¿Qué es el presupuesto de efectivo?
El presupuesto de efectivo, conocido también como presupuesto de caja proyectado o flujo de caja, es uno de los principales presupuestos que se manejan y elaboran en una empresa. El fin principal de este documento es mostrar el pronóstico o previsiones de las futuras salidas y entradas de efectivo de una empresa, es decir, nos permite hacer una previsión estimada de la cantidad de dinero del que va a disponer una empresa en un periodo de tiempo concreto.
El presupuesto de caja es básico dentro de los diferentes presupuestos que se utilizan en una empresa, ya que su importancia reside en que nos permite saber con antelación la futura disposición de efectivo, para poder tomar decisiones que afectan a la empresa en un periodo de tiempo relativamente corto.
Este presupuesto es esencial para cualquier empresa, ya que nos permite plantificar, controlar y salvaguardar los recursos de los que dispone una empresa. Sin embargo, su elaboración no es tan sencilla ya que requiere un ejercicio de conocimiento de la empresa, así como de los gastos y las ventas previstas. Un presupuesto de efectivo mal elaborado puede tener consecuencias a corto y largo plazo en la salud financiera de cualquier pyme.
El presupuesto de efectivo debe elaborarse tomando en consideración o como rango un periodo de tiempo determinado, es decir, podemos hablar de presupuestos de efectivo mensuales, trimestrales o incluso anuales.
Presupuesto de efectivo: características y objetivos
Podríamos decir que el presupuesto de caja o de efectivo tiene las siguientes características y cumple con los siguientes objetivos:
- Determinar la posición de la caja de una empresa al final de cada periodo
- Identificar si va a haber excedentes o déficits de efectivo en algún momento y tomar medidas correctoras.
- Establecer si existen necesidades de efectivo, y por lo tanto de financiación en algún momento del periodo que abarque el presupuesto.
- Coordinar el efectivo que maneja una empresa con otros aspectos financieros de la misma, como por ejemplo, los gastos o las inversiones que se quieran realizar.
- Finalmente, el presupuesto de flujo de efectivo tiene como objetivo establecer una base
Este presupuesto está directamente relacionado con el presupuesto de ventas y los presupuestos de cobros, por ello, no es extraño en en muchas ocasiones sean documentos que se elaboran a la vez o bien, elaborar este el último una vez se tienen claras las previsiones totales de ingresos y gastos. Por ello, muchas veces es imposible hacer un presupuesto de efectivo si no se tienen estos otros documentos actualizados.
El resultado del presupuesto de caja, puede ser un excedente de efectivo o por lo contrario, un déficit del mismo. Si quieres ver cómo es un presupuesto de flujo de efectivo, consulta el siguiente ejemplo.
Ejemplo de presupuesto de efectivo
Los presupuestos empresariales
¿Cómo hacer un presupuesto de efectivo?
Para saber cómo se calcula el presupuesto de caja, es necesario estimar:
- Los recibos de caja del período analizado
- Las salidas de efectivo del periodo analizado
- El Cash Flow del que disponemos en el periodo analizado
| Presupuesto efectivo | ||||
|---|---|---|---|---|
| 1º Trimestre | 2º Trimestre | 3º Trimestre | Total | |
| Caja inicial | 0 | 10 | 40 | |
| Entrada de Efectivo | 25 | 50 | 45 | 120 |
| Salida de Efectivo | 15 | 20 | 80 | 115 |
| Cash Flow | 10 | 30 | -35 | 5 |
| Caja final (caja inicial + cashflow) | 10 | 40 | 5 | |
Después de calcular tanto el total de ingresos como el de gastos, se hace el balance, es decir, la diferencia entre ambos totales. El resultado será el flujo de caja previsto o Cash Flow para el período que:
- Si es positivo, el valor en efectivo aumentará
- Si es negativo, el valor en efectivo disminuirá
La elección del marco temporal a observar depende de las necesidades de la empresa. Al ser una herramienta técnica, es recomendable buscar ayuda de un experto al principio. Trabajar con datos trimestrales simplifica el proceso sin sacrificar demasiado la calidad de la información. En todo caso, cuando hay una necesidad más concreta y profunda, entonces es bueno pasar al estudio de las mensualidades individuales.
¿De que partes consta un presupuesto de efectivo?
El presupuesto de efectivo o presupuesto de caja está divido en las siguientes partes principalmente:
- Flujo de entradas: ingresos de efectivo previstos
- Flujo de salidas: gastos o salidas de efectivo previstas
- Flujo de efectivo neto: es decir, la diferencia de la resta entre los ingresos y salidas de efectivo de una empresa.
- Efectivo final: la suma de efectivo inicial más el flujo de efectivo neto del periodo que abarca el presupuesto.
- Saldo de efectivo excedente: la cantidad de efectivo de la que dispone la empresa para invertir si el resultado de las operaciones es de excedente.
Aunque esta es la estructura más común, lo cierto es que las partes del presupuesto de flujo de caja pueden variar en función de las necesidades de la empresa o del periodo que puedan abarcar, aunque no es la práctica más habitual.
¿Cuáles son los pasos para hacer un presupuesto de efectivo?
