¿Conoces al detalle cuáles son las etapas del proceso administrativo? ¿Has intentado segmentarlas para poder comprender el proceso administrativo de gestión de una forma más profesionalizada y certera?
El proceso administrativo consta de un conjunto de actividades que fluyen para alcanzar un fin. Esas actividades se dan en dos etapas; una primera llamada mecánica que involucra las fases de planificación y organización, y una segunda etapa más dinámica que comprende las fases de dirección y control.
Juntas conforman un ciclo dentro del proceso administrativo ya que cada vez que un proyecto planeado se cumple, este vuelve a empezar.
¿Cuáles son las fases del proceso administrativo?
Si bien podemos mencionar las funciones administrativas de una empresa según Henri Fayol, en este apartado vamos a analizar más a fondo las 4 fases que forman parte del proceso administrativo de una organización:
1. La fase de Planificación, ¿Qué es la planificación del proceso administrativo?
La planificación del proceso administrativo es la parte del proceso donde se establecen los objetivos o las metas a alcanzar a corto, mediano y largo plazo. También se establecen las estrategias más idóneas para alcanzar esos objetivos, es importante que sepamos como plantear los objetivos al equipo, ya que será la piedra básica sobre la que se construirá un plan donde se clarifique las actividades a realizar, los recursos materiales que se necesitan y el perfil o las competencias de las personas más idóneas para realizar cada actividad. Esta es una función que debe cumplir el alto mando administrativo de la organización, puesto que está totalmente relacionada con la misión y visión de la empresa.
A través de ella se organiza la estructura de los órganos y distintos cargos que compondrán la empresa, para dirigir y controlar las actividades de forma más eficiente. La planificación del proceso administrativo es la herramienta estratégica clave para conseguir llegar a alcanzar los objetivos empresariales propuestos durante el desarrollo del proyecto.
Y es que, mejora la productividad empresarial y mejora de los procesos es más que notable tras implementar la planificación del proceso administrativo, ya que los objetivos se deberán alcanzar adecuando los medios y recursos de los que disponga la empresa a los fines que se desea conseguir.
Durante la etapa de planificación es importante diferenciar entre objetivos y metas, como dos términos que no son sinónimos sino que tienen distinta funcionalidad. En concreto los objetivos harán referencia a las etapas necesarias durante el recorrido, para conseguir lograr las metas definidas.
Así, la planificación del proceso administrativo se convertirá en la guía que establecerá el momento en el que nos encontramos hasta donde queremos llevar a nuestra empresa.
Su objetivo no será otro que reducir el riesgo al mínimo en las decisiones estratégicas y aprovechar al máximo las oportunidades para el crecimiento del negocio.
¿Cómo planificar el proceso administrativo?
No existe un único camino para establecer las bases que permitan planificar el proceso administrativo en una empresa.
No hay que olvidar, que en función del sector comercial, la complejidad de la jerarquía del negocio o la propia competencia del mercado, la empresa se enfrentará a retos distintos que deberá superar con las herramientas disponibles.
La planificación generalmente se engloba dentro de la fase mecánica del proceso de administración, en la que a diferencia de la fase de estática se tiene un alto grado de relación con las personas que integran el equipo. De ahí que factores como la empatía o la capacidad de comunicación adquieran una importancia vital en esta fase del proceso.
En términos generales podemos distinguir dos etapas comunes al proceso de planificación administrativa en una empresa.
En la primera fase, un responsable o bien grupo supervisor genera una iniciativa o una idea que tenga relación directa, con las metas que se pretenden alcanzar en el transcurso anual de negocio. En ese punto, los equipos con mayor responsabilidad pueden opinar y enriquecer el proyecto con nuevas ideas y aportaciones, que permitan establecer aquellos objetivos que van a definir el camino a seguir para alcanzar las metas propuestas en la anterior fase.
Una vez que el plan ya está definido globalmente, llega el momento de trasladar esas ideas al resto de la organización empresarial. En ese momento tiene lugar la integración de los procesos definidos con anterioridad, para adaptarlos al funcionamiento normal de la empresa y conseguir llegar a los fines propuestos con mayor agilidad.
