La gestión de las vacaciones de la plantilla es uno de los grandes quebraderos de cabeza para los gestores o responsables de recursos humanos de muchas empresas. Cuantos más trabajadores haya, más difícil es cuadrar las vacaciones de todos los empleados, en especial si la empresa no para su actividad en el periodo vacacional.
Muchas veces los problemas son fruto de errores al planificar las vacaciones laborales, así que vamos a descubrir los errores habituales al gestionar las vacaciones para evitar problemas.
1. Planificar con demasiada antelación
Muchas veces queremos ser previsores y empezamos a planificar las vacaciones con tanto adelanto que al final nos pasamos. Cuestiones como la llegada de nuevos proyectos o encargos, picos de trabajo inesperados, enfermedades y bajas laborales o altas y bajas en la plantilla en los meses previos de las vacaciones nos pueden desmontar la previsión que tenemos. No está mal hacer un pequeño borrador con antelación, pero hay que tener en cuenta las posibles situaciones que echarán al traste toda tu planificación.
2. Esperar al último momento
Igual que no deberíamos anticiparnos demasiado, tampoco podemos esperar al último momento o a que los trabajadores tomen el mando y nos empiecen a pedir vacaciones. Si pasa eso, la mayoría nos van a pedir las vacaciones en las mismas fechas, o en fechas similares. Dos meses puedes ser un buen momento para anunciar las vacaciones a tu plantilla.
3. No dar preferencia a unos trabajadores
Está claro que, como responsable de la empresa, no deberías mostrar preferencia por ninguno de tus trabajadores, y menos a la hora de algo tan importante como gestionar las vacaciones. Sin embargo, nos veremos obligados a dar las vacaciones de uno en uno. La antigüedad o la carga de trabajo puede ser una buena forma de dar prioridad. Lo que tampoco podemos hacer es imponer los días de vacaciones, lo ideal es que esté pactado. Además, hay que informar a los nuevos trabajadores de los criterios para el reparto vacacional.
4. Pasar por alto los festivos locales y autonómicos
Cualquier trabajador tiene derecho a 30 días naturales o 22 laborales de vacaciones, a no ser que el convenio o el contrato del trabajador amplíen ese periodo. A estos días hay que añadir los festivos locales, autonómicos o incluso nacionales que no cuentan para las vacaciones de los trabajadores. Debes tener presente el calendario laboral local, ya que si no lo hacemos los números pueden no salirnos. También hay que valorarlos de cara a posibles puentes, donde algún trabajador gaste días festivos.
5. Cambios de última hora
Una vez repartidas las vacaciones, hay que tratar de evitar los cambios de última hora. Cuando son cambios entre dos trabajadores que permutan los días de vacaciones la situación no es tan grave, pero si hablamos de cambios que afectan a un solo trabajador podemos generar un conflicto. Más si la productividad de la empresa se puede ver afectada.
6. Compartir la gestión de vacaciones
Delegar funciones es la mejor forma de gestionar la empresa, pero uno de los aspectos que solo deberían estar manos de una sola persona es la gestión de las vacaciones. Y tenemos dos razones para ello. La primera es que cuantas menos autorizaciones haya, mejor. Si la comunicación es directa, evitamos duplicidades y conflictos si una persona dice que sí y otra que no. La segunda, si solo las gestiona una persona, evitamos errores que nos cuesten tiempo… y dinero.
Siguiendo estos pasos, es más fácil gestionar las vacaciones de nuestra plantilla. Contar con la ayuda de una plantilla de Excel para gestionar las vacaciones nos puede ayudar a hacer un mejor trabajo, pero la clave es mantener una buena comunicación con los trabajadores que nos permita una gestión eficaz de las vacaciones.
