Al igual que el resto de presupuestos que puedes elaborar en una empresa, el presupuesto de ventas es un documento que ayuda a conocer la rentabilidad de una compañía y a conocer el volumen de ventas estimado. Es decir, da estimaciones de los niveles de ventas, (y por tanto de ingresos).
Muchas empresas basan sus decisiones comerciales en función de los datos que salen en el presupuesto de ventas, además de que es un documento que influye directamente en el nivel de producción. Es decir, si la empresa estima que sus ventas serán elevadas tal y como se refleja en este presupuesto, deberá aumentar la producción si quiere satisfacer la demanda.
No es fácil la organización de una empresa, requieren de departamentos que puedan estar atentos a los cambios más recientes y se adapten a ellos, cada departamentos debe ser específico y ocuparse de tareas concretas. El presupuesto de ventas es un pequeño apartado de un elemento mayor dentro de cualquier empresa: el plan financiero. Aunque lo cierto es que en otras ocasiones puede formar parte también del plan de negocios. Lo que no se puede dudar es que un buen presupuesto de ventas puede ayudar a la empresa a conseguir sus objetivos y lograr beneficios.
¿Qué es un presupuesto de ventas?
Un presupuesto de ventas es un plan financiero que estima los ingresos totales de una empresa en un periodo de tiempo determinado. Se centra en dos aspectos, el número de productos vendidos y el precio al que se venden para predecir los resultados de la empresa.
Un presupuesto de ventas no es lo mismo que la previsión de ventas, que es el proceso de estimar los ingresos futuros por ventas. Sin embargo, un presupuesto de ventas sólido puede servir de base para una previsión de ventas. Un presupuesto de ventas también es diferente de un presupuesto de gastos de ventas, que se centra en los gastos de la empresa durante un período de tiempo determinado.
¿Para qué sirve un presupuesto de ventas?
El presupuesto de ventas es una herramienta de planificación que permite a las empresas gestionar los recursos y los beneficios en función de las ventas previstas. Tiene en cuenta los patrones de ventas anteriores y los presupuestos de periodos de tiempo similares para que cada departamento pueda tener una idea general de su situación financiera. Esto ayuda a las empresas a ser más eficientes a la hora de alcanzar sus objetivos y maximizar sus beneficios.
No tener un presupuesto de ventas bien hecho puede llevar a tu empresa a un desastre financiero, tanto que puedas llegar a plantearte tener que cerrarla pero hagamos una pregunta antes de cerrar la empresa. ¿De verdad no puedes hacer nada para solucionarlo? En Emprendepyme.net queremos ayudarte a que no tires la toalla, te brindamos los consejos necesarios para que consigas tener una empresa sana y duradera, y es por ello que te aconsejamos no solo que te fijes bien en como hacer tus presupuestos de ventas, si no que también estés atento al resto de cuestiones que pueden hacer que tu idea, nunca llegue a materializarse.
El presupuesto de ventas también tiene un valor incalculable a la hora de establecer objetivos realistas. Por ejemplo, un equipo de ventas puede tener como objetivo aumentar las suscripciones de los clientes en un 50%, pero el presupuesto de ventas mantendrá las expectativas niveladas reflejando un aumento anual del 20%.
¿Cuáles son los objetivos de los presupuestos de ventas?
Los presupuestos de ventas son herramientas importantes para ayudar a las empresas a estimar su rendimiento global y la cantidad de ingresos que pueden obtener de un determinado producto, este es de gran ayuda para las empresas a la hora de prever las ventas y de maximizar la utilización de sus recursos, bien sea anualmente, trimestralmente o mensualmente.
Las empresas pueden determinar si su negocio tiene éxito examinando en qué medida alcanzan sus objetivos, por lo tanto los jefes de ventas utilizan los presupuestos de ventas para determinar las medidas correctivas que deben tomarse para ser más eficientes según el estado de la empresa y las ventas que se deberían conseguir.
Los objetivos principales del presupuesto de ventas son:
- Mejorar la gestión del flujo de caja
- Construir estrategias procesables para alcanzar los objetivos de ventas
- Determinar los gastos generales
- Racionalizar los procesos comerciales
Guía paso a paso para elaborar un presupuesto de ventas
Elaborar un plan de ventas es sencillo si seguimos unas reglas básicas, en este caso, existen siete pasos obligatorios para preparar tu presupuesto de ventas:
1. Elegir un periodo de tiempo
En primer lugar, debes decidir el periodo de elaboración del presupuesto, este periodo suele ser mensual, trimestral o anual. Todo lo que sea más corto o más largo no suele ser útil o es inexacto. El periodo que elijas dependerá de lo que venda tu empresa y de sus necesidades. Si tus productos son constantes durante todo el año, lo mejor es un presupuesto mensual. Si tus productos cambian según la temporada, entonces un presupuesto trimestral podría convenirte más.