No hay ninguna fase más importante que otra, sino que ambas se interrelacionan y se complementan por un fin común más importante, al igual que sucede en cualquier organismo vivo compuesto por células y tejidos.
Y es que, cualquier empresa por muy grande que sea estará formada por personas, y la capacidad de interrelación y trabajo en equipo serán las responsables del éxito o fracaso en su trayectoria de planificación y por ello deben estar entre los objetivos empresariales prioritarios.
Descubre cuáles son las características de los objetivos empresariales, y qué elementos los definen en cada una de sus perspectivas.
2. La fase de Organización, ¿En qué consiste la organización en el proceso administrativo?
Toda empresa necesita para funcionar correctamente, tener un proceso administrativo organizado. El proceso administrativo hace referencia a las acciones que deben llevarse a cabo en el seno de una organización para potenciar su eficiencia y aprovechar al máximo todos sus recursos, tanto humanos como materiales y técnicos. Consiste de diferentes etapas y en este caso, trataremos la fases de la organización del proceso administrativo en una compañía.
Es la fase que le da vida a aquellos detalles que se han planificado dentro del proceso administrativo, estructurando mejor cada actividad, asignando los recursos que se necesitan y seleccionando las personas con las competencias requeridas para cumplir las actividades asignadas.
En la organización del proceso administrativo lo que se busca en esta fase es la coordinación de todo lo planificado con anterioridad. Por ello, esta etapa resulta esencial para poder dirigir los esfuerzos de trabajo hacia metas precisas y concretas.
De nada serviría definir una serie de tipos de objetivos si posteriormente, el equipo es incapaz de poder redirigirlos hacia su consecución.
Durante esta etapa, será imprescindible saber organizar adecuadamente los recursos personales y económicos.
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Para ayudar de forma decisiva a cumplir los objetivos empresariales y tener éxito en la producción de bienes o servicios la organización del proceso administrativo ha de ser efectiva y clara.
La organización efectiva del proceso administrativo tiene unos elementos comunes, independientemente de la naturaleza y del ámbito en que opere la empresa:
- Es de carácter continuo, proporcionando unas pautas bien definidas y la administración de los recursos a lo largo del tiempo;
- Proporciona métodos para ejecutar las actividades de forma mucho más eficiente;
- Reduce costos de producción y aumenta la productividad empresarial, eliminando gastos superfluos;
- Evita esfuerzos duplicados y, por tanto, inútiles, delimitando de forma muy precisa las funciones y competencias del personal;
Características de la organización del proceso administrativo
Para saber cómo realizar la organización en el sistema productivo hay que tener en cuenta que éste se puede dividir en dos etapas fundamentales.
En una primera etapa, que se suele realizar al crear una empresa nueva o al ampliar y expandir negocio en empresas ya consolidadas, hay que dividir el trabajo. Así, los gestores y responsables de recursos humanos de la compañía han de separar y delimitar las actividades, dividiendo al personal en función de su especialización y organizando la compañía por jerarquías y departamentos.
Y en la segunda etapa, una vez dividido el trabajo, es el turno de la coordinación, unificando esfuerzos para lograr los objetivos de la compañía. Esta segunda etapa es una fase de perfeccionamiento y servirá para aumentar la productividad y mejorar las estructuras organizativas creadas.
Tipos de organización del proceso administrativo
Otro de los elementos de la organización del proceso administrativo que hay que considerar siempre es el tipo de organización de la que se trata. Las organizaciones más corrientes son lineales, funcionales, lineo-funcionales, de staff, comités y matricial.
- La organización lineal es la más antigua pues su origen se remonta a los antiguos ejércitos y la época medieval. Se trata de una organización sencilla y piramidal, con líneas de comunicación rígidas, una autoridad lineal o única y unas tareas muy determinadas. Es una organización del proceso productivo muy predecible y fija. Sus mayores ventajas residen en su sencillez, la ausencia de conflictos de autoridad y la facilidad en la toma de decisiones. Puede ser una organización útil en algunas pequeñas empresas pero no fomenta la especialización ni la promoción interna y depende demasiado de un núcleo muy pequeño de personas.
