Por gestión documental entendemos la serie de normas técnicas y prácticas o estrategias que una empresa sigue a la hora de gestionar y administrar todos los documentos generados, tanto de entrada como de salida. Es un elemento clave a la hora de clasificar documentos y poder recuperarlos cada vez que los necesitemos, pero también uno de los aspectos a los que prestan menos atención ya que no siempre se valora la como es debido. Para hacerlo, necesitaremos un buen sistema de gestión documental. Por ello, en este artículo te mostramos los mejores programas o sistemas de gestión documental para que valores cuál es el que más se adecua a tu necesidades.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
La figura del documentalista ha perdido terreno a favor del software de gestión documental, los sistemas informáticos que almacenan, administran y controlan el flujo de documentos dentro de la empresa. Un sistema de gestión documental no deja de ser una manera más de organizar todos los documentos e imágenes digitales, y se hace de forma centralizada. Así, todos los empleados de la empresa pueden acceder de forma rápida, fácil y sencilla a ese archivo de documentos en caso de necesidad, pero también almacenar los que generan. Se trata de una solución ideal para organizar los documentos durante el teletrabajo o el trabajo presencial, así como el expediente digital del personal y otros documentos importantes para la empresa.
¿Cuáles son los sistemas de gestión documental más utilizados?
Muchos de los sistemas de gestión documental más populares combinan versiones gratuitas con la versión premium, de pago, dirigida a empresas de un tamaño medio o grande. Es lo que pasa, por ejemplo, con Alfresco, un software de código abierto que cuenta con una de las licencias más baratas del mercado. Lo mismo podemos decir de las herramientas de Google Apps for Work, muchas de ellas con versión de pago que nos ofrece un plus a la hora de gestionar los documentos de la empresa más importantes.
Con el aval de Microsoft está SharePoint y sus diferentes versiones, como 2016, 2013 u online, cada una con sus propias especificaciones pero que no dejan de ser sistemas de gestión documental muy interesantes para tu empresa. Como siempre, hay que analizar bien las propiedades de cada versión, el precio o el número de usuarios que se pueden conectar, un detalle clave a la hora de aplicarlo a nuestra empresa .En cualquier caso, Microsoft SharePoint es uno de los programas de gestión documental más útiles del mercado.
Por su parte, OpenText Content Suit Platform nos ofrece soluciones a la gestión documentan en 5 áreas de trabajo: enterprise content management (ECM), cloud, analytics (soluciones BI), customer experiencie management (CEM) y Business Process Management (BPM).
No sería justo acabar sin hablar de Documentum, una de las grandes empresas del mercado de la gestión del contenido empresarial, con más de una década de experiencia. Ofrece una gran variedad de productos y funciones, pero es algo caro.
Software de gestión documental gratis
Llegados a este punto, solo nos queda una pregunta por hacernos: ¿existe un software de gestión documental gratis? Sí, lo hay, aunque con ciertas limitaciones. Eso sí, puede ser una herramienta muy interesante para esas pequeñas empresas que no se pueden permitir un caro programa de gestión documental pero que necesitan recurrir a estos servicios para el manejo de documentos. Ya hemos dicho que algunos programas de pago como Alfresco cuentan con versiones gratis, pero hay otros que son 100% gratuitos.
Quizá los dos más destacados sean Athetnto y Nuexeo, dos programas de software libres que nos pueden sacar las castañas del fuego en lo referente a la gestión documental. Los usuarios están bastante satisfechos con ellos, aunque puedan presentar algún bug o fallo temporal, pero son 100% seguros. Un poco más simple es OpenKM, optimizado para la gestión documental pura y dura, mientras que OpenProdoc es el que menos funcionalidades tiene, algo que se compensa con una administración muy sencilla. Estos dos últimos programas son desarrollados en España.
