Las actas son documentos que cobran una especial importancia, sobre todo en un ambiente empresarial o en un ambiente oficial. Existen diferentes tipos de actas, la más habitual que encontraremos será el documento que se encarga de registrar los puntos tratados y las decisiones tomadas durante una reunión, sea esta del tipo que sea: de negocios, política o de una comunidad de vecinos, por ejemplo.
Un acta también puede servir para dar cuenta de la elección de un cargo público o privado o, para dejar constancia de acontecimientos que exijan una certificación legal, como por ejemplo, un nacimiento o un matrimonio.
Al igual que las organizaciones y organismos que pueden recurrir a la elaboración de un acta son variados, también puede variar en quién redacta un acta, lo cual depende sobre todo de la oficialidad del acto.
Es decir, la persona que será designada para esta labor en la asamblea de un Parlamento, será generalmente un profesional escribano, que estará facultado para poder redactar este documento. En el caso de una reunión más informal, lo más probable es que la persona designada sea aquella que haya decidido la mayoría de los reunidos y que conozca cómo redactar un acta correctamente, el cual puede pasar a ostentar el cargo de secretario o secretaria de la comisión.
¿Por qué son importantes las actas?
A través de un acta se deja constancia del contenido de una reunión, lo cual resulta muy práctico para realizar un seguimiento en la toma de decisiones de un organismo u organización. Normalmente, las actas de una reunión se guarda en el denominado libro de actas, el cual alberga toda la documentación de manera cronológica.
También puede recurrirse en un momento dado a diferentes ejemplos de actas para poder facilitar la gestión en la elaboración de este documento, utilizándolo como plantilla o guía.
Una vez quede redactada el acta, todos los asistentes a la reunión deberán dar el visto bueno y firmarla. De esta manera, quedará constancia legal de la participación activa de los reunidos y de su conformidad con las decisiones allí tomadas.
Una de las actas más importantes a la hora de crear una empresa son las actas constitutivas con las que se formalizan las empresas u organizaciones más complejas y en las que se deben incluir la información básica de la compañía y la firma de todos los integrantes de la sociedad.