Muchas veces diseñamos el presupuesto de la empresa al principio del ejercicio, y nos ajustamos a él con todos los pros y contras que implica. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la previsión de costes puede cambiar a lo largo del ejercicio presupuestado, modificándose gastos e ingresos, así que deberíamos adaptar el presupuesto a esos cambios. Pues bien, una de las herramientas que hay para adaptarnos a estos cambios es el presupuesto flexible, muy útil en la planificación de cualquier actividad industrial.
¿Qué es el presupuesto flexible?
Un presupuesto flexible no es otra cosa que un presupuesto donde se tienen en cuenta todas las variaciones que puedan surgir en los ingresos por ventas. Con esta variación podemos prever los cambios en el volumen de producción, y por tanto reducir o aumentar a conveniencia los gastos de los procesos productivos. Un presupuesto flexible nos permite estar preparados ante cualquier tipo de escenarios que nos podamos encontrar, desde los más optimistas para la empresa a los más difíciles.
En los negocios donde los costes de producción van de la mano de la actividad del negocio, como los minoristas, un presupuesto flexible nos ayuda a una gestión más eficiente del dinero. Otro de sus puntos a favor es que permite medir el desempeño de los gerentes y saber si se han cumplido o no con las expectativas y en qué grado. Eso sí, un presupuesto flexible puede ser difícil de formular y de gestionar, ya que provoca retrasos en el cierre. Aún así, es una herramienta a tener muy en cuneta.
¿Elaborar un presupuesto flexible paso a paso?
Al preparar nuestro presupuesto flexible, lo dividiremos en dos partes. La primera será el presupuesto fijo, con los costes fijos a los que tendremos que hacer frente. Aquí se incluyen los sueldos de los trabajadores, el alquiler o hipoteca de instalaciones, alquiler de maquinaria, el pago de los vehículos de empresa, etc. La segunda parte será la variable, donde incluiremos todos los elementos que pueden variar a lo largo del año. Para ello es imprescindible saber en qué medida cambian los costes variables según el nivel de actividad.
Creamos el modelo de presupuestos, con esos costes fijos establecidos y los costes variables que se expresan como porcentaje del nivel de actividad o como coste unitario del nivel de actividad. A partir de aquí, introducimos en el modelo de presupuesto el novel real de actividad después de que se complete el periodo contable, lo que nos permite actualizar los costes variables en el presupuesto flexible. Con el periodo completo, ingresamos el presupuesto flexible en nuestro sistema contable para compararlo con los gastos reales.
Visto así puede parecer algo complejo, pero con un ejemplo lo podemos ilustrar mejor. Imagina que una empresa tiene un gasto fijo de 15.000€ al mes, a los que hay que añadir los variables. Además, cada hora de trabajo tiene un coste de 10€. El presupuesto flexible será 15.000 + nº de horas trabajadas por 10. Si en un mes hay que trabajar 6.000 horas, el presupuesto de ese mes serán 15.000 + 60.000 (10×6.000), lo que nos da un total de 75.000€. Si el mes siguiente trabaja 4.500 horas, el presupuesto será de 60.000€.
De esta manera, podemos aumentar o reducir el presupuesto de la empresa de acuerdo a las necesidades en cada momento. Si planeas un gasto igual para cada mes, habrá meses donde te pases y otros donde te sobre, y ese será un dinero que no le está generando ningún rendimiento a tu empresa. En el caso anterior, vemos que con un presupuesto fijo de 70.000€, el primer mes nos faltarían 5.000€ y el segundo nos sobrarían 10.000€ que se pueden invertir para obtener más beneficios.
