Sistemas de apoyo a ejecutivos, sistemas de soporte de decisiones, sistemas de procesamiento de transacciones, sistemas de información administrativa, sistema de información de marketing, sistemas estratégicos, sistemas expertos de soportes a la toma de decisiones y sistemas para la toma de decisiones en grupo son los tipos de sistema de información que existen. En el ámbito empresarial la información desempeña una labor muy valiosa. Entre otras cosas contribuye a conocer mejor la situación de la compañía y a analizar las estrategias que se desarrollan para su adecuado funcionamiento. Por ello, los sistemas de información en la empresa son tan importante para su desarrollo.
Las empresas precisan estar al día y conocer información vinculada con el funcionamiento y evolución del negocio, como las ventas, el inventario o la contabilidad. Pero también necesitan conseguir otros datos asociados con los clientes, en donde se incluyen los hábitos de consumo, los gustos del mercado, las necesidades y el tipo de estrategia a seguir para conectar con el público. Para captar esta información, las organizaciones se benefician de los sistemas de información empresarial.
Estos recursos software permiten que las compañías obtengan de forma automatizada información de interés que les facilite el proceso en la toma de decisiones, al tiempo que mejora la ventaja competitiva de la empresa. Esta herramienta tecnológica consigue la captación de datos, procesarlos y transmitirlos a los componentes de la organización. Para que este sistema de información resulte eficaz hay que disponer de unos datos de relevancia para el negocio, además de adaptarse a las necesidades exactas de la entidad.
Clasificación de los sistemas de información
En la actualidad conviven una gran diversidad de sistemas, cada uno de ellos pensados con un objetivo concreto. Entre las clases de sistemas de información se encuentran las siguientes:
- Sistemas de información administrativa (MIS): El Management Information System se ocupa de facilitar la infromación de interés a la gerencia de la compañía, sobre la situación general del negocio.
- Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS): El Transaction Processing System se ocupa de almacenar y procesar la información referida con las transacciones comerciales y operaciones de la compañía. Estos datos se emplearán a cotninuación por los sistemas de apoyo a la toma de decisiones.
- Sistemas de soporte de decisiones (DSS): El Decision Support System es una herramienta que contribuye a la toma de decisiones. Consiste en la combinación y estudio de datos que aportan información de valor para ayudar a resolver cuestiones concretas.
- Sistemas de apoyo a ejecutivos (EIS): está pensada para extraer información de interés para conseguir las metas estratégicas de la organización.
- Sistemas para la toma de decisiones en grupo (GDSS): el Group Decision Support System contribuye a compartir la información entre los componentes del equipo, para que de esta manera tengan la posibilidad de trabajar en equipo y asumir decisiones conjuntas.
- Sistemas expertos de soportes a la toma de decisiones (EDSS): estos sistemas se centran en el conocimiento de áreas concretas y actúan como consultores expertos.
- Sistemas estratégicos: tienen el propósito de lograr ventajas competitivas por medio de la utilización de la tecnología de la información. Buscan alcanzar ventajas que lo competidores no tengan.
- Sistema de Información de Marketing: cuenta con la función de promocionar y vender los productos existentes, además del desarrollo de nuevos artículos para los clientes ya existentes y para los que puedan surgir en el futuro.
Además de estas clases de sistemas de información, también hay otras que recopilan información con el propósito de mejorar las estrategias corporativas, analizar y conocer la contabilidad y finanzas de la empresa, mejorar la relación con los consumidores o la gestión del personal. Cada vez resultan más común la creación de sistemas de información integrales, que reciben el nombre de ERP, que son las siglas de Enterprise Resource Planning, que recogen, estudian y transmiten datos de interés referentes a varios campos.
Este software aglutina procesos de producción, logística, ventas, contabilidad de la compañía o gestión de proyecto con el objetivo de mejorar la gestión empresarial, disminuir costes y plazos, además de favorecer la competitividad de la compañía.
Los sistemas de información en las empresas
Uno de los puntos fundamentales en cualquier organización empresarial es la información. Los emprendedores y pymes, deben tener en cuenta que la información posee un valor muy alto para el correcto funcionamiento de la empresa, ya que nos llevar la gestión empresarial y tomar las decisiones correctas en cada momento. Por ello, los sistemas de información en las empresas son imprescindibles para realizar el análisis de la situación empresarial y desarrollar las diferentes estrategias que nos permitan mejorar el rendimiento y conseguir los objetivos de la organización.
