En una reunión de trabajo es esencial dominar aspectos que en otras situaciones nos parecerían irrelevantes. Aspectos como la ropa, el tono, el discurso y el lugar, en este artículos encontrarás algunos consejos para triunfar en una reunión de trabajo.
En la gestión de equipos debemos cuidar cada detalle, pues lo que aparentemente no tiene importancia la suele tener en el mundo empresarial. Esta lista te ayudará a sentar algunas bases para conseguir la máxima eficacia en las reuniones de trabajo.
Rido || Shutterstock
Las 4 variables del éxito para las reuniones de trabajo
Cuando acudimos a una reunión de trabajo en la que nos han convocado no importa nuestro rango. Tanto si se trata de directivos como de trabajadores estamos allí porque se quiere tener en cuenta nuestra opinión. Para algunas personas es complicado hablar de forma pública por los nervios. A continuación conocerás las 4 claves que has de cuidar para triunfar en las reuniones de trabajo.
1. El tono
El tono es uno de los aspectos más claves que se deben definir antes de cualquier reunión. Conocer al interlocutor puede ayudar. Pero si por el contrario no conocemos a la otra parte es necesario tener en cuenta algunos aspectos como:
- Tipo de relación: El tipo de relación que exista entre el convocante y convocado de la reunión va a determinar el tono. En tanto que no usaremos el mismo tono si se trata de una relación laboral o si por ejemplo, ya existe algún tipo de contacto previo de confianza.
- Finalidad del contacto: El objetivo de la reunión es también uno de los condicionantes más importantes para determinar el tema. Porque no es lo mismo establecer el tono para un nuevo contacto comercial que para otros tipos de reuniones de trabajo, el tono se ha de trabajar y cuidar.
El tono determina, a su vez, dos de las variables que más influyen en la consecución del éxito en las reuniones de trabajo. Estos dos son el discurso en sí y la forma de vestir que veremos a continuación. Ya sea una reunión de trabajo a través de Skype, Zoom o presencial es importante marcar un tono adecuado.
2. El discurso
En cuanto al discurso, es el elemento fundamental en una reunión de trabajo. Recordemos que se pueden crear nuevas relaciones distintas a las laborales en las reuniones de trabajo. Pero, sin embargo, lo que más interesa en el mundo laboral es crear nuevos contactos productivos en la esfera empresarial.
Para ello, existen una serie de pautas como:
- Definir los objetivos: Tras determinar que es esencial hacer una reunión de trabajo, hay que prepararla. Es esencial definir los objetivos por los cuales se celebra el encuentro.
- Planificar e invitar a participar en la reunión: Para que sea efectiva hay que avisar e informar del motivo de la reunión, con tiempo, al resto de asistentes. En este sentido debemos asegurarnos que solamente invitamos a las personas necesarias, de las cuales esperamos obtener información. En caso de que no todos pudiesen ir, estas son algunas de las claves para realizar reuniones a distancia más productivas, que te serán muy útiles.
- Establecer una estructura: Por último establecer una guía, un patrón de todos los temas y orden con el que han de ser tratados. Este paso nos ayudará a escuchar todas las opiniones, a dejar tiempo para resolver dudas, a sintetizar y repasar las conclusiones.
Por todo esto, debemos definir el discurso de la reunión de forma previa. En este apartado debemos tener en cuenta que todo debe quedar documentado y ser compartido. Los datos del acta de reunión de trabajo deben compartirse porque nos servirán tanto para hacer un buen seguimiento de los objetivos y avances que se producen como para futuras ocasiones.
3. La apariencia
Es importante tener en cuenta tanto los aspectos físicos como lo que trasmitimos sin querer. Por ello, una de las 4 variables que se han de controlar a la hora de mantener relaciones empresariales es la imagen que trasmitimos, la apariencia.
Las personas nos creamos expectativas automáticas únicamente con la apariencia. En las reuniones de trabajo sucede lo mismo. La primera impresión que causemos es muy importante, será la base en la que establezcamos las relaciones.
Por todo ello, es tan importante saber elegir bien la ropa y complementos que vayamos a llevar a una reunión de trabajo. Hay que saber vestir para cada ocasión, y lo debemos hacer en función del lugar y el tono, de los que hemos hablado anteriormente, de la reunión.
4. El lugar
La última variable que debemos contemplar en la confección del clima adecuado para una reunión de trabajo es la elección del entorno. Si queremos conseguir los objetivos propuestos hemos de escoger un lugar apto que invite al diálogo apacible pero, que a su vez, muestre profesionalidad.
Además del lugar debemos cuidar la elección del día y la hora. Ajustarse a la jornada laboral de ambas partes puede ser complicado pero se debería agendar un día en que a ambos les convenga, y una vez establecido intentar no cambiarlo salvo razones de peso. En este sentido debemos exigir puntualidad a ambas partes. La puntualidad es un signo de profesionalidad.
Ahora que ya sabes cuales son los determinantes en el éxito de una reunión de trabajo, ¿a qué esperas para ponerlos en marcha? Aprende a organizar una reunión de trabajo efectiva con el método de reunión de trabajo Scurm y saca el máximo rendimiento.
