Facebook Twitter Instagram
    EmprendepymeEmprendepyme
    • Crear una empresa
      • Idea de negocio
      • Plan de negocio
      • Ayudas y subvenciones
      • Emprender por 1ª vez
    • Áreas de la empresa
      • Administración
      • Contabilidad
      • Recursos Humanos
      • Compras
      • Marketing
    • Búsqueda de financiación
      • 10 reglas de gestión financiera
      • Alternativas de financiamiento
      • Errores al buscar financiación
    • 📥 Recursos gratuitos
    • Recomendados
    • Tienda
    EmprendepymeEmprendepyme
    Emprende Pyme » ¿Cómo implementar la gestión documental en una empresa?
    Teletrabajo

    ¿Cómo implementar la gestión documental en una empresa?

    Raquel HernándezBy Raquel Hernández18 de abril de 2023Updated:18 de abril de 20233 Mins Read
    Sistema de gestión documental
    Imagen: smolaw || Shutterstock
    Share
    WhatsApp Twitter LinkedIn Email

    Con la llegada del teletrabajo, es cada vez más evidente ese proceso de transformación en todas las organizaciones, también en todo cuanto tiene que ver con la gestión documental de las empresas. De ahí que uno de los departamentos que más está notando estos cambios sea el de Recursos Humanos. ¿Y por qué? Porque es el departamento que centraliza todo tipo de información necesaria en el día a día de la empresa: curriculum vitae, evaluaciones de desempeño, nóminas, informes, etc.

    En la actualidad, la gestión documental de las empresas está bastante digitalizada, pero continúan habiendo muchos documentos en papel. Asimismo, está claro que el trabajo a distancia de los empleados obliga a hacer prácticamente todo por Internet. Si eres responsable de un departamento de RRHH, quizá te interese saber cómo puedes organizar los documentos cuando predomina el teletrabajo. ¡Sigue leyendo y encontrarás la respuesta!

    Sistema de gestión documental
    Imagen: smolaw || Shutterstock

    Principales problemas en la gestión documental en el trabajo remoto

    ¿Quieres mejorar la gestión documental de tu empresa? Como ya sabrás, la excesiva dependencia del papel hace que muchas empresas deban enfrentarse a una serie de obstáculos, como los que explicamos a continuación:

    1. El teletrabajo impide la gestión de los documentos con archivos físicos

    Actualmente, muchos empleados tienen la opción de trabajar de forma remota. Si ellos necesitan que se les proporcione un documento específico, como un contrato de trabajo o su propia nómina, no pueden ir presencialmente a pedirlo. Lo mismo sucede si desde Recurso Humanos necesitan un documento por parte de los teletrabajadores. Además, es muy frecuente que los empleados tengan que firmar documentos como despidos, contratos o excedencias, algo que se puede hacer a día de hoy gracias a la firma digital.

    2. Reducción de la productividad y pérdida de tiempo

    Tener montones de documentos en papel puede considerarse como un enemigo directo de la productividad empresarial por diferentes motivos:

    • Los empleados dedican demasiado tiempo en ordenarlos y almacenarlos, y se acaban conservando aquellos que realmente no sirven por ser antiguos o estar duplicados.
    • Cuanta más cantidad de documentos hay, más complicada se vuelve la tarea de buscar un papel determinado y más tiempo se invierte buscando.

    Por tanto, el tiempo que se ahorra buscando un documento sirve para avanzar las tareas encomendadas.

    3. Daño al medio ambiente

    Ten en cuenta que cuanto más papel gastes con los documentos de tu empresa, más estarás perjudicando al planeta. Hoy por hoy, muchas compañías se animan a aplicar lo que se conoce como Responsabilidad Social Corporativa (RSC) en sus procesos y mecanismos de trabajo, lo cual lleva consigo un análisis del impacto medioambiental de las empresas sobre sus respectivos entornos.

    Software de gestión documental para empresas que usan el teletrabajo

    Un sistema de gestión documental no deja de ser una manera más de organizar todos los documentos e imágenes de la empresa de una forma digital, y se hace de forma centralizada. Así, todos los empleados pueden acceder de forma rápida, fácil y sencilla a ese archivo de documentos en caso de necesidad, como es el caso del trabajo a distancia.

    Las principales funciones que debe tener un gestor documental para trabajar de forma remota son las siguientes:

    • Categorización y estructuración de los archivos
    • Archivo de documentación
    • Integración con otros sistemas empresariales
    • Trazabilidad documental
    • Colaboración entre usuarios

    Muchos de los sistemas de gestión documental que puedes usar para el teletrabajo combinan versiones gratuitas con la versión premium, de pago, dirigida a empresas de un tamaño medio o grande:

    • Google Drive
    • Alfresco
    • Documentum
    • Microsoft Office 365
    • Microsoft SharePoint
    • Dropbox Business

    Share. WhatsApp Twitter LinkedIn Email
    Raquel Hernández

    Periodista especializada en Marketing y Comunicación Empresarial, cuento con más cinco años de experiencia en la redacción, edición y optimización de contenidos y estrategias digitales. En la actualidad, me encargo de la supervisión, planificación y revisión de contenidos en Emprendepyme.net.

    Artículos relacionados

    Los mejores software de gestión documental

    23 de marzo de 2023

    ¿Cómo mejorar la gestión documental?

    6 de junio de 2023

    La gestión documental en la empresa

    23 de marzo de 2023
    Add A Comment

    Comments are closed.

    Te interesa...

    Plan de Negocio de una Empresa de Comida Rápida

    27 de septiembre de 2023

    Plan de negocio de una floristería

    26 de septiembre de 2023

    Plan de negocio de yogur

    22 de septiembre de 2023
    Recursos para PYMES
    • Plantilla de cronograma
    • Cálculo de finiquito
    • Cálculo de vacaciones
    • Presentaciones para PYMES
    • Plantillas para PYMES
    Facebook LinkedIn
    • Quiénes Somos
    • Contacto
    • Anúnciate aquí
    • Aviso Legal
    • Política de Privacidad
    • Política de Cookies
    • Mapa Web
    © 2023 EmprendePyme | By Fleebe.AI Última actualización del portal: 27/09/2023

    Type above and press Enter to search. Press Esc to cancel.