- La organización funcional se basa en la especialización y en la realización por parte del personal del menor número posible de funciones. Con este sistema se pretende obtener la mayor eficiencia de cada trabajador especializado. Su principal desventaja es que no hay una clara definición de autoridad, lo que origina confusión y puede afectar a la productividad.
- La organización lineo-funcional trata de combinar los principales elementos de la organización en el proceso productivo de las organizaciones lineal y funcional, con mayor o menor éxito en cada caso.
- La organización de staff es desarrollada por grandes empresas. En ella profesionales expertos externos ayudan a la organización a cumplir sus objetivos.
- La organización en comité consiste en la organización en grupos de personas que se reúnen y toman las decisiones de forma común. Estos comités pueden ser directivos, ejecutivos, de vigilancia o consultivos. El mayor inconveniente de este tipo de organización empresarial es que las decisiones tienden a necesitar más tiempo para ser tomadas que en otra clase de estructura.
- La organización de tipo matricial la empresa se organiza en base a funciones y proyectos. En función del proyecto empresarial surgen las funciones y actividades a realizar en la compañía.
Cabe destacar que no se puede establecer de antemano cuál de ellas es mejor pues, como hemos comentado, cada uno tiene sus ventajas y desventajas. La clave del éxito reside en elegir el tipo más adaptado a las características y objetivos de la empresa y que la dirección sepa trazar un camino firme y estructurado para mejorar la productividad. Conoce todas las etapas del proceso administrativo para desarrollarlo con total efectividad dentro de la organización.
3. La fase de dirección, ¿En qué consiste la dirección del proceso administrativo?
Es la fase de ejecución de lo coordinado donde se necesita un gerente que motive, comunique y supervise las actividades planeadas y coordinadas.
En la dirección del proceso administrativo, la persona que ejerce el cargo de gerente debe tener la potestad de decidir y también una excelente inteligencia interpersonal, ya que será el director de la orquesta.
No hay que olvidar que necesitará relacionarse eficazmente con cada miembro del equipo, y ser capaz de transmitir en todo momento el objetivo necesario.
Es la tercera fase del proceso administrativo y una de las principales funciones administrativas de una empresa. Va después de la organización y precede a la fase de control, en algunos casos es llamada la fase de ejecución simplemente.
Esta fase se lleva a cabo con la participación de un gerente quien es el encargado de motivar al equipo de trabajo, así como velar por la coordinación del mismo e instruir y ayudar a los miembros que lo necesiten. Sin embargo, sus funciones son aún más amplias.
A lo largo del tiempo, los tipos de liderazgo empresarial han ido evolucionando desde formas rígidas basadas en una dirección más estricta, hasta liderazgos en los que la empatía y el conocimiento humano han adquirido mayor relevancia.
La función de la dirección en el proceso administrativo
Los objetivos de la dirección en el proceso administrativo pueden llegar a tener distintas finalidades, en función de la estrategia de la propia empresa y las herramientas de gestión empresarial de las que disponga.
¿Pero cuáles pueden llegar a ser sus funciones más importantes? Las indicamos a continuación.
- Ejecutar los planes de acuerdo a lo establecido en las fases de planificación y organización.
- Dirigir las acciones del equipo de trabajo de acuerdo al plan establecido.
Delegar actividades en otros facilitando los recursos que se necesiten y velando por la efectividad de su uso. - Otra de las funciones es mantener a su equipo motivado en todo momento ya que existen circunstancias que puede hacer caer el dinamismo.
- Comunicar a sus miembros cualquier tipo de información en el momento oportuno y velar que se haga por los canales apropiados.
- Guiar la conducta y los esfuerzos de cada miembro del equipo de trabajo.
- Ayudar a cada miembro a descubrir su potencial y el lugar idóneo dentro de la organización.
- Mantener al equipo enfocado en las metas de la organización.
