Muchas veces hablamos de cuestiones como la motivación o la capacidad de trabajar en equipo como factores clave a la hora de mejorar el rendimiento laboral de cualquier trabajador, pero hay un elemento clave pasamos por alto: la capacidad de organizarse. Un trabajador organizado será más productivo que uno más caótico, tendrá tiempo para todo, y la empresa lo notará. Si quieres saber cómo aprovechar mejor el tiempo, no te pierdas los siguientes trucos para organizarte mejor en el trabajo.
Prioriza tareas
Sin lugar a dudas, priorizar tareas es la mejor forma de organizarnos el trabajo. Por muchas tareas que tengas, habrá unas más urgentes que otras y eso debería ser lo primero en lo que nos fijemos al planificar nuestra jornada laboral. Empezando por lo más importante, las consecuencias de no hacer las tareas secundarias son menores a las de no completar una tarea crucial. Hay quienes prefieren empezar por las tareas más pesadas para acabar con las ligeras -lo contrario es un error-, pero hay que diferenciar entre lo urgente y lo importante y buscar un equilibrio.
Para organizarnos bien y tener claro cuál es la tarea prioritaria en cada momento, una de las mejores cosas que puedes hacer es utilizar la plantilla Agenda Organizadora que hemos desarrollado en Emprendepyme. Se trata de un documento donde puedes anotar todas tus tareas, clasificarlas según el grado de importancia y dificultad y organizarte mucho mejor el día a día en el trabajo. Además, puede funcionar como to do list, con casillas de verificación, y puedes añadir tantas categorías como quieras.
¿Cuál es la tarea más compleja?
Decíamos que después de la importancia, lo segundo en lo que nos deberíamos fijar es en la complejidad de las tareas. Este es un factor clave en la organización, ya que cuanto más compleja sea la tarea más tiempo necesitarás para llevarla a cabo y deberás reservarle más tiempo en la agenda. Aunque cada persona es un mundo, se recomienda hacer primero las tareas que nos exigen una mayor concentración y dejar para última hora los trabajos mecánicos, más automatizados, que no tienen esa exigencia.
En este sentido, conviene ser realistas con el tiempo que dedicaremos a cada tarea. No puedes fijarte objetivos imposibles, sino la agenda no te servirá de nada. Si tienes que afrontar una tarea que durará una hora, no tiene sentido dedicarle solo 45 minutos en nuestra agenda. Si no te organizas bien, aparecerá el estrés y te sentirás mal porque no has podido cumplir con el objetivo previsto. También hay que pensar en la calidad: por abarcar muchas tareas no podemos hacerlas deprisa y corriendo, ya que luego habrá que corregir errores, un tiempo que perderemos.
Aquí podemos incluir lo de delegar tareas. Muchas veces es imposible llegar a todo, así que si puedes delegar tareas en un compañero podrás dedicarte de forma más eficiente a los trabajos que tienes pendientes. Y aunque parezca una tontería, la creación de listas de tareas, como las de la plantilla Agenda Organización de la que hablábamos antes, te ayudará a organizarte mucho mejor, sabiendo qué hay que hacer en cada momento y la dificultad de la plantilla. El tiempo que inviertas en prepararla lo recuperarás de sobra gracias a la mejor organización.
Evita las distracciones
Un último elemento que nos ayudará a organizarnos mejor y aprovechar más el tiempo de trabajo es renunciar a cualquier distracción que nos impida aprovechar el tiempo al máximo. Distracciones o malos hábitos, ya que estar revisando continuamente si te ha llegado un correo electrónico, si te han enviado un Whatsapp o darte una vuelta por las redes sociales te hará perder el tiempo. Pon el móvil en silencio, o incluso apágalo si tienes un teléfono de trabajo, y tu productividad aumentará.
