Una correcta dirección de la empresa en fundamental para conseguir unos buenos resultados. Conseguir que todo funcione correctamente no es sencillo, por lo que es necesario tener en cuenta todos los aspectos que afectan a la organización. Sin embargo, en ocasiones las empresas poseen diferentes proyectos importantes que no puede gestionar una persona solamente. Es por eso que de ahí surge la figura del project manager, que se encarga de la dirección de proyectos concretos. Aunque esta figura es relativamente nueva, es fundamental para el nuevo paradigma empresarial en el que nos encontramos. Por ello, queremos que conozcas cuáles son las tareas y competencias del project manager dentro de una compañía.
¿Qué es un Project Manager?
Un project manager es la persona que se encarga de gestionar todos los recursos y liderar un equipo de trabajo para conseguir que un proyecto consiga los objetivos planteados. Por ello, esta figura debe aportar todos los conocimientos que posee y desarrollar la metodologías más convenientes para conseguir los mejores resultados.
Las tareas específicas de un project manager varían de una industria a otra, de una compañía a otra y, a veces, incluso de un proyecto a otro. Así que echemos un vistazo a algunas de las responsabilidades y deberes más importantes del project manager utilizando las cuatro funciones de la dirección de proyectos.
Planificación
La planificación es un deber esencial para llevar la dirección de proyectos. La determinación de qué se debe hacer, quién lo va a hacer y cuándo se debe hacer, forma parte del proceso de planificación. Ten en cuenta que la planificación es un proceso repetitivo que tiene lugar en la duración del proyecto. Algunas tareas clave de planificación incluyen:
- Definir y clarificar las tareas del proyecto
- Desarrollar el plan del proyecto
- Monitorizar el cronograma del proyecto
- Implementar políticas y procedimientos para apoyar el logro de los objetivos del proyecto
Organización
Organizar consiste en diseñar quién y cómo llevará a cabo los objetivos establecidos del proyecto. Un factor importante en este aspecto es la estructura organizativa existente de la empresa. De hecho, las empresas generalmente se configuran como organizaciones funcionales, matriciales o proyectadas. Al organizar la dirección de proyectos, deberás saber la estructura de la empresa. Luego, algunas de las tareas de organización clave comprenden:
- Definir la estructura organizativa del equipo del proyecto
- Identificar roles y posiciones
- Identificar servicios a ser prestados por empresas externas
- Posiciones de personal del proyecto
Liderazgo
Liderar se refiere a desempeñar el plan del proyecto para lograr los objetivos del proyecto. Entonces, llevar la dirección de proyectos es uno de los aspectos más desafiantes para los nuevos project manager porque comprende muchas “habilidades sociales”. Por consiguiente, los buenos líderes han desarrollado habilidades como la comunicación clara, la motivación del equipo y la resolución de conflictos. Algunos deberes clave para liderar proyectos abarcan:
- Dirección del equipo establecido
- Motivar a los miembros del equipo
- Asignación de tareas
Supervisión
La supervisión dentro de una buena dirección de proyectos tiene que ver con mantener el proyecto en marcha. Por ello, el control del proyecto se puede realizar mediante un proceso de tres pasos:
- Medición: verificando el progreso del proyecto hacia el cumplimiento de sus objetivos.
- Evaluación: Determinando la causa de las desviaciones del plan.
- Corrección: Tomando acciones correctivas para abordar errores.
Comprender cuáles son algunas de las tareas clave del Project manager en relación con las cuatro funciones de la dirección de proyectos te ayudará a catapultar tus proyectos a un resultado exitoso.
¿Cuáles son las competencias de un Project manager?
Para llevar una dirección de proyectos exitosa debes de ser crítico. Así mismo, hemos identificado algunas competencias básicas fundamentales que creemos que son imperativas para el éxito de un Project manager.
Comunicación efectiva
Una de las cualidades esenciales para disponer de una gran dirección de proyectos, es tener excelentes habilidades de comunicación combinadas con una alta inteligencia emocional. Asimismo, es esencial ser claros y concisos en la forma en que comunicamos. Desde luego, tal comunicación rápida y honesta da inmediatamente credibilidad que ofrece un Project manager, aumenta la probabilidad de un proyecto exitoso.
Habilidades de negociación
Un buen Project manager debe ser un excelente negociador de: recursos, presupuestos, horarios, etc. Por ende, estos son atributos importantes. Además, saber cómo negociar bien para que todas las partes estén satisfechas es una habilidad clave. Es muy común que si te dedicas a la dirección de proyectos estés negociando con casi todos los días.
Pensamiento crítico
El pensamiento crítico es una habilidad que todos deberían desarrollar ya que la mayoría de nosotros no pensamos, sino que solo reaccionamos o seguimos una serie de respuestas que nos han dicho o hemos aprendido. Igualmente, el pensamiento crítico es simplemente ser lo más objetivo posible al analizar y evaluar un problema o situación. Con el objetivo de que pueda formarse un juicio imparcial. Por lo tanto, el pensamiento crítico te empuja a actuar sobre las emociones, y esto es exactamente lo que debes hacer.
Conociendo las funciones y competencias del project manager podemos observar lo determinante que es esta figura para conseguir los objetivos marcados por la empresa. Crear las mejores estrategias en el proyecto, destinar correctamente los recursos y sacar el mayor rendimiento del equipo será fundamental para ello.