- Recordar a cada instante y poner en práctica la misión, la visión y los valores de la organización.
- Instaurar dentro de la filosofía de la organización la participación de todos los miembros que serán afectados por alguna decisión.
- Ser puente o interfaz entre el alto mando directivo y el personal operario en todo momento.
Con el paso de los años, las teorías de organización se han focalizado cada día más en centrar gran parte de su énfasis en la fase de dirección administrativa, una fase dinámica que depende mucho del avance de otras disciplinas humanísticas como la psicología, la sociología y la neurociencia.
Por ello, aunque antes todo lo relativo al liderazgo y la organización de la empresa se trataba como un aspecto inerte y objetivo, en la actualidad ha aumentado mucho más la conciencia de comprender este proceso desde la perspectiva de las personas y por tanto, de todos aquellos elementos que intervienen en su comportamiento.
Cualquier intento por separar la fracción humanista de la dirección en el proceso administrativo es un completo fracaso, tanto para el propio proceso de gestión, como para la empresa a nivel interno.
Una empresa está formada por un conjunto de personas, con distintas motivaciones e intereses. Conocerlas será clave para su administración.
Descubre cuáles son las características de un buen líder empresarial y aprende cómo debe ser para realizar con éxito esta parte del proceso..
4. La fase de control, ¿En qué consiste el control del proceso administrativo?
Es la fase del proceso administrativo de una organización donde se busca medir los resultados obtenidos con la finalidad de mejorar aquello que sea necesario y asegurar que el proceso vuelva a comenzar desde una planeación más inteligente que la anterior.
El control del proceso administrativo proporciona la oportunidad de mejorar los puntos débiles y ratificar los fuertes para incorporarlos en la cultura organizacional. En esta fase se compara lo planeado con lo obtenido y se observa la desviación existente en caso de que exista.
Se dice que el proyecto ha llegado a su fase final cuando cumple su fase de control, y es justo en ese momento que termina un primer ciclo para comenzar de nuevo en la fase de planificación. Esta fase también resulta imprescindible, porque sin ella resultaría imposible poder conocer los aspectos necesarios a mejorar durante las distintas etapas del proceso administrativo.
Las funciones del control en el proceso administrativo
Las funciones del control en el proceso administrativo se pueden definir en relación a los siguientes puntos:
- Automatización de la regulación. Hay que tener en cuenta que en ocasiones, puede ser necesario detectar cualquier irregularidad o actividad errónea, por parte de los equipos de trabajo subordinados. Ejercer un mínimo de control sobre estas acciones ayudará a poder revertir el problema a una situación estratégica.
- Objetivo administrativo. Como explicábamos en el punto anterior, el control consiste también en la última fase del proceso administrativo.
- Capacidad restrictiva. El control permite actuar como un agente coercitivo sobre la conducta no deseada entre miembros del equipo. De este modo, permite delimitar sus funciones y prohibir el libertinaje sin control.
Fases del control en el proceso administrativo
Para poder implementar correctamente los procedimientos de control sobre la administración de la empresa, es necesario definir con anterioridad las fases en las que es posible englobar las etapas de trabajo.
- Definición de criterios de evaluación. Los estándares son aquellos parámetros que permiten comparar y realizar valoraciones entre los aspectos reales que acompañan al negocio, y los objetivos empresariales fijados sobre los que se realiza la comparación. Dentro de esta línea, habría que diferenciar entre los estándares de calidad, costes, cantidad y tiempo, que sirven para identificar los atributos más importantes que se involucran en los procesos de administración del negocio.
- Medición del desempeño. Esta es la segunda fase tras la definición de los criterios de evaluación. En este punto, la empresa pretende evaluar y medir los procesos que se están realizando para poder obtener información de los sistemas internos de trabajo.
- Comparación de los valores y mediciones. Una vez que se ha realizado la valoración anterior, es necesario pasar a verificar si existe algún tipo de desvío entre el estándar que había sido propuesto en la primera fase y los resultados obtenidos.