2. Haz un balance de tu inventario y tus precios
Para saber cuáles pueden ser tus ventas en el futuro, tienes que saber cuáles son tus precios y qué productos tienes disponibles, y si eso va a cambiar. ¿mantendrás los mismos precios? ¿los subirás? ¿los rebajarás? ¿recibirás nuevos productos o eliminarás alguno? Estas preguntas te ayudará a predecir con mayor precisión las ventas.
3. Mira tus datos de ventas anteriores
Si estás elaborando un presupuesto de ventas para agosto y los dos agostos anteriores muestran un aumento de las ventas inferior al 2%, probablemente no sea una buena idea predecir un aumento de las ventas del 10% para el próximo agosto.
4. Compara tus datos con los del sector actual
Es importante alinear tus objetivos con el mercado y la competencia actuales. Comparando tus datos de ventas con los de otras empresas similares, puedes obtener una perspectiva sobre dónde encajan tus objetivos de ventas y dónde podrían necesitar un ajuste.
Comparar los datos también puede ser tranquilizador. Puede que te entre el pánico porque tus ventas cayeron en 2020, pero la realidad puede ser que hubo una caída de las ventas en todo tu sector. Algunos años son simplemente más fáciles o más duros para ciertos sectores o productos.
5. Habla con tus representantes de ventas y con tus clientes
Tus representantes de ventas están cerca de tus clientes, por lo que pueden decirte más sobre las expectativas, las decepciones y los deseos de los compradores. Por ejemplo, los representantes de ventas de una empresa de jabones sabrán si hay ciertos aromas en los que la empresa debería invertir debido al interés de los clientes.
Solicita también la opinión de los clientes para saber lo que piensan, sienten y experimentan tus compradores. La comunicación con tus clientes también aumenta la confianza en tu empresa y es una fantástica herramienta de venta social.
6. Ten en cuenta las tendencias del mercado y los acontecimientos actuales
A veces, el mercado escapa a tu control, debido a que la pandemia sigue afectando a las empresas, los presupuestos de ventas de 2021 y 2022 deben tener en cuenta otros factores.
¿Cuánto deberías tener que cobrar por el envío si las compras en la tienda siguen siendo bajas? en caso de que tus productos sean de lujo, ¿podrías esperar una disminución de las ventas? Ten en cuenta cómo los acontecimientos actuales pueden afectar incluso a tus clientes más fieles.
7. Crea tu presupuesto
Ahora es el momento de crear tu presupuesto, más adelante veremos un ejemplo de presupuesto de ventas mensual y otro anual, pero si has realizado los pasos del uno al seis, deberías estar preparado para crear un presupuesto de ventas preciso, claro y enfocado a los objetivos.
Características de un presupuesto de ventas
Cualquier presupuesto de ventas tiene las siguientes características básicas:
- Este presupuesto debe incluir una relación de todos los productos o servicios que comercializa la empresa.
- Las ventas previstas deben estar valuadas en cantidad (número de unidades y valor económico)
- El presupuesto de ventas debe incluir un pronóstico de ventas del sector y de la empresa.
Para elaborar un presupuesto de ventas lo más ajustado a la realidad es importante conocer la participación de la empresa en el mercado. Para elaborarlo, se necesita tiempo, esfuerzo y un amplio conocimiento del mercado.
Si quieres ver cómo es un presupuesto de venta, a continuación podrás consultar un modelo que podrás descargar y personalizar según las necesidades de tu negocio, o puedes consultar también otros presupuestos para empresas.
Los presupuestos empresariales
Ejemplos de presupuesto de ventas – ¿Cómo calcular el presupuesto de ventas?
Utiliza estos ejemplos de presupuestos de ventas para ayudarte a crear el tuyo propio:
Ejemplo de presupuesto de ventas de una empresa de venta de geranios
En este ejemplo, el período presupuestario se desglosa trimestralmente para una empresa que se especializa en la venta de rosas, como vemos la empresa ha incluido en su presupuesto de ventas un aumento esperado en el precio de su producto en la segunda mitad del año debido a una mayor demanda.
| Trimestre 1 | Trimestre 2 | Trimestre 3 | Trimestre 4 | Total Anual | |
|---|---|---|---|---|---|
| Ventas unitarias esperadas | 5,500 | 6,000 | 7,000 | 8,000 | 26,500 |
| x Precio por unidad | €65 | €65 | €75 | €75 | |
| = Ingresos totales totales | €357,500 | €390,000 | €525,000 | €600,000 | €1,872,500 |
¿Cómo calcular el presupuesto de ventas para una tienda de venta de té?
