Organizar cualquier evento, foro, congreso o celebración nunca es fácil. Tendrás un presupuesto limitado, así que deberías ponerte a buscar patrocinios para poder cubrir todos los costes. Pueden ser sponsors públicos o privados, empresas que tras analizar la situación deciden apostar por tu evento con el objetivo de mejorar su imagen de marca. Sin patrocinadores el evento será económicamente inviable, así que tendrás que seguir una serie de pautas para conseguir patrocinadores que te ayuden a financiarlo.
Claves para encontrar patrocinadores
Si quieres que los mejores patrocinadores impulsen tu evento y se involucren en él, te recomendamos que sigan una serie de consejos para conseguirlo.
Imagen: Stefan Schurr || Shutterstock
Haz una preselección de potenciales trabajadores
No busques a los patrocinadores “de siempre”, a los que patrocinan todos los eventos. Seguro que no eres el primero en llamar a su puerta. Tampoco hay que llamar a todas las puertas, sino que haremos una elección previa con aquellas empresas que mejor se puedan adaptar a nuestro evento y nuestras necesidades. Haz una preselección y a partir de ahí empieza a contactar con ellos para comprobar su interés por el patrocinio de tu evento.
No pidas ayuda a las empresas
El objetivo del patrocinador es impulsar su negocio, no ayudarte, así que no vayas pidiendo ayuda a esos potenciales patrocinadores. Debes ofrecerles una plataforma que les sirva para impulsar sus ventas, un altavoz para presentar su marca. En este sentido, contar con una gran exposición mediática que también les permita llegar a su público potencial, el alcance que pueda tener el evento (¿Es de ámbito local? ¿Irá más allá de nuestras fronteras?) o su presencia en la previa del evento ayuda a convencerles.
Networking
Una de las ventajas de patrocinar un evento es que la empresa patrocinadora tiene la ocasión de hacer networking, de contactar con otras empresas, y eso es algo que deberías valorar a la hora de buscar patrocinadores. Es un espacio único en el que podrán reforzar sus relaciones comerciales e incrementar sus ventas, el objetivo final de cualquier patrocinador. También debes tener claro que dos patrocinadores del mismo sector serán incompatibles, por lo que tendrás que diversificar la búsqueda.
Organización técnica del evento
Cuando te dispongas a buscar patrocinadores debes tener todo atado y bien atado, debes presentar un proyecto claro y contundente. No vale una idea cogida con pinzas a la espera de cerrar el presupuesto definitivo con los patrocinadores, debes ofrecer garantías de éxito en lo referente a la organización técnica. De lo contrario, muchas potenciales sponsors te cerrarán la puerta. Al fin y al cabo, ninguna empresa quiere invertir y asociar su nombre en algo que no tiene visos de prosperar, o con pocas expectativas.
La notoriedad de los patrocinadores
Esta es una variable que se mide de diversas formas. Una de ellas son los ponentes o asistentes de prestigio, presencias que ayuden a reforzar el logo de las marcas que aparecen junto a ellas en el evento. Otra forma de medir la notoriedad son los actos previos donde el patrocinador pueda tener presencia o los posteriores. También la fecha en la que se va a celebrar el evento y el lugar o el número de patrocinadores, ya que la presencia de muchos logotipos juntos pueden restar notoriedad y prestigio a los sponsors.
Desembolso y condiciones especiales
Un patrocinador hará una inversión que le garantice cierto retorno, pero también debe tener claro si necesitará invertir solo económicamente o también lo tendrá que hacer en medios materiales o humanos. En este sentido, las condiciones especiales son un aspecto muy importante. La posibilidad de ofrecer entradas, descuentos o acreditaciones extra, stands en lugares prioritarios, la oportunidad de participar activamente en el evento, etc. son aspectos muy bien valorados a la hora de patrocinar cualquier evento.
¿Cómo realizar una propuesta de patrocinio?
