Las reuniones de trabajo son parte del día a día empresarial. Debido a su importancia en la organización cada vez surgen más técnicas que pretenden mejorar la eficacia de estas. Una de estas técnicas es la técnica Scrum.
En este artículo nos centraremos en definir y explicar como aplicar esta nueva técnica de gestión de equipos a la rutina empresarial de las reuniones de trabajo.
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¿Qué es la técnica Scrum?
La técnica Scrum se basa en aplicar un sistema de fases de mejoras para trabajar en equipo, es decir, de forma colaborativa. El objetivo es obtener los mejores resultados posibles en la gestión de proyectos, estos 4 consejos para trunfar en una reunión de trabajo te pueden ser muy útiles. El origen de esta técnica se basa en el análisis de la rutinas de trabajo de los equipos de trabajo más productivos.
Esta técnica propone entregas parciales y regulares de los avances en los proyectos. Es una técnica especialmente aplicable a proyectos de entornos complejos en los cuales necesitamos obtener resultados e información de forma rápida. En este entorno donde los requisitos evolucionan, donde la innovación, la flexibilidad, la competitividad y productividad son esenciales.
Otra de las funcionalidades de esta técnica es resolver situaciones en las que existen diferencias entre las percepciones del cliente y de la empresa que la desarrolla. Se aplica en situaciones donde las entregas se retrasan, la calidad no es la esperada, los costes se multiplican o se necesita un cambio de perspectivas y reacción.
Estas son las funcionalidades y las situaciones en las que aplicar la técnica Scrum en el entorno laboral. Descubre a continuación la forma más sencilla y efectiva de aplicarla en la empresa.
¿Cómo podemos aplicar la técnica Scrum a las reuniones de trabajo?
Existen muchos tipos de reuniones de trabajo distintos, pero el objetivo de todas ellas es el mismo, facilitar el flujo de información, comunicación y colaboración entre los integrantes del equipo. Esto nos permitirá aumentar la productividad y crear un proceso de retroalimentación entre los miembros del equipo.
Esta técnica sirve para que cada miembro del equipo pueda inspeccionar el resto de tareas y al final de la consecución de reuniones de trabajo poder organizar otra final para resolver las adaptaciones y cambios necesarios para cumplir las expectativas de los clientes.
Fases de la reunión de trabajo Scrum
Como hemos dicho antes, la técnica Scrum es un proceso. Por tanto esta constituido por distintas fases. Para cada una de ellas se organiza una reunión de trabajo. Desde el inicio del proyecto hasta el final.
Para hacer que estas fases sean productivas y seguir el avance del proyecto de forma sencilla en cada reunión los miembros del equipo deberán contestar a estas preguntas en un tiempo máximo previamente fijado.
- ¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización? ¿Ha hecho todo lo que me había marcado? ¿ha surgido algún problema que me lo haya impedido?
- ¿Qué es lo próximo que voy a hacer?
- ¿Qué impedimentos pueden surgir o tengo que me impidan cumplir con el objetivo fijado?
Para facilitar esta tarea el equipo dispone de la lista íntegra de las tareas necesarias para concluir el proyecto. Esta se acompaña con gráficos que muestran el esfuerzo y las horas dedicadas a cada una de ellas, se trata por tanto de una especie de acta de reunión. De esta forma todo el mundo puede constatar el trabajo propio y del resto de compañeros.
Beneficios de la reuniones de trabajo Scrum
Para terminar, y por si aún no estás convencido al cien por cien, vamos a analizar 3 de los principales beneficios de implantar esta metodología en nuestras rutinas empresariales.
- Permite aumentar la productividad en el proyecto así como mejorar el compromiso del equipo. Esto último se consigue puesto que cada miembro informa de su trabajo y avances frente al resto de compañeros.
- Impulsa el aprendizaje del equipo ya que se puede ver como trabajan los otros en base a las especialidades y experiencias que surgen.
- Capacita para conocer el estado de la interacción, es decir, analizar si es posible completar los requisitos a los que en las primeras fases del proyecto se comprometieron las partes.
Ahora que ya conoces las funcionalidades y beneficios de implantar las técnicas del método Scrum en las dinámicas empresariales, ¿a qué esperas para ponerlas en práctica en las reuniones de trabajo?
