Con la llegada del teletrabajo, es cada vez más evidente ese proceso de transformación en todas las organizaciones, también en todo cuanto tiene que ver con la gestión documental de las empresas. De ahí que uno de los departamentos que más está notando estos cambios sea el de Recursos Humanos. ¿Y por qué? Porque es el departamento que centraliza todo tipo de información necesaria en el día a día de la empresa: curriculum vitae, evaluaciones de desempeño, nóminas, informes, etc.
En la actualidad, la gestión documental de las empresas está bastante digitalizada, pero continúan habiendo muchos documentos en papel. Asimismo, está claro que el trabajo a distancia de los empleados obliga a hacer prácticamente todo por Internet. Si eres responsable de un departamento de RRHH, quizá te interese saber cómo puedes organizar los documentos cuando predomina el teletrabajo. ¡Sigue leyendo y encontrarás la respuesta!
Principales problemas en la gestión documental en el trabajo remoto
¿Quieres mejorar la gestión documental de tu empresa? Como ya sabrás, la excesiva dependencia del papel hace que muchas empresas deban enfrentarse a una serie de obstáculos, como los que explicamos a continuación:
1. El teletrabajo impide la gestión de los documentos con archivos físicos
Actualmente, muchos empleados tienen la opción de trabajar de forma remota. Si ellos necesitan que se les proporcione un documento específico, como un contrato de trabajo o su propia nómina, no pueden ir presencialmente a pedirlo. Lo mismo sucede si desde Recurso Humanos necesitan un documento por parte de los teletrabajadores. Además, es muy frecuente que los empleados tengan que firmar documentos como despidos, contratos o excedencias, algo que se puede hacer a día de hoy gracias a la firma digital.
2. Reducción de la productividad y pérdida de tiempo
Tener montones de documentos en papel puede considerarse como un enemigo directo de la productividad empresarial por diferentes motivos:
- Los empleados dedican demasiado tiempo en ordenarlos y almacenarlos, y se acaban conservando aquellos que realmente no sirven por ser antiguos o estar duplicados.
- Cuanta más cantidad de documentos hay, más complicada se vuelve la tarea de buscar un papel determinado y más tiempo se invierte buscando.
Por tanto, el tiempo que se ahorra buscando un documento sirve para avanzar las tareas encomendadas.
3. Daño al medio ambiente
Ten en cuenta que cuanto más papel gastes con los documentos de tu empresa, más estarás perjudicando al planeta. Hoy por hoy, muchas compañías se animan a aplicar lo que se conoce como Responsabilidad Social Corporativa (RSC) en sus procesos y mecanismos de trabajo, lo cual lleva consigo un análisis del impacto medioambiental de las empresas sobre sus respectivos entornos.
Software de gestión documental para empresas que usan el teletrabajo
Un sistema de gestión documental no deja de ser una manera más de organizar todos los documentos e imágenes de la empresa de una forma digital, y se hace de forma centralizada. Así, todos los empleados pueden acceder de forma rápida, fácil y sencilla a ese archivo de documentos en caso de necesidad, como es el caso del trabajo a distancia.
Las principales funciones que debe tener un gestor documental para trabajar de forma remota son las siguientes:
- Categorización y estructuración de los archivos
- Archivo de documentación
- Integración con otros sistemas empresariales
- Trazabilidad documental
- Colaboración entre usuarios
Muchos de los sistemas de gestión documental que puedes usar para el teletrabajo combinan versiones gratuitas con la versión premium, de pago, dirigida a empresas de un tamaño medio o grande:
- Google Drive
- Alfresco
- Documentum
- Microsoft Office 365
- Microsoft SharePoint
- Dropbox Business
