Una de las claves para el éxito de cualquier proyecto es la gestión del talento. En ella se incluye el desarrollo de las capacidades y habilidades de la plantilla. Y dentro de la gestión del talento, hay que hablar de polivalencia y versatilidad. Cuando un empleado destaca especialmente por encima del resto, es muy probable que lo haga en varios aspectos. No destacan en un solo puesto, lo harán en varios. Contar con una matriz de polivalencia o versatilidad nos ayudará a gestionar la fuerza laboral de la forma más eficiente.
Antes de hablar de la matriz de polivalencia, tenemos que definir el concepto de polivalencia en el trabajo. Ten en cuenta que una de las claves para que la empresa no solo crezca, sino que sobreviva, es conocer la distribución de la polivalencia en la organización. De este modo, podremos tomar las mejores decisiones a corto, medio y largo plazo en relación a los procesos de producción. Si es así, tenemos todos los números para alcanzar el éxito. Vamos a ver cómo aprovechar al máximo esta polivalencia laboral.
Qué es la polivalencia en el trabajo
El concepto “polivalencia en el trabajo” hace referencia a la capacidad de completar con éxito diferentes tareas o funciones, de poner en práctica distintos tipos de conocimiento en varias áreas. Y no solo eso, sino que el resultado cumple siempre con los mínimos aceptables. La propia empresa es la que establece estos estándares, pero en líneas generales una persona polivalente será capaz de ocupar con éxito diferentes puestos de trabajo en la organización. Sin lugar a dudas, supone una gran ventaja competitiva.
Uno de los aspectos más destacados es que la polivalencia permite diversificar los conocimientos y habilidades clave entre empleados. La organización evita concentrar todas estas capacidades en una sola persona, o en un grupúsculo reducido de trabajadores, sino que se repartan entre varios. Así, en caso de que uno de estos trabajadores abandone la organización, esté de vacaciones o de baja, las consecuencias para la empresa no son tan graves. El puesto puede cubrirse rápidamente, y la empresa continúa funcionando perfectamente.
Otra cuestión a destacar es que los trabajadores polivalentes destacan en cualquier contexto. Se pueden convertir en un elemento clave en una gran empresa, pero también en organizaciones más pequeñas. También lo harán bien en puestos directivos del organigrama, como mandos intermedios o en el resto de escalones de la empresa. Se adaptan a diferentes tareas, mejoran la eficiencia de los recursos de que disponemos y afrontan con éxito diferentes situaciones. Así pues, el reto consiste en implantar esta polivalencia en la empresa.
Cómo implementar la polivalencia en una empresa
A la hora de configurar equipos de trabajo, es fundamental considerar las habilidades y capacidades de cada empleado. También en el momento de seleccionar trabajadores para nuestra empresa.
En estos procesos de selección, formación o promoción interna hay que analizar las habilidades de los trabajadores. Duras y blandas. En este sentido, contar con la matriz de polivalencia puede resultar de gran ayuda para los responsables de recursos humanos. Es la mejor forma de analizar los pros y contras de cada empleado y dónde puede mejorar.
En qué consiste la matriz de polivalencia en una empresa o el cuadro de polivalencias
La matriz de polivalencia es una herramienta de recursos humanos que nos permite medir y evaluar la versatilidad de un equipo para tomar las decisiones adecuadas. A partir de las habilidades del empleado, podemos saber cómo se desenvuelve a la hora de completar las diferentes tareas. Para poder recopilar todos los datos necesarios sobre el rendimiento de los trabajadores, antes habría que completar la evaluación de desempeño. En ella, analizaremos la respuesta del trabajador frente en relación a las diferentes habilidades requeridas.
Para diseñar la matriz de polivalencia, en primer lugar habrá que decidir las habilidades que se van a analizar. Lógicamente, no nos centraremos en un único puesto dentro de la empresa sino que lo haremos para cada puesto de trabajo. Seguro que varias posiciones comparten una serie de soft skills, que son las que utilizaremos como punto de partida en nuestra matriz de polivalencia. Para cada habilidad, habrá que implantar una escala de puntuación en función del rendimiento del empleado.
Una vez definidas las habilidades que analizaremos y la escala de puntuación, procedemos a la evaluación de desempeño. El resultado será un cuadro de polivalencias, donde veremos cómo se adapta cada empleado a las diferentes habilidades existentes. A partir de ahí, podemos convertir ese cuadro de polivalencias en una matriz trasladándolo a un gráfico. Así se crea la matriz de polivalencia, donde podemos comparar el rendimiento de empleados y buscar al más polivalente.
Ejemplo de una matriz de polivalencia
Para comprender mejor qué es la matriz de polivalencia, vamos a ver un ejemplo aleatorio. Imagina que tienes un equipo formado por cinco trabajadores, y quieres analizar la polivalencia de cada uno de ello. Detectamos las habilidades clave para cada puesto de trabajo, por ejemplo trabajo en equipo, liderazgo, capacidad de presentación (habilidades blandas), manejo de programas informáticos, conocimientos de idiomas (habilidades duras), etc. Luego, creamos una escala de puntuación del 1 al 5 con los siguientes criterios:
- Cinco: no solo está perfectamente capacitado para desarrollar con éxito las tareas encomendadas, sino que es capaz de enseñar al resto de compañeros y cumplir las tareas en un tiempo adecuado.
- Cuatro: el trabajador está capacitado para desempeñar la labor de forma 100% autónoma, sin la necesidad de supervisión. Tenemos la garantía de que el resultado será un éxito.
- Tres: en este caso, el empleado está capacitado para desarrollar sus funciones con éxito. Sin embargo, es necesario que cuente con una persona a su lado que supervise su trabajo.
- Dos: tiene un entrenamiento básico. Esto significa que es capaz de cumplir las tareas en su justa medida, y poco más. Además, necesita alguien que esté permanentemente revisando su desempeño.
- Uno: no tienen las habilidades o conocimientos necesarios para cumplir con éxito lo que esperamos de ellos. No podemos esperar que este trabajador desempeñe las tareas asignadas.
En la evaluación del desempeño intervienen el propio trabajador (autoevaluación), pero también los superiores y compañeros del empleado analizado. Así, sacaremos la media entre las evaluaciones y completaremos la tabla con las puntuaciones obtenidas por cada trabajador. Una vez rellenada, se plasma en un Excel, lo que nos permite comparar la polivalencia entre los diferentes empleados de la empresa.
Obviamente, el empleado que haya obtenido mejores resultados será el más polivalente. También es interesante analizar los resultados habilidad por habilidad. Si hay algún aspecto donde ningún miembro de la empresa llega al 3, tenemos un problema y sería conveniente dirigir hacia allí la formación. Lo mismo pasa si tenemos varios 1 en una de las habilidades: hay que capacitar a los trabajadores para transformar esos 1 en 2, 3 o 4.
Como ves, la matriz de polivalencia o versatilidad es una herramienta de lo más interesante a la hora de analizar a nuestra plantilla. También podemos utilizarla en los procesos de reclutamiento con el objetivo de contratar empleados versátiles, o aquellos que cubran las necesidades de la empresa. Ahora que ya sabes qué es la matriz de polivalencia, solo tienes que empezar a ponerla en práctica en el día a día de tu empresa.
