Muchas veces, al gestionar nuestra pequeña empresa, caemos en el error de menospreciar el papel de los libros de contabilidad. “¿Para qué me sirve eso a mí?”, se preguntan los pequeños empresarios que no los utilizan. Da igual si eres el dueño de una empresa que está empezando, muy pequeña, o una multinacional: los libros de contabilidad son algo que no puede faltar en tu oficina, ya que son los documentos que se encargan de reflejar las acciones que afectan a la economía de las empresas dentro de un periodo de tiempo concreto y, por lo tanto, sirven para llevar de forma más sencilla la contabilidad de la empresa de forma cronológica.
Los libros de contabilidad son un Requisito obligatorio
Lo primero que debes saber es que cualquier empresa que factura IVA está obligada a tener un libro de IVA donde aparezcan el libro de facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de bienes de inversión y el de operaciones intracomunitarias. Esta es razón de sobra para tener en tu oficina un libro de contabilidad, ya que de esta manera podrás tener bajo control todo lo relacionado con la contabilidad de tu empresa y presentar la documentación necesaria ante Hacienda siempre que te lo requiera.
Y si hablamos de libros de contabilidad, hay que hacerlo de Miquelrius, la marca más destacada de libros de contabilidad. Miquelrius está especializada en este tipo de documentos, y entre los más destacados están los libros de actas, de visitas o de registro de socios, sin olvidar todos los libros básicos de contabilidad: caja, contratos, facturas, balance, subcontratación… Cada libro tiene su uso, y si tu empresa está en una comunidad bilingüe también los puedes encontrar en catalán, euskera o gallego.
Beneficios de usar libros de contabilidad en la empresa
Entre las ventajas de llevar al día la contabilidad de nuestra empresa destaca que podemos saber en todo momento lo que nos deben y lo que debemos. El hecho de conocer cuánto le debemos y a quién se lo debemos (proveedores, empleados, Hacienda, el banco) o lo que nos deben (clientes, Hacienda, otros deudores) y cuestiones como el importe del IVA trimestral nos permiten hacer con una gran exactitud nuestras previsiones de tesorería. Además, nos ahorramos llevar esas cuentas en la cabeza.
Otro de los beneficios de utilizar libros de contabilidad es que, gracias a este control de la economía de nuestro pequeño negocio, podemos tomar decisiones que influirán en la factura fiscal del ejercicio. Así, podemos vernos en un escenario donde resulte fiscalmente más interesante adelantar unos gastos para reducir la tributación o, por el contrario, aplazar el cierre de una operación de venta unos días para que coincida con el inicio del siguiente ejercicio y su efecto en el impuesto del año actual sea inferior.
Gestionar la contabilidad con un libro también nos ayuda a realizar una mejor administración del inventario de productos e insumos. Y cuando hablamos de inventario nos referimos tanto a las materias primas necesarias para nuestro producto como a las herramientas y recursos que tenemos o al material de oficina, cuestiones que muchas veces pasamos por alto pero que también deberían estar en los libros de contabilidad. Al fin y al cabo, son gastos que repercuten en la contabilidad final de la empresa, cuyo IVA también se puede desgravar.
Por último, hay que destacar que el uso de libros de contabilidad facilita enormemente el trabajo a los asesores y gestores que puedas tener. Es algo que te agradecerán, ya que el hecho de tener en un libro registrado todas las facturas que han entrado en tu empresa o las que has emitido les permite hacer su trabajo de forma mucho más rápida y eficaz que si tuviesen que buscar cada vez los documentos que necesitan para ello.
Libros de contabilidad obligatorios para negocios
Según el artículo 28 del código de comercio, las empresas están obligadas a utilizar dos libros de contabilidad, el libro diario, el libro de remuneraciones y el libro de inventario y cuentas anuales.
1. El libro de contabilidad diario o Libro Diario
El libro diario también es llamado comúnmente el libro de cuentas, en este documento la empresa ha de reflejar y registrar de forma cronológica las entradas y salidas de efectivo del negocio (todos los movimientos contables de la empresa). Como su propio nombre indica, este documento debe ser actualizado de forma diaria y debe separarse en cada uno de los ejercicios económicos. La propia legislación indica como debe realizarse el libro diario, el libro de cuentas debe hacerse a través de los asientos contables: el asiento de apertura (al inicio del ejercicio) y el asiento de cierre (en el final del año contable).
2. El libro de remuneraciones
Este libro de contabilidad solo es obligatorio para las empresas que cuenten con más de 5 trabajadores. Se trata de un documento que lleva el registro de las remuneraciones entregadas a cada uno de los empleados.
3. El libro de inventarios y cuentas anuales
El libro de inventarios y cuentas anuales es el encargado de controlar y analizar la situación económica del negocio en cualquier momento dentro de un ejercicio contable determinado, tanto al inicio, como durante el transcurso del mismo como al final del ejercicio contable.
El libro de inventario y cuentas anuales se realiza a través de 4 balances diferenciados:
- El balance inicial: el cual mostrará la situación del negocio al inicio del ejercicio.
- El balance de sumas y saldos: el cual mostrará la evolución del negocio a través de los balances de comprobación, este balance se realizará trimestralmente.
- El inventario al cierre del ejercicio que analizará la situación de la empresa al final del ejercicio contable
- Las cuentas anuales: las cuales muestran la realidad financiera de la empresa.
5 estados financieros de las cuentas anuales
Según el artículo 34 de la cámara de comercio, las cuentas anuales anteriormente mencionadas, deben incluir estos 5 estados financieros:
- Balance general
- Cuenta de resultados
- Estado de cambios de patrimonio neto
- Estado de flujos de efectivo
- Memoria del ejercicio
Libros de contabilidad opcionales para empresas
Además de los libros contables anteriormente mencionados, los cuales son obligatorios, existen libros o registros que son opcionales para llevar la contabilidad de la empresa. Estos libros variarán según el tipo de actividad o empresa y se pueden dividir en 2 tipos de libros, el libro mayor y los libros auxiliares.
El libro mayor
El libro mayor, aun no siendo un libro obligatorio, se trata de una gran ayuda para las empresas que cuentan con el, ya que facilita el control de los ingresos y gastos diarios de la empresa. En el libro mayor se deben ordenar de forma cronológica las operaciones que incluye el libro diario, aunque con más datos sobre las operaciones.
Cada una de las cuentas contables debe tener su propia página del libro mayor contable y debe estar dividida en 5 columnas: fecha, concepto, el debe, el haber y el saldo total.
Podemos decir que el libro mayor incluye la misma información que el libro diario, solo que la información se encuentra reflejada de forma diferente. El libro diario busca analizar la evolución de la empresa y el saldo y el libro mayor busca llevar un control exhaustivo de la actividad del día a día de la empresa.
Otros libros auxiliares de contabilidad para empresas
Los libros auxiliares de contabilidad sirven como apoyo en la gestión de los libros contables que si son obligatorios:
- Libro de caja: controla las salidas y entradas de efectivo
- Libro de banco: registra todas las operaciones realizadas con bancos.
- Libro de entradas y salidas del almacén: registra las operaciones que se realizan en el almacén.
- Libro auxiliar de vencimientos: mantiene controlados los vencimientos de deudas.
- Libro de fondo de utilidades tributarias o FUT: controla las declaraciones de la renta de primera categoria.
Como ves, la contabilidad es una de las cuestiones más importantes de la empresa, así que no la menosprecies y aprovecha los mejores libros para llevarla al día.
