¿Hasta qué punto son productivas tus reuniones de trabajo? Está claro que llegamos a la cita con unas expectativas, pero luego no siempre se cumplen y esto es, en gran parte, a la improductividad de las reuniones de trabajo. Hay quienes ven en ellas una pérdida de tiempo, así que vamos a ver una serie de consejos para mejorar la productividad de las reuniones de trabajo, ya sean internas o con personas ajenas a la propia empresa.
1 Un orden del día conciso
Si se convoca una reunión es porque tenemos un tema del que hablar, así que antes de convocarla hay que establecer el objetivo y un orden del día acorde a ese objetivo. Puede ser una reunión para presentar novedades, informar sobre algo, de seguimiento, etc., pero todos los asistentes deben conocer el orden del día. Esto no quita añadir un punto de ruegos y preguntas al final.
2 Los asistentes necesarios
Un exceso de participantes puede ser un pesado lastre para la reunión, ya sea una reunión de pie o sentados, dado que todos querrán hacer su aportación -luego hablaremos de esto-, de modo que puede eternizarse y ser muy improductiva, en especial si las intervenciones se repiten. Por eso, convocaremos a los asistentes necesarios, a nadie más. Luego, estos tendrán tiempo de transmitir los resultados y conclusiones a sus superiores o subalternos.
3. Respetar los tiempos
Empezar a la hora es fundamental, en especial cuando es una reunión con alguien de fuera de la compañía. Pero más allá de la puntualidad, hay que seguir un horario para evitar que la reunión se acabe alargando más de lo necesario. Según el tipo de reunión será más fácil que nos pasemos del límite, algo que a veces es necesario ante la falta de acuerdo, pero intentaremos cumplir con los tiempos previstos, que por otra parte deben ser realistas.
4. Fomenta la participación
Si queremos que la reunión sea productiva, todo el mundo debería participar y aportar su granito de arena. Si no es así, no se entiende su presencia en la reunión. Cuando participa todo el mundo, y no siempre los mismos, el ritmo es más dinámico, de modo que la reunión es más productiva. Es algo que el moderador debe gestionar.
5. Apóyate en la tecnología…
Está claro que el auge de internet y las herramientas digitales ha marcado un antes y un después en nuestra forma de trabajar. Tenemos un montón de herramientas que nos serán de gran utilidad, pero asegúrate de dominarlas y comprueba que no fallan antes de empezar. Siempre pueden aparecer problemas técnicos imprevistos, así que evita los problemas previsibles que retrasen la reunión o dificulten su seguimiento.
6 …pero cuidado con los dispositivos móviles
Quizá podamos apoyarnos en el móvil o la tablet a la hora de gestionar la reunión, pero muchas veces el móvil está detrás de la baja productividad de muchas reuniones de trabajo. Hay que hacer un uso eficiente, no podemos dejar que las notificaciones de whatsapps y e-mails o incluso llamadas rompan el ritmo de la reunión y distraigan a los asistentes. Si es así, mejor apagarlos o dejarlos fuera.
7. Un resumen para acabar
Antes de despedirnos, tenemos que hacer balance de lo que hemos hablado y acordar unas conclusiones o resumen entre todos los participantes. Solo así nos aseguramos de que todo el mundo ha captado el mismo mensaje. Puedes aprovechar para lanzar preguntas a los asistentes para asegurarte de que todo está en orden.
8. ¿De verdad es necesaria la reunión?
Acabamos con una reflexión: ¿realmente hace falta convocar esa reunión? Hazte esta pregunta, busca alternativas y en caso de ser imprescindible pregúntate quién debería asistir y por qué. Antes de enviar la convocatoria, repasa la lista de asistentes para ver si se puede prescindir de alguien para hacerla más ágil.
