Tiene sus objetivos y motivaciones claras. En cambio, los inconvenientes de la jerarquía son la rigidez, la comunicación y la desunión. Se hace más difícil la adaptación a las nuevas necesidades; este tipo de separación, provoca una comunicación poco fluida y que las preocupaciones de unos, no sean las de otros.

Teniendo en cuenta lo que te explicamos anteriormente, podemos concluir que la estructura organizativa más adecuada, va a depender de cómo quieres crear la empresa y del tamaño que tendrá. Una vez que todos los tipos de estructura tienen sus ventajas e inconvenientes. Sin embargo, las más comunes en nuestro medio debido a su eficacia, son las funcionales.