El orden es clave para la correcta gestión de tu empresa, ya que nos facilita las cosas y agiliza los trámites del día a día de nuestro negocio, como la realización de facturas, la gestión de impuestos o la conciliación bancaria. Está claro que si tienes una plantilla de conciliación bancaria sabrás en todo momento cuánto dinero tiene la empresa y detectarás rápidamente cualquier movimiento raro en el banco, pero antes es imprescindible facturar para obtener ingresos. Y aquí es donde vamos a aprovechar las listas de clientes y proveedores.
Lista de clientes para la facturación
Cada cliente es un mundo, por eso es imprescindible contar con una lista de clientes donde tengamos todos los detalles de cada uno. Es una base de datos donde tendremos registrados a todos nuestros clientes, de modo que antes de contactar con cualquiera de ellos podrás consultar cualquier dato de interés sobre el cliente. Además, nos permite automatizar en cierta medida la facturación, ya que en la lista de clientes tendremos sus datos, además de la información habitual sobre el mismo.
Por eso, en la lista de clientes deben aparecer su nombre o razón social, dirección y datos de contacto y CIF o NIF. Los datos de contacto son un aspecto clave, ya que además del teléfono, su dirección postal o el correo electrónico podemos anotar qué método de contacto prefiere o el mejor horario para contactar con él. En este sentido, también es interesante contar con una plantilla de agenda telefónica como la que hemos desarrollado en Emprendepyme, que nos permite generar esa base de datos de clientes con teléfono y otros métodos de contacto.
Otro de los datos que puedes introducir en la lista de clientes para la facturación son las condiciones de pago que tiene. Algunos clientes nos pagan el día X de cada mes, otros lo hacen a 30 o 60 días, etc., y esa es una información que deberíamos tener para hacer un seguimiento eficaz de nuestras facturas. También nos permite saber si un cliente se ha retrasado en el pago de la factura y hacer las previsiones de ingresos, además de facilitarnos la conciliación bancaria.
Lista de proveedores para la facturación
Igual que pasa con los clientes, también es interesante contar con una lista de proveedores para la facturación de nuestra empresa. La inversión en materias primas o recursos para la producción en la empresa es indispensable si queremos que la cosa funcione, y para evitar problemas financieros en el futuro lo mejor es hacer un seguimiento efectivo desde el primer momento. Por eso, vamos a diseñar una lista de proveedores que, como en el caso de los clientes, nos servirá de base de datos de proveedores.
Para ello puedes utilizar la completa plantilla de agenda telefónica que hemos citado antes. En esta lista de proveedores es necesario que aparezcan el nombre o razón social del proveedor, su CIF o NIF y los datos de contacto: dirección postal, teléfono y correo electrónico. También puedes añadir otros datos como el fax, aunque su uso es algo que está de capa caída. Y, como en el caso de los clientes, también puedes añadir el plazo de pago al proveedor para una mejor gestión financiera.
Hacer una lista de clientes o proveedores no te llevará mucho tiempo, y es algo que agradecerás en el futuro. Por último, puedes asignar un número a cada cliente o proveedor de tus listas, de modo que te sea todavía más fácil localizar su información cuando necesites acceder a ella. Trabajar con estas bases de datos es la mejor forma de agilizar los procesos de la empresa y de asegurarte de que siempre tienes a mano toda la información relacionada con cualquier cliente o proveedor de tu negocio.
