Un evento de empresa puede ser la mejor publicidad para tu compañía. Puede ser una reunión, una cena, un congreso, una conferencia, una presentación, una mesa redonda... y en todos los formatos la empresa será la protagonista. Sin embargo, queremos que todo salga perfecto para reforzar la imagen de la empresa y conseguir que nuestro contenido llegue lo más lejos posible.
Por eso, si te toca organizar un evento de este tipo deberías tener en cuenta las siguientes claves para triunfar con tus eventos de empresa.
g-stockstudio || Shutterstock
1. Márcate un objetivo
Lo primero de todo será establecer nuestro objetivo, lo que nos permitirá elegir el formato adecuado para el evento. Una vez marcado el objetivo podemos empezar a trabajar en la elección de sitio y los preparativos, pero antes debemos tener claro el formato y la duración del evento. Intenta que el objetivo sea lo más específico posible, eso facilitará el trabajo a todos los implicados en los preparativos.
2. Sitio y hora adecuados
Organizar un evento corporativo en una terraza a las 4 de la tarde en julio no parece lo ideal, como tampoco pare que lo sea un domingo por la tarde. Hay que ser cuidadosos a la hora de elegir sitio y fecha, ya que puede jugar en nuestra contra. Asegúrate de que no hay ningún otro gran evento que pueda hacerte la competencia, ni de tu sector ni externo como puede ser un partido de fútbol.
No olvides comprobar el lugar donde se celebrará el evento para asegurarte de que se adapta a lo que buscas y preparar un plan B por si acaso.
3. Haz una lista de tareas
Ya tenemos objetivo, sitio, fecha y hora. Empieza la cuenta atrás, y deberíamos tener una lista de tareas que asignaremos a nuestros colaboradores en la organización del evento. No podrás abarcarlo todo, en especial si es un gran evento o es la inauguración de tu negocio, así que deberías delegar tareas aunque al final te asegures de que se han realizado adecuadamente. También durante el evento hay que saber asignar responsabilidades a cada miembro del equipo.
4. El contenido es lo importante
La presentación puede ser todo lo pomposa que quieras, puedes tener a un reputado chef encargado del cátering y organizar tu evento en un lugar espectacular, pero si los contenidos no están a la altura el evento será un fracaso y la imagen de tu empresa se verá manchada.
Recuerda que lo más importante son los temas a tratar y cómo se tratan, lo que nos permitirá generar buenos contactos y hacer que el evento sea rentable en términos de imagen y económicos.
5. Empresas especializadas y locales
Si ves que la preparación del evento te viene demasiado grande, siempre puedes buscar la ayuda de una empresa especializada en la organización de eventos que se encargue de ayudarnos en todos los preparativos y en el día D. Aportan un plus de calidad, nos ayudan a optimizar recursos y puedes obtener un resultado muy original.
Otro aspecto importante es recurrir a empresas locales para generar riqueza en la ciudad. Se pueden encargar del catering, la limpieza, los accesos, los regalos, el montaje, la cuestión tecnológica... Es otra forma de reforzar la imagen de tu compañía.
6. Anuncia el evento
Más allá del propio evento, es importante generar un flujo comunicativo a su alrededor desde antes de la celebración hasta después del propio evento. El marketing es clave para llegar a todos los destinatarios.
Por suerte, contamos con herramientas como las redes sociales que nos ayudan a mantener activa la llama del evento durante mucho tiempo. Tampoco podemos perder de vista la búsqueda de patrocinadores que nos ayuden a difundir el evento. Además, puedes obtener rebajas en cuestiones como alimentación, bebidas o detalles para los asistentes.
