Planificación, organización, dirección, coordinación y control. Henri Fayol planteó en su día estas cinco funciones del departamento administrativo de la empresa, unas funciones universales que cada administrador debería ser capaz de aplicar en su día a día. Estas funciones corresponden a la realización de ciertas actividades a la vez que se coordinan de forma eficaz y eficiente junto al trabajo de los demás. Los postulados de Fayol, fruto de sus estudios y experiencias, llevan 80 años en vigor, y no parece que vayan a pasar de moda.
Estas funciones tienen una estructura vertical y jerárquica, y pretenden mejorar el nivel de eficiencia de la empresa a través de la disposición de los departamentos de la empresa y sus interrelaciones. Se enfoca desde la dirección al componente ejecutor —los diferentes departamentos de la empresa—, y tanto la empresa como el proceso administrativo están divididos bajo la centralización de un jefe principal. Vamos a conocer mejor estas funciones.
1. Planificación
Básicamente, el administrador debe preparar las actividades para condiciones futuras, basándose en el desarrollo de los objetivos estratégicos y su consecución. Por eso, debe analizar las contingencias que pueden afectar a la organización y planificar el modo en que actuará para cumplir las metas que se han fijado.
La planificación es esencial en el proceso administrativo, ya que los objetivos marcados serán el camino a seguir y las metas a alcanzar, lo que será determinante para el crecimiento económico y general de la empresa. Una de las formas de planificar es definir los problemas, analizar las experiencias pasadas y prever el futuro eligiendo siempre la mejor opción.
2. Organización
Otra de las funciones administrativas tiene que ver con la organización de la empresa. Será organizar el capital humano de forma eficiente. Por una parte, hay que contratar una mano de obra que cumpla con los requisitos mínimos de calificación, y por otra, deben capacitar y formar a esos trabajadores para que estén actualizados.
La administración debe movilizar los recursos humanos y materiales necesarios para cumplir con los objetivos de la empresa. Siempre es interesante contratar a personas capacitadas para el trabajo y mejorar esa capacitación mediante cursos o formación especializada.
3. Dirección
La administración de la empresa debe supervisar el día a día de los subordinados, a la vez que los inspira para lograr los objetivos de la compañía. Unos objetivos que, como las políticas de empresa, deben presentar a los subordinados. Aunque haya varios supervisores, cada uno debe cumplir con las políticas de empresa y tratar a los subordinados de acuerdo con esas directrices.
Se trata de un rol de guía y orientador. Además, la dirección en el proceso administrativo de una empresa debe fijar una serie de metas camino al objetivo final, orientando a los trabajadores, motivándolos y asegurándose de que todo se hace como corresponde.
4. Coordinación
Una empresa es un ente grande, con varias ramas, y el administrador debe armonizar los procesos y las actividades realizadas por la empresa. Cada actividad de la empresa se debe completar con el trabajo de otro, y enriquecerse con él.
Por eso, la administración empresarial debería unificar los esfuerzos y criterios con el objetivo de que las diferentes almas de la empresa remen en la misma dirección, rumbo al objetivo general de la empresa, lo que supondrá un trabajo más rentable y eficiente.
5. Control
Por último, tenemos la función de control en el proceso administrativo. El administrador debe controlar que las actividades de la empresa se ajusten a las políticas y objetivos de la empresa en general. Por esa razón, debe estar atento a las posibles desviaciones de planes y objetivos para corregirlas y reorientar el trabajo hacia el plan inicialmente trazado.
La administración debe revisar y verificar que todo se haga conforme a esos planteamientos y directrices, ya que de lo contrario nos podemos alejar de la cultura de empresa y de los objetivos señalados.
