Tipos de inventarios

En función de los diferentes parámetros que se utilizan, podemos encontrar diferentes clases de inventarios.

Según el momento en el que se realice

Observando el punto en que se produce el inventario encontramos:

• Inventario inicial: estos inventarios se realizan al principio de iniciar las diferentes acciones y operaciones.
• Inventario final: se realizan al final del ejercicio económica o al final de cada año, con el objetivo de determinar cuál es el nuevo patrimonio de la empresa.

Según la periodicidad con la que se hace

Conforme las veces que se hace durante el ejercicio económica encontramos:

• Inventario intermitente: este inventario se hace varias veces al año por diferentes causas.
• Inventario perpetuo: se realiza de forma continuada en la empresa a través de un control detallado de los productos, materias y existencias de la empresa. Además, este tipo de inventario sirve para organizar y realizar pedidos de materiales y existencias que están a punto de terminarse, anteponiéndose a que no quede ninguna unidad, aunque un sistema así para controlar los inventarios requiere tiempo para implantarlo y organización luego posee innumerables ventajas. El inventario perpetuo registra todas las entradas y salidas del inventario automáticamente, es uno de los tipos de inventarios más empleados en las empresa que necesitan una mayor precisión en su producción diaria, así como en negocios descentralizados para alinearse mucho mejor. En este sentido, podemos categorizar esta tipología en tres ejemplos de inventarios perpetuos: inventario perpetuo diario, inventario perpetuo con cargos fiscales y el inventario perpetuo con método PEPS.

Según su forma

En función de la forma del inventario podemos dividirlos en:

• Inventarios de materias primas: se utiliza para saber cuáles son las materias primas que aún no han sido tratadas de las que dispone la empresa para producir sus productos finales.
• Inventario de productos en proceso de fabricación: en este inventario se cuentan todos aquellos productos que no están acabados y se encuentran aún en el proceso de producción.
• Inventarios de productos terminados: este inventario cuenta todos aquellos productos que la empresa ha producido para su venta a los clientes.
• Inventario de suministros de fábrica: se utiliza para conocer todos los materiales que posee la empresa para producir sus productos, pero que no pueden ser contabilizados de forma exacta.
• Inventario de mercancías: contabiliza todos aquellos bienes que la empresa posee y que serán vendidos directamente sin haberlos modificado ni sometidos a ningún proceso de producción.

Según su función

Dependiendo de la función que posee el inventario podemos encontrar:

• Inventario en tránsito: cuenta todos los materiales y productos que están por llegar de los proveedores a la empresa.
• Inventario de ciclo: es el inventario que se resulta cuando se producen más productos de los necesarios debido a que se han adquirido una mayor cantidad de materias primas con el objetivo de reducir costes de producción y que es mayor que la demanda actual.
• Inventario de seguridad o de reserva: se basa en los bienes de emergencia que posee la empresa para posibles fallos en el proceso de producción o aumentos inesperados de la demandas que modifiquen repentinamente el proceso de producción.
• Inventario de previsión o estacional: se organiza cuando se aumenta la producción en épocas de demanda baja con el objetivo de satisfacer las necesidades en épocas de demanda alta.
• Inventario de desacoplamiento: es el inventario requerido cuando existen dos procesos que requieren tasas de producción que no tienen la posibilidad de sincronizarse.

Según el punto de vista logístico

En referencia a la logística de la empresa podemos diferenciar diferentes inventarios:

• Inventarios de existencias para especulación: los productos y materias primas adquiridos para aumentar la producción con vistas a supuestos o posibles aumentos de la demanda en algun momento concreto.
• Inventario de existencias obsoletas, muertas o perdidas: todos los productos mermados que, por diferentes circunstancias, no pueden ser vendidos a los clientes y, por lo tanto han generado pérdidas.
• Inventario en ductos: los inventarios que se encuentran entre los niveles del canal de suministros necesarios para el proceso de producción.
• Inventario de existencias de seguridad: inventario que busca mantener un colchón para posibles aumentos de demanda imprevistos.
• Inventarios de existencias de naturaleza regular o cíclica: inventarios que satiasfacen la demanda necesaria en momentos de reaprovisionamiento.

