Cuando hablamos de la contabilidad en la empresa, es necesario llevar al día una serie de documentos que nos permite registrar cada una de las operaciones y bienes de la empresa. Esto es lo que se conoce como libros contables.
¿Qué son los libros contables?
Los libros contables son aquellos archivos donde se registra la información económica y financiera de la empresa. Por tanto, son vitales para gestionar y controlar si nuestra empresa goza o no de buena salud.
Estos libros de contabilidad deben ser conservados durante 6 años, y también deben ser legalizados en el registro mercantil que le corresponda a la empresa según su domicilio social. Esta legalización se hace para sellar la información que contienen, de forma que no pueda ser manipulada posteriormente.
Los libros contables se pueden presentar para su legalización en:
- Papel: método cada vez más en desuso, se presentaban encuadernados con las páginas numeradas.
- Soporte magnético: CD o DVD con la información a legalizar
- Vía telemática: hay que disponer de firma electrónica, y se hace a través de la página web del colegio de registradores. Es la forma que se está imponiendo en la actualidad, ya que supone un gran ahorro tanto en tiempo como en recursos.
El plazo para presentar a legalizar estos libros es de 4 meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio contable.
¿Cuáles son los libros de contabilidad?
Los libros contables se clasifican en obligatorios y voluntarios.
Libros contables obligatorios
A continuación enumeraremos los libros obligatorios en contabilidad. Deberemos cumplir con todos ellos, a no ser que tengamos menos de 5 empleados. Entonces el libro de remuneraciones no sería de obligado cumplimiento. Pero veamos cuáles son estos libros obligatorios en contabilidad:
- Libro diario: este libro registra cronológicamente todas las operaciones que una empresa realiza diariamente.
- Libro de inventarios y cuentas anuales: se debe realizar al menos una vez al año. Se debe hacer un inventario de todos los bienes, derechos y obligaciones que tenga la empresa. En las cuentas anuales se incluye el balance de la empresa, que registra tanto las pérdidas como las ganancias que hayamos tenido durante el año, el estado de cambios en el patrimonio neto, el flujo de efectivos y la memoria de actividad.
Libros contables voluntarios
Hay quien a estos libros voluntarios en contabilidad los denomina libros contables auxiliares. Esto es porque aunque no es obligatorio cumplir con ellos, sí es conveniente tenerlos. La principal razón es porque nos pueden servir de apoyo para gestionar los libros obligatorios en contabilidad que vimos anteriormente. Estos libros voluntarios o auxiliares son:
- Libro de caja. Controlan la entrada y salida de efectivo de nuestra empresa.
- Libro de banco. En él se registran todas las operaciones de las cuentas bancarias que tenga nuestra empresa.
- Libro de entradas y salidas de almacén. Como su propio nombre indica, en él registraremos todas aquellas operaciones que se realizan en el almacén.
- Libro auxiliar de vencimientos. Este es de vital importancia ya que nos ayuda a estar al tanto de los vencimientos de deudas.
- Libro fondo de utilidades tributarias (FUT). Es muy útil para controlar las declaraciones de renta.
- Libro mayor. En este se resumen los movimientos de cada una de las cuentas del libro diario (recordemos que este último es un libro contable obligatorio). De aquí se extrae el saldo de deuda o la deuda que hay que reclamar por cada una de las cuentas. Después este registro se traslada al balance.
Todos estos libros ya sean obligatorios o ya sean voluntarios en contabilidad, se rigen por unas determinadas leyes, plazos y procedimientos. Asimismo cada uno tiene una forma de presentación propia.
El llevar todos estos libros al día hará que tengamos un mayor control de la contabilidad de nuestra empresa. Asimismo, nos garantizamos que estamos cumpliendo con todos los requerimientos legales y deberes fiscales.
