Uno de los objetivos de muchos empresarios es mejorar los procesos de cobro y pago de facturas, lo que redundará en un mejor seguimiento de la tesorería. Si estos procesos son eficientes, podrás evitar impagados o controlar los diferentes cobros pendientes. También te será más fácil hacer la conciliación bancaria, ya que si tenemos al día los cobros y pagos, estos aparecerán reflejados en la cuenta corriente de la compañía, y podremos completar la conciliación. Vamos a ver una serie de trucos para mejorar los procesos de cobros y pago.
Gestión de cobros y pagos
Aunque cada empresa es un mundo y no todas llevan la tesorería de la misma forma, siempre es una buena idea dividirla en dos grupos, facturas emitidas y facturas recibidas. Esto nos ayuda a hacer un seguimiento más efectivo tanto de los cobros como de los pagos y de la evolución de los mismos. Si la factura es a 30 o 60 días, tenerla registrada y estar pendiente te servirá para recordarte cuándo hay que pagarla o que el cliente debía abonar su factura. Puedes activar una alerta a medida que se acerque el día de cobro para que no se te pase por alto.
Además, queda constancia documental de todos los movimientos que se realizan. Otra de las razones para llevar el control de cobros y pagos de esta forma es para controlar el stock y el presupuesto de la empresa. Tener las facturas en perspectiva nos permite hacernos una idea de los ingresos que vamos a tener, pero también de los gastos previstos en las próximas semanas, de modo que puedes gestionar mucho mejor tu presupuesto y las obligaciones que tenemos mes a mes.
Los cobros y pagos internos también cuentan
Más allá de las facturas y movimientos externos, también hay que tener en cuenta los cobros y pagos internos: las nóminas de los trabajadores, liquidaciones de impuestos, préstamo, Seguridad Social… Son cuestiones que afrontamos con el propio dinero de la empresa, así que deberían figurar en el control de gastos ya que afectan directamente a tus necesidades de tesorería. Si no las tienes en cuenta, estarás poniendo en riesgo el patrimonio de la empresa.
Una plantilla para la conciliación bancaria
La conciliación bancaria no es otra cosa que comprobar la concordancia entre las facturas que ha emitido y pagado la empresa con lo que hay en el banco. Para ello, es imprescindible anotar todos los movimientos de entrada y de salida que se produzcan, por muy pequeños que sean, y la mejor ayuda será la plantilla de conciliación bancaria que te ofrece Emprendepyme. Es un documento que ya está preparado para ser utilizado, lo único que tendrás que hacer es registrar en ella todos los movimientos económicos que hagáis.
Puedes registrar las facturas con clientes y proveedores, anotar los cobros y pagos al momento, de forma que puedas seguir el flujo de efectivo sin problemas. Con la información registrada en la plantilla, podrás hacer fácilmente la conciliación bancaria, ahorrando tiempo y mejorando la gestión de contabilidad. Por si fuera poco, la plantilla de conciliación bancaria nos ofrece un dashboard con una gran variedad de gráficos e informes que nos permitirán gestionar aún mejor la contabilidad de la empresa.
Conviene recordar que la conciliación bancaria es un trámite voluntario, que ninguna empresa está obligado a hacer, de ahí que muchas compañías lo omitan. Sin embargo, sí que es muy recomendable hacer este seguimiento que nos permitirá controlar mucho mejor los procesos de cobros y pagos de la empresa. A partir de los posibles fallos que puedas detectar, también podéis tomar las medidas necesarias para mejorar estos procesos.
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