Al margen de los diferentes tipos de inventarios que existen se debe tener en cuenta la naturaleza de la empresa o el modelo de negocio, por ejemplo, no será igual el inventario de una franquicia que el inventario de un negocio propio. En el primer caso se deben seguir las pautas establecidas en los manuales de la franquicia y las premisas del franquiciador. Para saber cómo hacer un inventario de una franquicia repasa este artículo completo e infórmate.

Otras clases de inventarios

• Inventario físico: es el que se realiza en persona contando uno a uno todos los bienes de la empresa.
• Inventario mínimo: es la cantidad mínima que se puede mantener en el almacén.
• Inventario máximo: se establece un nivel de inventario máximo, ya que un inventario total puede ser demasiado para algunos artículos difíciles de contabilizar.
• Inventario disponible: hace referencia a aquel que se encuentra disponible en ese momento para la venta o producción de nuevos productos.
• Inventario en línea: es el referente a todo aquello que se encuentra a punto de entrar en la línea de producción de la empresa.
• Inventario agregado: se aplica cuando el coste de administrar un artículo es muy alto.
• Inventario en cuarentena: es el inventario que debe mantener un tiempo de espera antes de poder ser utilizado en el proceso de producción.

Calcular el ratio de rotación de inventario

Existen una serie de cuestiones que debes tener en cuenta para decidir la clase de inventario que conviene más a tu empresa:

1. ¿Qué necesitades tiene tu target?
2. ¿Qué tipo de producto ofreces y qué valor añadido posees?
3. ¿Qué productos ofrece la competencia?
4. ¿Cuál es la frecuencia habitual con la que compran tus clientes? ¿Es recurrente?
5. ¿Qué materiales necesitas y stock necesitas?
6. ¿Cómo es la cadena de suministro? ¿Y la de producción?
7. ¿Con qué tiempos cuentas para recibir materiales y stock y llevar un buen registro en el inventario?
8. ¿Qué tipos de inventarios se emplean en tu sector normalmente?

A la hora de planificar un inventario en una pequeña o gran empresa es importante empezar por estos pasos:

• Decidir si el inventario será periódico o permanente.
• Introducir el registro de cada material y mercancía.
• Evaluar el inventario y dividirlo en varias categorías.

Cuando gestionas un almacén con pequeñas cantidades no es un problema realizar este conteo a mano, estos son los pasos para realizar un inventario sin automatizar:

1. Categoriza y establece una tipología para realizar un buen inventario: teniendo en mente una organización concreta será más sencillo localizar cada mercancía y establecer criterios como por ejemplo: caducidad, tamaño, precio, lote…

2. Guarda tus mercancías en el lugar adecuado teniendo en cuenta los productos perecederos o más sensibles.

3. Escoge un protocolo de producción: a la hora de elaborar un inventario físico debes aclarar el protocolo a seguir.

4. Define un método de inventario que encaje con las necesidades de la empresa y los clientes.

5. Establece un conteo y registra los resultados.

6. Realiza un recuento para confirmar tu inventario.

Alternativas a la hora de realizar un inventario a mano

Para evitar que tu equipo tenga que meter a mano cada uno de los productos que queda en almacén y realizar un buen inventario, puedes automatizar esta tarea con algunos sistemas de gestión de inventario, estas son algunas de las alternativas para no tener que hacerlo a mano:

• Software para controlar el inventario: esta opción automatiza la mayoría de tareas y permite establecer un control del stock con herramientas y sistemas de gestión de almacén que están pensados para ello y que se ajustan a cualquier modelo de negocio.
• Plantillas de Excel: existen diferentes formatos de hojas de cálculo para controlar el inventario de una tienda online o física que pueden facilitar este conteo.
• Códigos QR
• Códigos de barras

Para registrar eficazmente todos tus productos o artículos puedes emplear una hoja de cálculo, y es muy sencillo. Tan sólo debes seguir estos pasos y si lo necesitas añadir alguna columna más que te ayude a gestionar el stock.

1. Abre un hoja de cálculo para el periodo que quieras anotar
2. Agrega el código de referencia de cada producto o servicio
3. Anota la descripción
4. Añade las existencias del periodo anterior
5. Redacta una columna de entradas
6. Agrega otra columna de salidas
7. Deja palpable la columna de stock vigente