Dentro de una misma empresa nos podemos encontrar con diferentes sistemas de gestión, como el que se utiliza en el área administrativa o el que se emplea en la operativa. Se trata de unos sistemas que incorporan las tecnologías de la información y la comunicación; pero no son los únicos que hay en la compañía. El área de recursos humanos también debería contar con su propio sistema de gestión de recursos humanos, una herramienta muy útil a la hora de realizar la gestión del personal.
¿Qué es un sistema de gestión de RRHH?
Podríamos definir a los sistemas de gestión de recursos humanos como los encargados de establecer la relación entre la gestión de los recursos humanos y la tecnología de la información. Gracias a estos sistemas de información, las empresas pueden automatizar muchos aspectos relacionados con la gestión de los recursos humanos. Por una parte, esto ayuda a reducir la carga laboral de recursos humanos; y por la otra es una forma más de mejorar la eficiencia del departamento de normalización de procesos de recursos humanos.
Para desempeñar esta importante labor, que muchas veces pasa desapercibida en la empresa, el equipo de RRHH cuenta con la ayuda de un software de información de recursos humanos. Cada vez son más las empresas de software que lanzan programas y aplicaciones dirigidas al equipo de recursos humanos para facilitarles todavía más las cosas gracias a la automatización de tareas y una mejora de su ordenación. En Negokai son expertos en la implementación de herramientas online de recursos humanos, ya sea de pago o libre, hay un amplio catálogo de software de gestión de recursos humanos.
A la hora de elegir un software de información de recursos humanos hay que tener en cuenta una serie de factores, como que cubra todas las necesidades del departamento, desde las áreas generales a las subáreas que puedan existir, o que esté totalmente integrado. Así, la información que se añade a un módulo afecta inmediatamente al resto de módulos del sistema. Debe ser flexible para que el departamento de recursos humanos lo modifique según sus necesidades, y seguro para evitar que quienes no deberían acceder a él accedan a cierta información.
¿Para qué sirve un software de RR.HH.?
Contar con un buen sistema de gestión de recursos humanos nos ayuda a digitalizar toda la información sobre la plantilla de la empresa. Así, la información se añade a los conocimientos de los sistemas de gestión de la empresa, y el equipo de recursos humanos puede planificar mucho mejor los recursos empresariales de los sistemas de la empresa. Esta información también puede servir para poner en marcha programas de formación de trabajadores, gestionar los turnos de trabajo, etc.
Los sistemas de gestión de recursos humanos de una empresa también deberían estar orientados a facilitar los controles administrativos para promover una mejor gestión. De esta forma es más fácil que el departamento de RRHH pueda hacer una base de datos eficiente para la emisión de planillas, recibos, cheques de liquidaciones y otros documentos que forman parte del expediente digital del personal, siempre a partir del registro de asistencia de los empleados y a las normas administrativas de la empresa. Los informes estadísticos también son una forma más de autoevaluación que tiene la empresa para saber si está haciendo bien las cosas.
Hace unos años, las funciones de recursos humanos se limitaban a las tareas administrativas de nóminas y el desarrollo de actividades de bienestar empresarial; pero poco a poco su área de influencia ha ido creciendo hasta el punto de tomar decisiones clave para el rumbo de la empresa. Sus aciertos pasan a menudo inadvertidos, son medallas que acaban colgándose otros, pero sin un departamento de recursos humanos que realice una buena gestión del equipo humano de la empresa cada vez es más difícil competir en el mundo de los negocios.
Ventajas del software de recursos humanos en pymes
Uno de los errores más habituales a la hora de gestionar una pequeña o mediana empresa es darle la espalda a la tecnología, rechazar el uso de productos como el software de recursos humanos. Cierto es que la gestión de equipos pequeños es infinitamente más fácil que la de una gran plantilla, pero contar con un software de recursos humanos en tu pyme también tiene incontables ventajas, como la optimización de todos tus recursos.
1. Optimizar procesos
Contar con un software de gestión de recursos humanos te permitirá optimizar todos los procesos, ya que cumple con varias funciones. Por una parte ejerce como asesor, compartiendo a tiempo real los datos y actualizaciones de cada trabajador, por ejemplo si está de baja médica; pero también puede ejercer como director del equipo o de marketing. Tendrás toda la información de la empresa en un solo lugar, siempre accesible desde cualquier punto, y podrás controlar a la vez diferentes procesos.
Este tipo de software también nos alerta ante problemas o incidencias, y nos permiten buscar una solución. Por ejemplo, si en un departamento los trabajadores han solicitado vacaciones y se solapa con ausencias de otros empleados del mismo departamento. Es importante para el responsable de recursos humanos gestionar y contar con la información necesaria antes de aceptar o denegar peticiones de vacaciones para que el resto del equipo no se vea entorpecido.
2. Las vacaciones
Y hablando de días libres, el software vacaciones os permitirá gestionar de forma más eficiente las vacaciones de los trabajadores. La mayoría de los empleados preferirá hacer vacaciones en agosto, en Semana Santa, en Navidad y aprovechar todos los puentes para hacer una escapada o disfrutar del tiempo libre con la familia, y eso puede ser un problema en una empresa pequeña o mediana, que verá afectada su capacidad y producción. Este tipo de software nos permite diseñar un calendario de vacaciones que incluya también los días libres a lo largo del año.
4. Menos estrés para el responsable de recursos humanos
En una pequeña o mediana empresa el departamento de recursos humanos suele ser muy pequeño, formado muchas veces por un solo trabajador. Es más, puede que ni siquiera exista, que sea el propio jefe el que se encarga de todos estos asuntos. Pues bien, este tipo de software lo liberan de las típicas consultas que solemos hacer los trabajadores a este departamento ya que se puede automatizar, y el trabajador hará las consultas y obtendrá las respuestas digitalmente.
5. Ventajas para el trabajador
Tus propios empleados también se beneficiarán de contar con uno de estos software de recursos humanos en la empresa. Una de las ventajas más destacadas es que podrán consultar a tiempo real sus datos personales, lo que incluye nóminas, documentación y ausencias. También lo pueden utilizar para las peticiones de vacaciones o incluso para conocer la estructura de su empresa.
Todo esto sin olvidar que documentos como los contratos o las nóminas de los trabajadores quedan registrados en este software, y los trabajadores pueden acceder a ellos siempre que los necesiten, asegurándose de no perderlos y sin tener que pedírselos a nadie. Contar con un software de recursos humanos mejora la fluidez de la comunicación entre empresa y trabajadores, e independientemente del tamaño de la empresa introducir este tipo de herramientas tendrá efectos positivos en la productividad de la compañía y en la gestión de unos recursos que muchas veces son escasos.
