¿Hasta qué punto son efectivas las reuniones? Uno de los grandes hándicaps de nuestra forma de hacer es el exceso de reuniones que no sirven para nada. Encuentros que no empiezan a la hora, con gente que no se sabe muy bien qué hacen ahí e intervenciones que no aportan nada. Por no hablar de las reuniones a distancia y los fallos técnicos o de conexión. Si quieres que sean efectivas, hay que planificarlas bien. Pero también podemos buscar alternativas a las reuniones tradicionales, como las reuniones de pie.
¿Qué son las reuniones de pie?
Hablamos de unos encuentros rápidos para compartir novedades relacionadas con el trabajo. Son reuniones de trabajo que acostumbran a hacerse de pie, lo que permite agilizar los encuentros y que sean más breves que los convencionales.
Son reuniones que permitan analizar la evolución de las tareas, y que suelen hacerse al principio de la jornada. Para ello, se responde a tres preguntas clave: qué hiciste ayer, qué harás hoy y si hay algo que impide el progreso. También pueden hacerse al final del día, sustituyendo las dos primeras preguntas por qué has hecho hoy y qué harás mañana.
Funcionamiento de las reuniones de pie
Como cualquier otro tipo de reunión, las reuniones de pie necesitan una planificación previa. Hay que convocar a las personas adecuadas, pero también tener preparados de antemano el orden y los objetivos de la misma.
Igual que en las reuniones convencionales, únicamente hay que convocar a quienes realmente es necesario. La brevedad es la principal característica de estos encuentros, y no podemos permitir que haya más gente de la necesaria. Tampoco invitaremos a gente por quedar bien o porque les gusta estar en estas reuniones aunque no aporten.
Si a esto le añadimos el hecho de que estamos de pie, vemos que serán más cortas. Retirar las sillas del lugar de reunión evitará la tentación de sentarnos y alargarlas. Así, nos concentramos más en los contenidos de la misma, volviendo antes al trabajo para comentar la reunión.
Ten en cuenta que la duración no debería ir más allá de los 15 minutos. Por una cuestión de resistencia física, alargar más de un cuarto de hora la reunión puede ser negativo. Además, el hecho de estar de pie favorece el dinamismo.
También es importante señalar que el estar sentado genera somnolencia. No significa que la gente se vaya a quedar dormida, pero sí que el cerebro desconecta y no presta la misma atención que cuando estamos de pie.
En este tipo de reuniones, estamos más alerta. Tenemos más capacidad de atención, y las distracciones son menores. La reducción de participantes en comparación con las reuniones sentados también ayuda a la concentración. Está demostrado que si hay más de 10 personas en una reunión, la distracción es mayor.
Seguimiento de las reuniones de pie
Como cualquier reunión convencional, hay que analizar los resultados de las reuniones de pie. Siempre viene bien tomar notas de las cuestiones discutidas. De este modo, queda constancia tanto de los temas tratados como de las propuestas, quejas, problemas, etc. que afectan el rendimiento de los trabajadores. Si respondemos a las preguntas planteadas al principio, esto es todavía más fácil. Tenlo en cuenta en la siguiente reunión, pero evita leerlo como si fuese un acta.
Por último, hay que completar el seguimiento de la reunión. Esto incluye informar al resto de miembros del equipo que no han asistido de lo que se ha dicho o de los acuerdos, pero también responder a las propuestas de los trabajadores. Si nos solicitan más medios, ayuda en un tema o un encuentro privado para tratar una cuestión, habrá que cumplir. De este modo, nos aseguramos el éxito de las reuniones de pie.