En este ejemplo, el período presupuestario se desglosa trimestralmente para una empresa que solo vende un tipo de té a un precio fijo. Esta empresa no espera aumentar el precio de su producto este año. La empresa ofrece un descuento para los clientes que compran el producto al por mayor, entonces, después de observar las cifras de ventas del año anterior, este presupuesto de ventas tiene en cuenta los descuentos anticipados de un promedio trimestral del 3 % de las ventas brutas durante el período del presupuesto.
| Trimestre 1 | Trimestre 2 | Trimestre 3 | Trimestre 4 | Total Anual | |
|---|---|---|---|---|---|
| Ventas unitarias previstas | 6,000 | 6,400 | 6,600 | 7,400 | 26,400 |
| x Precio por unidad | €125 | €125 | €125 | €125 | |
| = Ingresos brutos totales por ventas | €750,000 | €800,000 | €825,000 | €925,000 | €3,300,000 |
| – Descuentos de ventas | €22,500 | €24,000 | €24,750 | €27,750 | €99,000 |
| = Ventas netas totales | €727,500 | €776,000 | €800,250 | €897,250 | €3,201,000 |
¿Pasos para elaborar un presupuesto de ventas en Excel?
Microsoft Excel no puede prometerte que te ahorrará dinero, pero te ofrece las herramientas necesarias para ayudarte a controlar en qué se te va el dinero y, posiblemente, hacer un presupuesto para ahorrar más en el futuro. Junto con una cuadrícula en la que puedes introducir tus gastos, Excel ofrece una variedad de tablas y gráficos para transformar esos datos en gráficos visibles al instante.
Después de hacer un presupuesto y convertirlo en un gráfico en Excel, puedes actualizarlo en cualquier momento sin tener que volver a empezar. Esto significa que si tienes que presupuestar más dinero o ajustarte a una disminución del flujo de caja para que mantenga su equilibrio, no tendrás que “presupuestar” tiempo extra para hacerlo.
El presupuesto de ventas se divida en 3 partes: los encabezados, las celdas en las que detallamos los productos y precios y el pie de página donde se calcula el total.
Pasos para crear un presupuesto de ventas en Excel
A continuación te mostramos una guía detallada paso a paso de como elaborar un presupuesto de ventas en Excel:
1. Creamos dos hojas de Excel, documentos e información, la primera incluirá la plantilla en sí y la segunda la información de los productos o servicios y del cliente.
2. La hoja 2 debe incluir las columnas de: id de producto, descripción, precio y datos del cliente (nombre, razón social, dirección, teléfono y e-mail)
3. En la hoja 1 creamos un encabezado que incluya el número de presupuesto, fecha, datos de la empresa y datos del cliente (para auto actualizar la fecha automáticamente podemos usar la fórmula “=HOY ()“. La información de la empresa no variará pero la del cliente se irá adaptando según el caso.
4. Las columnas de “Concepto”, “Precio” y “Total” deben contener fórmulas de Excel para prevenir los mensajes de error en a celda cuando no encuentre ningún valor ya que esto quedaría fatal en una factura. Usar la fórmula =SI.ERROR() para hacer presupuestos sirve nos ayuda a elegir el mensaje que deseamos que aparezca cuando surja el error por falta de datos en la celda. La estructura es: =SI.ERROR(cálculo ; “”), por lo que escribiendo “” en el segundo argumento de la función conseguiremos que no aparezca ningún texto en las celdas con errores.
5. Para las columnas “Concepto” y “Precio”, utilizamos la fórmula =BUSCARV() para conseguir traer la información de la hoja “información”. Por ejemplo =BUSCARV(A11;Información!A:C;2;FALSO), donde A11 es donde indicamos el código de nuestro producto, Información!A:C es la matriz de los datos (columnas A a C de la hoja “Información”) para que encuentre la información y 2;FALSO nos sirve para indicar que el dato que queremos se encuentra en la segunda columna. Sólo con cambiar este último “2” por un “3” tendremos también el dato del precio si hemos seguido la estructura nombrada en este artículo.
6. Para dejar perfecto el documento ya solo necesitaríamos hacer el sumatorio de los totales de cada línea y que les apliquemos los impuestos correspondientes. De esta forma establecemos un 21% de IVA y un 15% de IRPF y utilizamos la fórmula =SUMA() para obtener el valor final (Subtotal+IVA+IRPF)
7. No olvides dejar un espacio habilitado para ello para la firma o sello del cliente, así como la letra pequeña que creas necesaria para cumplir todos los aspectos legales.
