En la contabilidad de la empresa es necesario incluir una serie de libros que nos permiten llevar la gestión económica de nuestra organización de forma correcta. Existen diferentes libros contables que poseen diferentes funciones, aunque unos son obligatorios y otros no. En este caso vamos a centrarnos en el libro mayor.
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¿Qué es el libro mayor?
El libro mayor es un libro que recoge, de manera más concreta que el libro diario, todas las operaciones económicas que se han producido en las distintas cuentas contables de la empresa. En el libro mayor hay una página por cada cuenta contable y recoge las operaciones de forma cronológica.
Cada página se divide en 5 columnas:
- En la primera se anota la fecha
- En la segunda se anota el concepto que ha originado la anotación
- En la tercera se anota el DEBE
- En la cuarta se anota el HABER
- En la quinta se refleja el saldo, que es la diferencia entre el debe y el haber.
Otra forma de llevar las anotaciones en el libro diario, aunque menos en uso ya, debido a la utilización de procedimientos informáticos, es mediante las cuentas “en forma de T”. Aquí se forma una T, y se anotan las operaciones en el lado izquierdo o en el derecho, según se quiera anotar cargos o abonos.
A diferencia de los libros auxiliares que llevarían las anotaciones al nivel de subcuentas, el libro mayor anota el total de la cuenta. Esto es, por ejemplo en la cuenta proveedores, el libro mayor anota el total de las operaciones realizadas con los proveedores, sin importar cuantos proveedores tengamos. En los libros auxiliares, las anotaciones se harían proveedor a proveedor.
El saldo de las cuentas del libro mayor será deudor cuando el debe sea mayor que el haber, y acreedor cuando, por el contrario el haber sea mayor que el debe. Será neutro si tanto debe como haber suman lo mismo.
Después de realizar un asiento contable en el libro diario, se procede a traspasar al mayor los importes de las cuentas que hayan intervenido en la operación. Como en la actualidad la gran mayoría de las empresas utilizan programas de contabilidad, estos software se encargar automáticamente de las anotaciones y del cálculo de los saldos resultantes en cada cuenta, por lo que ya no es necesario hacer el traspaso manualmente.
Con ello se nos garantiza que los datos traspasados son correctos y que no se ha cometido ningún error de transcripción. Esta automatización del proceso también nos hace ganar en tiempo y en recursos, puesto que podemos dedicar el tiempo que dedicaríamos al traspaso de los importes y al cálculo de los saldos a otros menesteres.
¿Es obligatorio el libro mayor?
A pesar de que el libro mayor es de gran importancia dentro de la contabilidad de la empresa, no es uno de los libros obligatorios. Cuando en el diario se registran en anotaciones conjuntas las operaciones totales de un determinado tiempo, estaríamos en un caso especial, ya que cuando se sigue este procedimiento la normativa exige que el detalle de estos asientos resúmenes esté anotado en otros libros.
Diferencia entre libro diario y libro mayor
El libro diario agrupa de una en una cronológicamente todas las operaciones de la empresa, mientras que el libro mayor, aunque también lo hace cronológicamente, lo hace agrupado por cuentas. Esto es, el libro diario da información sobre la realización de una determinada operación, mientras que el libro mayor da la información del estado de una cuenta determinada,
En cada asiento contable del libro diario, que es como se conoce a las distintas anotaciones que se anotan en el mismo, la suma de los importes del haber debe coincidir con las del haber. Por el contrario, en el libro mayor puede haber cuentas, y de hecho las hay, que sólo tengan anotaciones en una de sus partes. Por ejemplo, las cuentas de gastos solo tienen anotaciones en el debe, y las de ingresos en el haber.
