El presupuesto anual de la empresa es la hoja de ruta para cumplir nuestros objetivos. Debe ser un documento que se ajuste tanto a los objetivos empresariales como a la realidad de la compañía, un presupuesto real que nos permita planificar y controlar el día a día de la empresa desde el primer día del ejercicio hasta el último.
Vamos a descubrir las claves del presupuesto anual de cualquier empresa, aunque cada una es un mundo y hay pequeños aspectos que pueden variar de una a otra.
1. Define el patrimonio
Conocer nuestro patrimonio es esencial para saber cuánto dinero tenemos. Para ello solo hay que sumar por una parte los activos de la empresa -propiedades, acciones, ahorros, bienes- y restar lo que debemos -créditos, pagos a proveedores, etc.-. El resultado será nuestro patrimonio, un total que deberíamos revisar trimestralmente.
2. Gastos fijos y variables
Una de las claves para acertar en la elaboración del presupuesto es conocer los gastos que vamos a tener en el ejercicio. Es imposible saberlo a ciencia cierta, pero sí que podemos calcular los gastos fijos, esos que se darán sí o sí -alquiler de locales y maquinaria, nóminas, seguros, etc.- y hacernos una idea de los gastos variables que tendremos, los que dependen de la producción, el coste de las materias primas y de otros factores que escapan a nuestro control.
3. El presupuesto es una estimación
Un presupuesto nunca será un documento exacto, ya que nos basaremos en estimaciones. Tanto los ingresos como los gastos son supuestos, pero aún así necesitaremos un punto de partida para hacer los cálculos, o el resultado será irreal. Este punto de partida puede estar en la experiencia de años anteriores, a partir de estudios o utilizando los costos estándar, los que se dan trabajando en las condiciones más óptimas para el negocio.
4. Objetivos de ventas y ganancias
Dentro de cualquier presupuesto deben quedar claros los niveles de ventas necesarios para obtener un beneficio determinado. De nuevo nos encontramos con que en la previsión de ventas debemos ser realistas, y trataremos de ser lo más específicos posibles. Solo así podremos detallar al máximo las diferentes partidas presupuestarias o ajustarlas cuando sea necesario.
5. Detallar las inversiones
Un plan de inversión forma parte del presupuesto, y son necesarias para llevar nuestro volumen de ventas al siguiente nivel. Si tienes previsto realizar cualquier inversión en maquinaria o infraestructura, por muy pequeña que sea, debes incluirla en el presupuesto. Lo mismo pasa si para financiar la inversión recurrimos a los mercados financieros, programas de leasing, etc. Los gastos derivados de inversiones deben aparecer en el presupuesto.
6. El presupuesto es flexible
Aunque tengas un presupuesto hecho de antemano, debes tener en cuenta que no es un documento rígido, que deba seguirse al pie de la letra, sino que partimos de supuestos y/o estimaciones. Con ello, deberás elaborar un presupuesto flexible. Así, a lo largo del año se pueden dar importantes variaciones que nos obliguen a ajustarlos. Pueden ser situaciones que jueguen a nuestro favor o en nuestra contra, y aunque tengas en cuenta los datos macro o la disrupción tecnológica siempre se dan.
7. Las revisiones del presupuesto
Ya hemos visto que hay cuestiones que deben revisarse periódicamente, como el presupuesto. Pero cada dos o tres meses deberíamos revisar el presupuesto anual al completo para asegurarnos de que se cumplen nuestras previsiones. En caso contrario, deberíamos analizar por qué no se cumplen y reformular el presupuesto anual para evitar problemas económicos o para aprovechar mejor los recursos.
8. Un fondo de emergencias
Acabamos recordando aquello de más vale prevenir que curar, y nuestro presupuesto corporativo no es ninguna excepción. Es obligatorio reservar una partida presupuestario para cubrir emergencias (gastos imprevistos), que por sus características son imprevisibles. Debe ser dinero que esté en la cuenta corriente, al que podamos acceder de inmediato para hacer frente a gastos urgentes no previstos.