Antes de elaborar cualquier presupuesto de efectivo, toma nota de los pasos que debes seguir para confeccionarlo:
- Establece el periodo temporal que pretendes abarcar y reflejar en tu presupuesto
- Ten a mano una lista con todas las entradas y salidas de efectivo previstas para el periodo que se va a trabajar.
- Elabora primero los presupuestos de ingresos y ventas, y después introduce los de datos de los presupuestos de compras y de pagos.
- Por último, si estas elaborando un presupuesto de efectivo ten en cuenta los pequeños imprevistos que pueden surgir y que pueden afectar el flujo de caja de tu empresa.
Elaborarlo correctamente nos dará una imagen general del estado financiero de la empresa y nos permitirá tomar decisiones, como realizar futuras inversiones o buscar formas de financiación. Todo dependerá del resultado.
Ejemplo de presupuesto de efectivo de una empresa
Una empresa que opera en el sector de la producción de calzado, debe realizar inversiones al año siguiente, y es necesario que verifiquen su cobertura financiera.
Por lo tanto, se están preparando para compilar un presupuesto de caja, basado en los siguientes datos:
- Recogen unos 80 por mes, excepto agosto y enero donde recogen la mitad
- Pagan a los proveedores alrededor de 35 por mes, excepto agosto y enero donde el valor se reduce a la mitad
- Todos los meses pagan 10 en salarios y otros gastos necesarios
- Han previsto gastos de publicidad mensuales de 5
- Tienen prevista una feria que les costará 30 en febrero
Una vez elaborado el presupuesto de caja, la situación es la siguiente:
| E | F | M | A | M | J | J | A | S | O | N | D | Tot. | |
| Recibos de ventas | 40 | 80 | 80 | 80 | 80 | 80 | 80 | 40 | 80 | 80 | 80 | 80 | |
| Nuevos clientes | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| Total Entradas | 40 | 80 | 80 | 80 | 80 | 80 | 80 | 40 | 80 | 80 | 80 | 80 | 880 |
| Pago de facturas | -17 | -35 | -35 | -35 | -35 | -35 | -35 | -17 | -35 | -35 | -35 | -35 | |
| Otros gastos | -10 | -10 | -10 | -10 | -10 | -10 | -10 | -10 | -10 | -10 | -10 | -10 | |
| Gastos comerciales | -30 | ||||||||||||
| Publicidad | -5 | -5 | -5 | -5 | -5 | -5 | -5 | -5 | -5 | -5 | -5 | -5 | |
| Total Salidas | -32 | -80 | -50 | -50 | -50 | -50 | -50 | -50 | -50 | -50 | -50 | -50 | 612 |
| Total Final | 8 | 0 | 30 | 30 | 30 | 30 | 30 | 30 | 30 | 30 | 30 | 30 |
368 |
Se observa que en febrero el valor efectivo es 0. Esto significa que lo más probable es que la empresa se encuentre sin dinero en ciertas épocas del año. Si bien es un problema, haberlo estimado con suficiente antelación permitirá a las responsables tomar medidas antes de que surjan posibles crisis de liquidez en periodos de mayor incertidumbre económica.
¿Cómo solucionar este problema de déficit efectivo o Cash Flow? Puede haber varias formas, por ejemplo:
- Solicitud de crédito a un banco
- Apertura de nuevos préstamos
- Prorrateo de pagos
- Solicitar el refinanciamiento de la deuda
Pero, y en caso de que en lugar de tener un déficit de efectivo, tuvieran un excendete del mismo durante ese periodo ¿Cómo solucionar este problema de excedente de efectivo o Cash Flow?:
- Invertir en la compra de maquinaria o nuevos equipos
- Invertir en la adquisición de más mercancía
- Invertirlo en expandir el negocio
- Realizar inversiones externas, como por ejemplo acciones
Lo importante para esta empresa es darse cuenta inmediatamente de la criticidad y elegir la mejor forma de gestionarla.
Los flujos de caja, en particular los del capital circulante, pueden tener, de hecho, una dinámica contraria a la que se puede intuir.
En ausencia de una proyección de su dinámica a medio y largo plazo, el mayor problema sería no advertir anomalías o hacerlo de forma tardía¡, con todos los problemas que esto conllevaría.
Los 4 principios básicos para la administración de efectivo eficiente
Primer principio: Siempre se deben incrementar las entradas de efectivo si es posible, por ejemplo:
- Incrementar las ventas
- Incrementar el precio de las mismas
- Impulsar las ventas que más margen nos aportan
- Eliminar los posibles descuentos existentes
Segundo principio: Siempre se deben acelerar las entradas de efectivo si es posible, por ejemplo:
- Aumentar las ventas al contado
- Pedir anticipos a los clientes de sus facturas
- Reducir los plazos de los créditos que se encuentren activos
Tercer principio: Siempre se deben disminuir las salidas de efectivo si es posible, por ejemplo:
- Reducción de precios de proveedores, negociar mejores condiciones
- Reducir al mínimo los desperdicios que se sufren durante la producción y las demás actividades de la empresa
Cuarto principio: Siempre se deben demorar las salidas de efectivo si es posible, por ejemplo:
- Tratar de negociar con los proveedores los plazos lo más largos posibles
- Tratar de adquirir los productos o el inventario lo más próximo posible a cuando se vayan a necesitar.
