Cuando tu equipo teletrabaja o trabaja desde casa es necesario contar con diversas herramientas de comunicación que permiten las videollamadas y las reuniones de trabajo. Skype es una de estas herramientas que simplifica las videollamadas y permite que todo el equipo esté al tanto de cada proyecto. En este artículo repasamos todas las cuestiones relevantes sobre cómo hacer una reunión por Skype, como convocar una reunión por Skype y otras dudas sobre el tema, sigue leyendo e infórmate.
Como programar una llamada en Skype
Ya sea una reunión de trabajo informativa, una reunión de trabajo estratégica, una reunión de trabajo one to one o cualquier otro tipo de reunión siempre es importante planificarla para que todos los miembros del equipo puedan asistir. Descubre cómo programar un llama de Skype y poder hacer reuniones online:
- En la parte derecha de la barra de escribir, puedes acceder y desplegar otras opciones, una de ella es "programar llamada".
- Al pinchar podrás programar la llamada, los datos que debes completar son el del título de la llamada, fecha y hora y se creará un aviso.
- Pulsa sobre enviar y a tu contacto o grupo de Skype se les enviará la reunión virtual programada y podrán aceptar y rechazar.
- En la pestaña de llamadas puedes consultar las llamadas programadas cada semana para organizar tu agenda y la de tu equipo.
Pasos para organizar una reunión de Skype
Organizar una reunión de trabajo efectiva no es tan sencillo como parece, y más cuando no se trata de una reunión presencial, es importante planificar la reunión, destacar el tema principal, repasar la estructura de la misma ante la gestión de equipos. Puedes hacer una videollamada de dos maneras o bien a partir de un grupo o bien sin tener un grupo previamente creado, toma nota y conoce los pasos para hacerlo fácilmente:
1. Cómo hacer una reunión de trabajo por Skype si tienes un grupo o a partir de un grupo
A veces las reuniones de trabajo a distancia son muy productivas, siempre y cuando se eviten las distracciones, se programe la reunión con antelación, se toma notas y se compartan los contenidos de la misma. Para hacer una reunión online por Skype puedes implementar los siguientes pasos:
- Abre la aplicación de Skype en tu ordenador.
- Escoge la opción de nuevo chat en el que podrás crear un grupo.
- Añade el nombre del grupo.
- Completa con una imagen.
- Incluye a cada una de las personas que formen parte del grupo.
- Después y cuando tengas todo personalizado, puedes pulsar sobre el iciono de la cámara que permitirá hacer la videollamada.
- En caso de que tengas un grupo previamente creado puedes directamente pasar al paso 6.
2. Cómo hacer una reunión por Skype sin un grupo
Para favorecer la comunicación interna de la empresa es imprescindible realizar reuniones de trabajo puntuales e informativas sobre resultados y objetivos. En este sentido, puedes preparar una reunión por Skype sin que tengas un grupo previamente creado, aquí tienes todas las indicaciones para hacerlo:
- En primer lugar abre la aplicación de Skype.
- Dentro puedes darle al botón de reunión que aparece en la parte superior izquierda. Esta opción permite hacer llamadas grupales con el resto de tu equipo.
- Entrarás a una pantalla de visualización donde puedes activar el micrófono y la cámara para comprobar que funcionan correctamente.
- Una vez comprobado, obtén el enlace de "compartir invitación" y puedes enviarlo por email a cada uno de los miembros del equipo para que se unan.
- Cuando esté todo listo, puedes darle a "iniciar llamada" y podrás empezar la reunión de trabajo.
- Una vez dentro puedes pulsar sobre el icono de agregar personas para añadir a otro empleado o puedes compartir el vínculo de nuevo para dar acceso.
Preguntas frecuentes sobre las reuniones en Skype
Anota las dudas más frecuentes sobre las reuniones online y el uso de Skype para que la gestión de equipos sea más eficaz:
¿Cuántas personas pueden estar en una llamada de Skype?
Con la app de Skype puedes crear reuniones de trabajo hasta con 50 personas de forma gratuita, tanto en el Skype de escritorio, como en la Web o el móvil.
¿Cuánto tiempo dura una videollamada en Skype?
Las videollamadas grupales en esta herramienta de comunicación tiene un uso máximo de 100 horas al mes y no más de 10 horas por día, según detalla la política de uso razonable de Skype. Sin embargo, no es necesario que estés tanto tiempo reunido con tu equipo, si llegas al máximo de horas quizás deberías cuestionarte si son necesarias tantas reuniones en lugar de aprovechar el tiempo efectivo de trabajo.
¿Qué necesitas para usar Skype en el trabajo?
A la hora de realizar una reunión online necesitas una serie de elementos que son claves para poder comunicarte y comprender todo lo que los demás miembros de la reunión desean trasladar:
- Conexión Wifi
- Cámara Web
- Micrófono
¿Qué otras funcionalidades tienen las reuniones por Skype?
Una de las mejores opciones de Skype para hacer reuniones es que puedes compartir la pantalla sin problemas y mostrar un Excel, un Powerpoint o cualquier herramienta que te ayuda a explicar el tema a tratar en la reunión.
Puedes grabar una videollamada y guardarla para luego analizarla, por ejemplo, en los casos de entrevistas a nuevos candidatos, esto es muy práctico.
Puedes poner un fondo con una imagen predeterminada o desenfocarlo.
¿Cómo salir de una reunión en Skype?
Puedes salir de la reunión pulsando sobre el botón de videollamada o que posee el icono de la cámara.