¿Qué tipos de control existen en el proceso administrativo?
Una vez que tenemos claro cuáles son las fases del control en el proceso administrativo, llega el momento de pasar a establecer los tipos existentes.
- Control previo. Hace referencia a aquellas actividades dirigidas a valorar y controlar las operaciones antes de que el proceso como tal comience. Dentro de este grupo se encuentran las reglas, procedimientos, etc. que se encuentran planificados para ser ejecutados en la fase siguiente.
- Control de vigilancia. Esta etapa tiene lugar dentro de la propia fase de operaciones, y permite que todas las actividades sigan el curso propuesto en la etapa de control previo.
- Control sobre resultados. Por último, no hay que olvidar la importancia de realizar un análisis valorativo sobre los resultados obtenidos para detectar desviaciones sobre el estándar definido con anterioridad.
Como vemos el control es fundamental dentro del proceso administrativo ya que nos permite conocer el grado de satisfacción del proceso administrativo y encontrar mejoras. Esto es imprescindible porque cuando acaba la etapa de control empieza de nuevo el ciclo del proceso administrativo, y no deberíamos empezar si existen posibilidades de mejorarlo, algo que no podemos valorar si no controlamos y evaluamos los resultados.
Tras el control, se especificará si es adecuado continuar con la misma estrategia de gestión, o si por el contrario, resulta conveniente volver a fijar nuevos objetivos empresariales que se adecuen mejor a los resultados deseados.
Ejemplos de proceso administrativo
Hay tantos ejemplos de procesos administrativos como empresas y mercados. A continuación mostramos 2 ejemplos de procesos administrativos, el proceso administrativo de una comercializadora de pasteles y el proceso administrativo de una escuela normal de ciudad o pueblo, en ellos podemos ver la forma interna que tienen de organizarse:
Ejemplo de proceso administrativo de una comercializadora de pasteles
A continuación se describe un proceso administrativo en una empresa de pasteles:
- Planificación: el equipo de trabajo decide fabricar un nuevo tipo de producto de confitería, para lo que tiene que alquilar 150 metros cuadrados, comprar hornos y amasadoras, contratar nutricionistas para cumplir diversas normas, encontrar distribuidores y hacer que los contables analicen el capital.
- Organización: Las compras se delegan en un equipo y la producción del producto en otro.
- Gestión: Los directivos dan la orden de producir 7.000 pasteles en una semana para distribuirlos a los puntos de venta.
- Control: los gestores informan al gerente de las ventajas e inconvenientes del proceso realizado. También se establecen algunas correcciones y se realiza un control de calidad.
Ejemplo de proceso administrativo para la gestión de una escuela
Planificación: Se programa reuniones con el jefe de estudios y la dirección para crear las medidas de seguridad e higiene y establecer los estándares necesarios en la escuela, llevando a cabo diversos cursos de capacitación para todo el personal si fuera necesario.
Organización: El buen trabajo en equipo de todos los profesores hace más fácil y mejora la capacidad de enseñanza pero también contar con las herramientas necesarias para llevar a cabo su tarea. Se forman equipos que están compuestos por personal de apoyo, especialistas, tutores, etc. El buen funcionamiento de la escuela depende de los esfuerzos de colaboración de todos sus profesionales.
Dirección: El estímulo en forma de posibles incentivos o diferentes tipos de premios, o incluso la propia animación verbal diaria, produce cambios positivos en el ambiente de la escuela, motivando a todos los profesores a seguir manteniendo su compromiso y entrega hacia sus alumnos.
Control: Se supervisa el buen funcionamiento de la escuela, con un alto grado de compromiso por parte de todos los profesores y demás trabajadores del centro, asegurando que todos los alumnos aprendan en un ambiente seguro y estimulante que les ayude a desarrollar su potencial al 100%.
Cada especialista debe enviar sus concusiones mensuales e informes al jefe de estudios quien finalmente, se lo haría llegar a la dirección. Se discuten los resultado, los errores cometidos y se establecen las medidas necesarias para mejorar el planteamiento inicial.