¿Por qué son necesarios los sistemas de información?
Muchas veces, tendemos a pensar que la información necesaria para conseguir un mayor número de beneficios se centra en las ventas, compras, etc. Sin embargo, para llevar una buena administración de la empresa, hay que conseguir la máxima información disponible de todos los departamentos y ámbitos de la empresa. Solo así, podremos mejorar en todos los aspectos de la empresa como el proceso productivo, los recursos humanos, contabilidad, etc. Debemos obtener una visión holística de la empresa para saber reunir toda la información de la que disponemos y tratarla correctamente.
Es imposible que las persones recolecten toda la información sobre la empresa a mano, por lo que la tecnología se vuelve a hacer necesaria para gestionar los diferentes flujos de información de la organizaciones empresariales. Esta tecnología nos permite la mecanización de los procesos y la recopilación automático de todos los datos de la empresa. De esta forma, se puede llevar un control de la empresa instantáneo y hacer que cuadren todas las cuentas de la empresa.
También debemos tener en cuenta que para que los sistemas de información sean útiles, nos deben aportar la información que realmente es necesaria. Si queremos conseguir la información relevante para la empresa, deberemos adaptar los sistemas de información a las necesidades y características de la empresa. Además, la organización de la empresa también influirá en las gestión y los flujos de información. Dependiendo de la estructura empresarial serán unos modelos de gestión de información diferente.
Si quieres mejorar los flujos de información en tu empresa para llevar una mejor gestión empresarial, puedes consultar toda la información disponible sobre los sistemas de información:
¿Qué es un sistema de información?
El sistema de información en la empresa constituye el conjunto de recursos de la compañía que sirven como soporte para el proceso de captación, transformación y comunicación de la información. Un sistema de información debe resultar eficaz y eficiente. Resultará eficaz cuando facilita la información precisa, y será eficiente si lo hace con la menor cantidad posibles de recursos.
Los sistemas de gestión de la información empresarial deben adaptarse a las necesidades exactas de cada compañía y a su estructura organizativa. Cuando se aborda la implantación, nunca se parte de cero, ya que todas las organizaciones cuentan con algún tipo de información, ya sea con distintos grados de calidad y con unos niveles de accesibilidad que pueden ser mejores o peores.
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Definición de sistema de información
Un significado de sistemas de información de la empresa puede ser el conjunto de componentes que interaccionan entre sí con el propósito de alcanzar un objetivo determinado, el cual debe satisfacer las necesidades de información de dicha empresa. Estos componentes pueden ser actividades, recursos materiales, personas o datos, que deben además procesar la información y distribuirla de la manera más correcta para satisfacer las necesidades de la organización empresarial en cuestión.
La principal meta de un sistema de información es respaldar la toma de decisiones y gestionar todo lo que suceda en ella. Existen dos tipos de sistema de información en la empresa: los formales y los informales. Los primeros utilizan estructuras sólidas como pueden ser ordenadores, mientras que los segundos se decantan por sistemas más tradicionales y antiguos, como el boca a boca en la comunicación o el uso del papel.
El estudio de las sistemas de información apareció como una subdisciplina de las ciencias de la computación con el propósito de racionalizar la administración de la tecnología dentro de las empresas. Desde una perspectiva empresarial, hay varias clasificaciones de los sistemas de información. Algunos ejemplos pueden ser los siguientes:
- Sistemas de información gerencial: con el propósito de resolver conflictos en organizaciones.
- Sistemas de procesamiento de transacciones: se ocupan de gestionar la información en el contexto de los intercambios comerciales.
- Sistemas de información ejecutiva: para los directivos.
- Sistemas de soporte a decisiones: los factores que hacen a la empresa qué rumbo tomar.
- Sistemas expertos: emulan el comportamiento de un experto en un dominio determinado.
- Sistemas de automatización de oficinas: aplicaciones que colaboran en el trabajo de administración.
¿Para qué sirve un sistema de información?
Los sistemas de gestión de la información empresarial son un organismo que recoge, procesa, almacena y distribuye información. Resultan esenciales para ayudar a los responsables de un negocio a conservar ordenada la empresa y a analizar todo lo que sucede en ella, además de crear nuevos servicios o productos que la ubiquen en una mejor posición.
