Un Sistema de Información de Recursos Humanos o SIRH se trata de una serie de soluciones tecnológicas cuyo objetivo es ayudar a gestionar y mejorar los procesos de las empresas. Normalmente se tratan de un conjunto de softwares destinados a cubrir las diferentes funciones del departamento de los Recursos Humanos de las empresas.
Así pues, podemos decir que un SIRH es un conjunto de herramientas digitales que facilitan las tares a los responsables de Recursos Humanos, permitiéndoles desarrollar sus tareas con una mayor eficiencia. Normalmente estos sistemas suelen incluir funcionalidades relacionadas con el control horario, la gestión de la formación, el clima laboral o el reclutamiento.
Ventajas de contar con un Sistema de información de Recursos Humanos
Como ya hemos explicado, groso modo, un sistema de información de recursos humanos facilita las tareas de los RRHH, pero, ¿de qué manera? ¿Cuáles son los beneficios?
Aunque dependiendo del tipo de empresa y forma de organización los beneficios pueden ser muy variados, generalmente las ventajas de un SIRH son la siguientes:
- Reducción de los costes operativos: contar con un software de recursos humanos reduce el tiempo y los recursos que se destinan a cubrir las funciones del departamento.
- Información veraz: su recopilación y gestión de datos, a menudo en la nube, propicia una información precisa y actualizada, además de la democratización de los datos.
- Mayor autonomía de la plantilla: los empleados pueden gestionar y conocer su información relacionada con la empresa, ya sean datos personales o aspectos como los días de vacaciones o el registro horario.
- Mejora de la comunicación: este tipo de herramientas suelen contar con funciones que facilitan el contacto entre las empresas y los trabajadores.
- Mejora de la cultura empresarial: contar con un SIRH crea un enlace entre las empresas y los empleados, todos saben que pueden acudir al software en búsqueda de respuestas o asesoramiento. Es por ello que llegan a convertirse en un punto muy importante dentro de la cultura empresarial.
¿Qué funciones debe tener un Sistema de información de Recursos Humanos?
Aunque la lista de las funcionalidades de un software de recursos humanos pueden ser infinitas, puesto que existen empresas de todas las tipologías, sí que es cierto que de cara al funcionamiento y la gestión de los recursos humanos es importante que esta herramienta cuente con unas funcionalidades básicas. Son las siguientes:
Control horario
Resulta altamente indispensable, y más con la aplicación de la Ley de control horario, que este tipo de software para RRHH cuente con una función para poder realizar el control horario de los trabajadores. Mediante una herramienta de control horario, se podrá realizar el registro horario de forma correcta y establecer el horario de los trabajadores.
Además, muchos softwares también incluyen la opción de la bolsa de horas mediante la cual los trabajadores pueden organizarse de forma correcta sus horas de más.
Gestión de ausencias y vacaciones
¡Un must! Los departamentos de recursos humanos dedican mucho tiempo y esfuerzos en gestionar las vacaciones de los empleados, así como sus ausencias o bajas laborales. En equipos grandes, además, resulta bastante complicado poder organizar las vacaciones de toda la plantilla de forma eficaz. Es por ello que esta funcionalidad permite gestionar estos trámites de la mejor manera posible.
Planificación de tareas
Hoy en día, muchas empresas trabajan por proyectos o por objetivos, por ello resultan indispensable confiar en un software para la planificación de tareas. Esta función permite organizar el trabajo a realizar en cada proyecto e identificar en qué fase de la producción se encuentran. De esta manera el trabajo se planifica y se saca adelante de forma eficaz.
Panel de empleado
La funcionalidad que permite a los empleados autogestionarse, se trata del lugar en el que se encuentra toda la información relacionada con los empleados y sus gestiones. Aquí suelen poder acceder a sus nóminas, comunicarse con la empresa, firmar el parte de horas, acceder a documentación… Se trata de su propio espacio dentro del software.
Gestor documental
Esta función permite reducir las cadenas de e-mail innecesarias y la pérdida de documentación importante. Se trata de un lugar en el que, tanto la empresa como los trabajadores pueden guardar documentación y compartirla. Así pues, se trata del espacio perfecto en el que consultar y firmar las nóminas, contratos o el parte de horas.
Hiring
Esta funcionalidad cuenta con todo lo indispensable para que las empresas puedan optimizar el proceso de captación de talento. La funcionalidad hiring se centra en los procesos de selección, agilizando la búsqueda de talento, algo realmente importante para la cultura empresarial.
Evaluación de desempeño
Medir el rendimiento laboral suele ser una tarea complicada y, a veces, controvertida. Esta funcionalidad permite comprobar los resultados de los empleados a través de diferentes parámetros y garantizando la confidencialidad durante los procesos.
Organigrama
¿Quién es quién en la empresa? Los Softwares de Recursos Humanos suelen contar con un apartado donde se encuentra el organigrama empresarial, que permite saber quién es quién en la jerarquía de la empresa.
Informes y estadísticas
Por último, algo realmente importante, la generación de informes y estadísticas. Sin ellos, el resto de funcionalidades no se ven completas. Un software de RRHH debe, ante todo, resumir, facilitar y agilizar, es por ello que los informes y las estadísticas relacionados con sus funcionalidades son indispensables.
