Permitir que los empleados puedan trabajar de forma remota ayuda, entre otras cosas, a reclutar y retener a los mejores talentos en una empresa. Además, un de las grandes ventajas del teletrabajo es que aumenta la productividad y permite reducir algunos costes en la organización. Pero, ¿qué puede hacer un empresario para elaborar una política de teletrabajo eficaz y estructurada? A continuación, te presentamos las consideraciones más importantes para que tus empleados puedan disfrutar de un protocolo sólido de teletrabajo desde el día de su implantación.
Voluntariedad
El cambio de un empleado que trabaja en una posición presencial a una posición a distancia debe ser voluntario. Precisamente, uno de los requisitos para implantar el teletrabajo en una empresa es que sea una elección voluntaria y no un paso forzado, tanto para el empleado como para la empresa para la cual trabaja. Esta modalidad de trabajo puede formar parte de la descripción del puesto de trabajo desde el primer momento, o bien, incorporarse de forma voluntaria más tarde.
“La decisión de incorporar un empleado a la modalidad de teletrabajo debe ser producto de una decisión consensuada entre la empresa y el empleado“, tal y como señala el Manual de buenas prácticas del teletrabajo elaborado por la Organización Internacional del Trabajo (OIT). Si quieres saber más al respecto, puedes leer nuestra Guía sobre la Ley del Teletrabajo.
Perfil del teletrabajador
La política de teletrabajo de una empresa debe incluir las competencias y exigencias para teletrabajar en el domicilio o en un lugar ajeno al domicilio de la organización empleadora. Con ello, es recomendable considerar las aptitudes del empleado para trabajar a distancia (responsabilidad, organización, compromiso, etc.), así como las características del puesto que desempeña.
Formación y capacitación
Ya sea con un modelo 100% de teletrabajo o un modelo de trabajo semipresencial los expertos recomiendan que los teletrabajadores reciban una formación adecuada orientadas a las características de esta forma de organización del trabajo. En este punto, el protocolo de teletrabajo en una empresa debería contemplar las siguientes actividades formativas para los trabajadores que van a trabajar a distancia:
- Formación adecuada hacia el equipo técnico y dispositivos que se van a emplear (ordenadores, acceso a Internet, teléfono de empresa, etc.)
- Fomentar reuniones y encuentros del equipo de trabajo para identificar dificultades y problemas de comunicación.
- Promover encuentros presenciales, con actividades lúdicas, de los equipos de trabajo para mejorar la relación entre quienes teletrabajan y quienes lo hacen en forma presencial.
Requisitos de espacio de trabajo
Tanto el Departamento de Recursos Humanos como desde la directiva de la empresa se deben establecer expectativas de cómo deben ser los espacios de trabajo de los empleados. El área elegida debe estar ordenada y ser silenciosa, con fácil acceso a cualquier tecnología y herramientas necesarias para el desempeño de la actividad laboral. Asimismo, es imprescindible asegurarse aclarar qué material proporcionará la empresa frente al que proporcionará el empleo al teletrabajar.
Líneas de comunicación
Es extremadamente importante mantener la comunicación entre los trabajadores remotos y el resto de sus equipos. Por ello, la política de teletrabajo debe contener un listado de las apps de videoconferencia y mensajería instantánea que se van a emplear (como Skype, Slack, Google Hangouts, Google Meet, Webex o Zoom, entre otras). Hay muchas herramientas para organizar equipos de trabajo a distancia para elegir y es esencial que todos tus teletrabajadores las conozcan y sepan usarlas antes de empezar a trabajar a distancia.
Tecnología y herramientas
¿Qué programas o herramientas van a utilizar tus empleados cuando trabajen de forma remota? No olvides incluir cada uno de ellos en tu política de teletrabajo, incluyendo:
- Ordenador con conexión a Internet de alta velocidad.
- Acceso remoto al correo electrónico (Microsoft Office, Gmail, WebMail, etc.).
- Capacidades para compartir archivos: DropBox o Google Drive son siempre una buena opción.
- Capacidades de videoconferencia: asegúrate de que los ordenadores portátiles que van a usar tus teletrabajadores cuentan con micrófono y cámara integrada.
- Teléfono de empresa.
- Impresora y escáner (si el puesto de trabajo lo requiere)
Ciberseguridad y privacidad
Un aspecto que a menudo se pasa por el alto en el trabajo remoto es la seguridad de los datos corporativos al que tienen acceso los empleados fuera de la red de la oficina. Permitir que tus trabajadores se conecten desde redes públicas no seguras como las de las cafeterías o las bibliotecas para trabajar a distancia puede poner en riesgo la ciberseguridad de tu compañía. Asegúrate de que los ordenadores tengan instalado un antivirus actualizado y que los datos que salen de todos los dispositivos estén cifrados y bien protegidos. También es conveniente informase bien acerca de la política de protección datos en el teletrabajo.
Evaluación y desarrollo
Es recomendable definir indicadores de gestión que permitan evaluar de forma periódica el desempeño de los teletrabajadores de la misma forma que los trabajadores presenciales.
Compensación de gastos por teletrabajo
Una de las grandes preguntas que se plantean tanto empleados como empresarios es quién paga los gastos de luz, agua, teléfono e Internet durante el teletrabajo. En la actualidad, es obligatorio que las empresas paguen a los teletrabajadores un importe que compense los gastos generados de trabajar en sus domicilios. Se trata de una cantidad adicional al sueldo de los trabajadores y debería reflejar dicha compensación, es decir, los costes de electricidad, agua, teléfono e Internet derivados de la actividad del teletrabajador durante tiempo dedicado a la actividad laboral a distancia.
Contrato de teletrabajo
Aquellos teletrabajadores que no estén cubiertos por un convenio colectivo deberán celebrar un contrato individual en el que se incluyan las condiciones del trabajo a distancia, como son:
- Carácter voluntario y forma y tiempo de la reversibilidad.
- Modalidad del teletrabajo y periodicidad de concurrencia al establecimiento u oficina de la empresa empleadora.
- Tiempos de trabajo.
- Disponibilidad de espacio y condiciones adecuadas en el domicilio del teletrabajador.
- Medios materiales y equipamiento a proveer por la empresa y cuidado y mantenimiento de los mismos.
- Protección de datos durante el teletrabajo, información, archivos y uso de internet.
- Condiciones en materia de ciberseguridad para la empresa y el teletrabajador.
- Guía de pautas de trabajo y consejos útiles para desempeñarse en la modalidad.
¿Y ahora qué? Una vez tengas tu política de teletrabajo vigente, redacta un Contrato de Teletrabajo para que el empleado lo firme.
