Las reuniones de trabajo son una de las actividades más comunes en las empresas. Estas son necesarias en cualquier ámbito y departamento de la organización. Es la forma más eficiente de gestionar equipos, y así, compartir información interna o externa fácil y eficazmente.
Las reuniones tienen muchas funcionalidades, de hecho, según su objetivo e incluso según quien la convoque las podemos clasificar de una o de otra forma. En este artículo vamos a diferenciar los niveles organizativos de las reuniones de trabajo. Así como, a analizar las tipologías más comunes en el ámbito empresarial.
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Niveles de las reuniones de trabajo
Según el tiempo de celebración podemos encontrar 4 tipos de reuniones. La periodicidad con la que se organiza un reunión de trabajo nos puede dar una pista de la importancia del tema y de la comunicación entre las partes para la coordinación del proyecto.
Reuniones diarias
También se llaman Dialy Huddles, y son aquellas reuniones de duración corta que se celebran normalmente al iniciar la jornada. Y que reúnen cada día a todos, o la mayor parte, de los empleados de la plantilla.
Estas cortas reuniones de trabajo tienen como objetivo hacer públicos los logros obtenidos, o informar de los avances que se realizan en cada uno de los proyectos. El comunicarse y hacer un seguimiento de los logros del resto de los empleados puede servir como motivación laboral para el resto de compañeros.
En estas podrían entrar las reuniones de pie, que son reuniones sencillas y poco extensas.
Reuniones semanales
Las reuniones de trabajo semanales suelen tener una extensión mayor. Normalmente desde unos 40 minutos a 1 hora. Estas se pueden organizar a principio de semana si se van a evaluar los resultados de la semana anterior y presentar los próximos. O bien, a final de semana para hacer un análisis de todo lo acontecido.
En las reuniones semanales se deben incluir un análisis un poco más profundo de los objetivos empresariales, las metas de la semana. E incluso, los cambios o conflictos que se han podido ocasionar.
Reuniones mensuales
Las reuniones de trabajo mensuales siguen otra dinámica diferente a las anteriores. Generalmente, se suelen organizar por departamentos. Son más largas y se celebran a final de mes con el objetivo de evaluar y planificar. Es conveniente que estén todos los miembros del equipo, pero si no pudiese darse esta situación estas claves para realizar reuniones a distancia te serán muy útiles.
Estas reuniones de trabajo tratan temas de relevancia para el trabajo en equipo. Es aconsejable que cuenten con la figura de un moderador para dar voz a todos los participantes.
Reuniones anuales
Las reuniones de trabajo anuales, también conocidas como retreats, son las más importantes. Su periodicidad es anual porque en ellas se trata la conclusión y consecución de los objetivos propuestos para el ciclo anual. En esta también se trata de definir a grandes rasgos los objetivos que van a marcar el desarrollo de las actividades empresariales del siguiente curso.
Este tipo de reuniones se suele celebrar en un lugar externo a la empresa al final del curso empresarial. En ellas participan todos los responsables de los proyectos, los directores y empleados, sin importar la jerarquía de la empresa. Estos 4 consejos para triunfar en una reunión de trabajo te ayudarán en la consecución del éxito.
Modalidades de reuniones de trabajo
Las reuniones de trabajo por Skype, por Zoom o por cualquier otra herramienta de comunicación interna son una gran opción cuando tu equipo trabaja desde casa o desde diferentes localizaciones.
Existen muchos tipos de reuniones de trabajo. En cualquier dinámica empresarial o de negocios podemos encontrar desde las más clásicas reuniones de trabajo generales, de negocios y de dirección. Sin embargo, existen muchas más modalidades de reuniones más productivas para empresas. A continuación te mostramos las diferentes formas de celebrar estas reuniones.
- Reuniones de trabajo informativas: El objetivo básico de estas reuniones es trasmitir las decisiones definitivas sobre algún asunto que concierne a la empresa.
- Reuniones de trabajo formativas: buscan incrementar la productividad del equipo mediante la formación individual.
- Reuniones de trabajo de estrategia: se celebran para definir el plan estratégico de los proyectos. Definir las fases y todos los aspectos esenciales que lo conforman.
- Reuniones de trabajo creativas: estas reuniones tratan de mejorar los proyectos contando con las sugerencias de todos los miembros del equipo. Sirve para contemplar nuevas perspectivas de desarrollo.
- Reuniones One to One: sirven para tratar conflictos pues se basan en el diálogo.
Todas estas modalidades coinciden con el objetivo principal hacer público y coordinar. Por ello, la clave para lograr una reunión productiva es controlar todos los detalles previamente y saber cómo organizar una reunión de trabajo efectiva. Elegir un buen lugar, dar voz y participación a todos los asistentes. Y por supuesto, que se tenga en cuenta lo que se habla en un acta de reunión de trabajo que nos permita mejorar en el caso que se vuelva a producir la misma situación.