En muchas ocasiones, el concepto de sistema de información de la empresa suele usarse como sinónimo de sistema de información informático, en gran medida porque en muchas ocasiones la mayor parte de los casos los recursos materiales de un sistema de información están compuestos por sistemas informáticos en su totalidad. Sin embargo, un sistema de información no requiere obligatoriamente de estos recursos.
Los sistemas de información son una combinación de tres partes esenciales, como son las personas, los equipos de tecnología y los procesos del negocio. Un sistema de información debe cumplir con una serie de requisitos básicos interactuando entre sí, como son:
- El hardware: equipo físico usado para el procesado y almacenamiento de datos.
- El software y los métodos empleados para extraer información.
- Los datos que representan las actividades de las organizaciones.
- La red que permite compartir recursos entre dispositivos y computadoras.
- Las personas que se ocupan de desarrollar, conservar y utilizar el sistema.
Elementos de un sistema de información
Los sistemas de información en las empresas son un conjunto de elementos que pueden incrementar la competitividad de la empresa, proporcionando una mejor información para la toma de decisiones. De ahí que muchas entidades optan por implementar este tipo de sistemas con el propósito de mejorar la eficiencia y la eficacia en sus procesos. Todos los elementos de los sistema de información se relacionan entre sí para procesar los datos y lograr una información más elaborada, que se distribuirá de la mejor manera posible entre los miembros del grupo. En definitiva, el significado de sistemas de información es el conjunto de procesos, tecnologías, aplicaciones de negocios disponibles para las personas en el seno de una compañía.
Componentes de un sistema de información
Para entender un poco mejor este concepto te mostramos a continuación los elementos esenciales de un sistema de información, que deben interactuar entre ellos:
- Hardware: hace referencia a la tecnología de almacenamiento, comunicaciones, entradas y salidas de datos.
- Software: se trata de los programas orientados a la recogida de datos, almacenamiento, procesamiento y análisis, generando información para el consumidor final.
- Datos: son las porciones de información donde se encuentra todo el valor.
- Procedimientos: se refiere a las políticas de negocio que se aplican a los procesos de la compañía.
- Usuarios: son los que encargan de interactuar con la información sacada de los datos, suponiendo el componente esencial para que triunfe o fracase cualquier proyecto empresarial.
- Retroalimentación: al tratarse de la base para la mejora permanente, es un elemento esencial de cualquier sistema de información.
Para conseguir una definición lo más completa posible de este concepto hay que tener en cuenta estas seis partes de un sistema de información. En ocasiones, de manera equivocada, con este término se hace referencia solo al software, dando por supuestos el resto de componentes. No obstante, estas son algunas de las partes de un sistema de información.
En el diseño de un sistema de información empresarial hay dos factores críticos hacia los que deben centrarse los esfuerzos, al margen del punto de vista desde el que se trate. Son los siguientes:
- Calidad de la información: complejidad, fiabilidad, exactitud y consistencia.
- Satisfacción del usuario: velocidad, accesibilidad, visualización, personalización y precisión.
Todos los sistemas de información tienen como misión ayudar en la gestión empresarial y toma de decisiones. En este sentido, la agilidad ocupa un papel de gran trascendencia, sobre todo si se tiene en consideración el gran dinamismo del mercado actual. Para ello también resulta importante la visualización, ya que de ella depende:
- La profundidad de las conclusiones que se obtengan a la vista de la información.
- La velocidad del usuario en el momento de la interpretación de los contenidos.
- La eficacia en el instante de compartir datos con otros usuarios.
Una vez que se asegure la calidad de los datos, que es un elemento crítico y que impediría cualquier avance en términos de empresa, la siguiente fase nos llevaría a trabajar en búsqueda de la satisfacción del cliente, ya que se trata de quien entra en contacto con los datos de forma directa.
Los sistemas de información deben presentar una interfaz amigable, de fácil manejo y que resulte intuitiva. Además, son preferibles las opciones de software que faciliten la personalización. No hay que pasar por alto que resulta importante también asegurar el acceso en términos de conectividad.
Por otro lado, hay cuatro actividades en un sistema de información que crean la información que esas empresas precisan para la toma de decisiones, controlar operaciones y crear nuevos servicios o productos. Se tratan de:
- Recopilación: recogida de datos en bruto tanto del interior de la organización, como del exterior.
- Almacenamiento: guardar la información recopilada.
- Procesamiento: esta entrada de información se ordena de una manera más clara.
- Distribución: transfiere la información procesada a los órganos que vayan a utilizarla.