Cuando uno emprende o se ha lanzado a la aventura y está gestionando su propio negocio, tiene que ser consciente que llevar a cabo un proyecto empresarial implica el conocimiento de una serie de aspectos intrínsecos a la empresa: como las características del mercado, la demanda del producto o servicio que se ofrece, la competencia, aspectos jurídicos y financieros o la contabilidad de la empresa. En muchas ocasiones, esta última, fundamental en el funcionamiento óptimo de cualquier empresa, es olvidada y no se le presta la atención necesaria.
Debemos tener en cuenta que la correcta administración de las cuentas de nuestro negocio, resultado directo de gestionar la contabilidad de una empresa correctamente, hará que no se resienta la actividad diaria de la misma, evitando así problemas fiscales y legales.
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Organizar la contabilidad de una pyme debe ser una prioridad y muchas veces, una mala gestión de las cuentas tiene su motivo en el desconocimiento o en el no saber cómo realizarla adecuadamente. Por ello, te contamos cómo llevar la contabilidad de un negocio, para evitar así los quebraderos de cabeza al final de cada trimestre.
Pasos para llevar la contabilidad de una pyme
- Hacerse con toda la documentación contable. Es esencial que recopiles todos los ingresos, los gastos y demás operaciones concernientes a la actividad de tu empresa. Demostrar cualquier operación con un justificante o copia de la misma es recomendable para llevar un buen control de tu contabilidad. Sin documentos que prueben lo anotado en el registro no se podría justificar su veracidad.
- Llevar un registro de los ingresos y los gastos. Recuerda que todos los movimientos y operaciones económicas de la empresa, como también sus pagos y cobros, deben ser contabilizados. Sería conveniente que tanto los ingresos como los gastos, los ordenases cronológicamente, ya sea por mes (lo más recomendable), trimestre o cuatrimestre.
- Tener en cuenta los impuestos. Hacienda, cada año y cada trimestre, te hará presentar diferentes modelos de declaración fiscal. Es muy importante tener un registro de los distintos impuestos para empresas (IVA, IRPF, Impuestos de sociedades) que habrás de presentar en los plazos y fechas indicadas por Hacienda. Y anualmente, deberás presentar todos los libros de contabilidad y las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
- Comprobar las distintas actas, cuentas y saldos. De este modo tendremos la certeza de que los cobros y los pagos, así como los justificantes, no sean equivocados o duplicados.
- Llevar al día la contabilidad. No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy. Tener tus cuentas y registros al día te ahorrará tiempo y sobresaltos. Destina parte de tu tiempo al papeleo y no lo dejes para final de año. Esto te ayudará a saber cuál es la situación financiera de tu empresa y a realizar el balance general al final del ejercicio.
Consejos para gestionar la contabilidad correctamente
- Un programa contable, si es posible que incluya también un programa de facturación. Te ayudará en tu día a día y te hará mucho más sencilla la contabilidad de tu empresa. Te permitirá llevar un mejor control de tus ingresos y gastos, así como de los impuestos.
- Dedica un registro para los ingresos y otro para los gastos. Favorecerá tu comprensión de las cuentas.
- Detalla y ficha las contribuciones que deberás devolver o anular. Como los artículos que se vendan y sean objeto de IVA, así como los descuentos o bonificaciones que se efectúen.
- No descuides nunca los pequeños gastos. Pueden parecer superfluos, ya que no son deducibles de impuestos, pero un registro de todos ellos te hará tomar conciencia de qué cantidad de dinero dedicas cada mes a este tipo de gastos.
- Ten en cuenta el patrimonio o bienes. De este modo, sabrás exactamente si son bienes vendidos, donados o destruidos o si son tangibles o intangibles, y lo que es más importante: saber si hay pérdidas o no.
