驴Hasta qu茅 punto son productivas tus reuniones de trabajo? Est谩 claro que llegamos a la cita con unas expectativas, pero luego no siempre se cumplen y esto es, en gran parte, a la improductividad de las reuniones de trabajo. Hay quienes ven en ellas una p茅rdida de tiempo, as铆 que vamos a ver una serie de consejos para mejorar la productividad de las reuniones de trabajo, ya sean internas o con personas ajenas a la propia empresa.
1 Un orden del d铆a conciso
Si se convoca una reuni贸n es porque tenemos un tema del que hablar, as铆 que antes de convocarla hay que establecer el objetivo y un orden del d铆a acorde a ese objetivo. Puede ser una reuni贸n para presentar novedades, informar sobre algo, de seguimiento, etc., pero todos los asistentes deben conocer el orden del d铆a. Esto no quita a帽adir un punto de ruegos y preguntas al final.
2 Los asistentes necesarios
Un exceso de participantes puede ser un pesado lastre para la reuni贸n, ya sea una reuni贸n de pie o sentados,聽 dado que todos querr谩n hacer su aportaci贸n -luego hablaremos de esto-, de modo que puede eternizarse y ser muy improductiva, en especial si las intervenciones se repiten. Por eso, convocaremos a los asistentes necesarios, a nadie m谩s. Luego, estos tendr谩n tiempo de transmitir los resultados y conclusiones a sus superiores o subalternos.
3. Respetar los tiempos
Empezar a la hora es fundamental, en especial cuando es una reuni贸n con alguien de fuera de la compa帽铆a. Pero m谩s all谩 de la puntualidad, hay que seguir un horario para evitar que la reuni贸n se acabe alargando m谩s de lo necesario. Seg煤n el tipo de reuni贸n ser谩 m谩s f谩cil que nos pasemos del l铆mite, algo que a veces es necesario ante la falta de acuerdo, pero intentaremos cumplir con los tiempos previstos, que por otra parte deben ser realistas.
4. Fomenta la participaci贸n
Si queremos que la reuni贸n sea productiva, todo el mundo deber铆a participar y aportar su granito de arena. Si no es as铆, no se entiende su presencia en la reuni贸n. Cuando participa todo el mundo, y no siempre los mismos, el ritmo es m谩s din谩mico, de modo que la reuni贸n es m谩s productiva. Es algo que el moderador debe gestionar.
5. Ap贸yate en la tecnolog铆a...
Est谩 claro que el auge de internet y las herramientas digitales ha marcado un antes y un despu茅s en nuestra forma de trabajar. Tenemos un mont贸n de herramientas que nos ser谩n de gran utilidad, pero aseg煤rate de dominarlas y comprueba que no fallan antes de empezar. Siempre pueden aparecer problemas t茅cnicos imprevistos, as铆 que evita los problemas previsibles que retrasen la reuni贸n o dificulten su seguimiento.
6 ...pero cuidado con los dispositivos m贸viles
Quiz谩 podamos apoyarnos en el m贸vil o la tablet a la hora de gestionar la reuni贸n, pero muchas veces el m贸vil est谩 detr谩s de la baja productividad de muchas reuniones de trabajo. Hay que hacer un uso eficiente, no podemos dejar que las notificaciones de whatsapps y e-mails o incluso llamadas rompan el ritmo de la reuni贸n y distraigan a los asistentes. Si es as铆, mejor apagarlos o dejarlos fuera.
7. Un resumen para acabar
Antes de despedirnos, tenemos que hacer balance de lo que hemos hablado y acordar unas conclusiones o resumen entre todos los participantes. Solo as铆 nos aseguramos de que todo el mundo ha captado el mismo mensaje. Puedes aprovechar para lanzar preguntas a los asistentes para asegurarte de que todo est谩 en orden.
8. 驴De verdad es necesaria la reuni贸n?
Acabamos con una reflexi贸n: 驴realmente hace falta convocar esa reuni贸n? Hazte esta pregunta, busca alternativas y en caso de ser imprescindible preg煤ntate qui茅n deber铆a asistir y por qu茅. Antes de enviar la convocatoria, repasa la lista de asistentes para ver si se puede prescindir de alguien para hacerla m谩s 谩gil.
