Para llevar la contabilidad en la empresa, es necesario tener una serie de documentos que nos permiten llevar el registro de nuestras operaciones en el día a día. Estas operaciones se registran en los conocidos como libros contables, que existen algunos obligatorios y otros no. Dentro de los libros obligatorios que toda empresa debe lleva nos encontramos con el libro de inventarios y cuentas anuales.
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¿Qué es un libro de inventarios y cuentas anuales?
El libro de inventario y cuentas anuales es el que recoge la relación detallada y valorada de los bienes, derechos y obligaciones pertenecientes a la empresa en un momento concreto, normalmente correspondiente al del cierre del ejercicio económico.
Este libro se abre con el balance inicial detallado de la empresa y periódicamente se le transfieren con sumas y saldos los resultados de los balances de comprobación. Como máximo hay que hacer esta transferencia de datos trimestralmente. También se le debe transcribir el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
Partes del libro de inventarios y cuentas anuales
Se divide en dos partes: el libro de inventarios y las cuentas anuales. El libro de inventarios se compone de:
- Balance inicial detallado: esto es una relación detallada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa en el inicio del ejercicio. Por ello debe coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior.
- Balance de comprobación de sumas y saldos: presenta las cuentas de balance y las de gastos e ingresos. Se transcribe en cada cuenta tanto la suma de su debe y su haber y el saldo resultante. El saldo deudor y el acreedor deben ser iguales.
- Inventario de cierre: esto es la relación detallada y valorada de todos los elementos que forman parte del patrimonio empresarial en el momento de cierre del ejercicio. Es decir una valoración de los bienes y derechos que forman el activo, y el valor de las existencias al cierre del ejercicio, y el detalle de las obligaciones del pasivo. Para valorar las existencias hay que realizar un recuento físico de todas las existencias de la empresa, su precio y el valor total.
Por otro lado, las cuentas anuales se componen de:
- Balance de situación: que estará formado por el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: esta recoge el resultado del ejercicio. Los ingresos y gastos aparecerán clasificados de acuerdo con su naturaleza y distinguirá los resultados de explotación del resto. Deben aparecer también otras partidas como las variaciones de existencias, las amortizaciones y los ingresos y costes financieros.
- Estado de cambios en el patrimonio neto: la primera parte que lo compone refleja los ingresos y gastos de la actividad de la empresa. Aquí distingue los imputables a la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados en el patrimonio neto. La segunda parte contiene los movimientos que ha habido en el patrimonio neto, incluyendo los realizados con los socios de la empresa.
- Estado de flujos de efectivo: tiene como fin dar información de los movimientos de efectivo producidos durante el ejercicio económico. Para ello, indica ordenados por categorías o actividades los cobros y los pagos realizados por la empresa. Si la empresa puede presentar modelos abreviados de cuentas anuales, no es obligatorio que presente este apartado.
- Memoria: que completa, amplía y comenta la información de los otros documentos que forman las cuentas anuales.
- Otra información relevante: se puede incluir en estas cuentas anuales información como la cifra de negocios, el número medio de trabajadores o información sobre otras empresas del grupo o asociadas.
Como hemos comentado al hablar del estado de flujos de efectivo, hay empresas que pueden presentar cuentas anuales abreviadas. Esto depende de aspectos como la cifra de negocio de la empresa, el valor de su efectivo y el número de trabajadores. Estos factores también determinan si las cuentas se deben presentar auditadas o no.
