驴Qu茅 es un sistema de gesti贸n documental?聽
La figura del documentalista ha perdido terreno a favor del software de gesti贸n documental, los sistemas inform谩ticos que almacenan, administran y controlan el flujo de documentos dentro de la empresa. Un sistema de gesti贸n documental no deja de ser una manera m谩s de organizar todos los documentos e im谩genes digitales, y se hace de forma centralizada. As铆, todos los empleados de la empresa pueden acceder de forma r谩pida, f谩cil y sencilla a ese archivo de documentos en caso de necesidad, pero tambi茅n almacenar los que generan. Se trata de una soluci贸n ideal para organizar los documentos durante el teletrabajo o el trabajo presencial, as铆 como el expediente digital del personal y otros documentos importantes para la empresa.
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驴Cu谩les son los sistemas de gesti贸n documental m谩s utilizados?
Muchos de los sistemas de gesti贸n documental m谩s populares combinan versiones gratuitas con la versi贸n premium, de pago, dirigida a empresas de un tama帽o medio o grande. Es lo que pasa, por ejemplo, con Alfresco, un software de c贸digo abierto que cuenta con una de las licencias m谩s baratas del mercado. Lo mismo podemos decir de las herramientas de Google Apps for Work, muchas de ellas con versi贸n de pago que nos ofrece un plus a la hora de gestionar los documentos de la empresa聽m谩s importantes.
Con el aval de Microsoft est谩 SharePoint y sus diferentes versiones, como 2016, 2013 u online, cada una con sus propias especificaciones pero que no dejan de ser sistemas de gesti贸n documental muy interesantes para tu empresa. Como siempre, hay que analizar bien las propiedades de cada versi贸n, el precio o el n煤mero de usuarios que se pueden conectar, un detalle clave a la hora de aplicarlo a nuestra empresa .En cualquier caso, Microsoft SharePoint es uno de los programas de gesti贸n documental m谩s 煤tiles del mercado.
Por su parte, OpenText Content Suit Platform nos ofrece soluciones a la gesti贸n documentan en 5 谩reas de trabajo: enterprise content management (ECM), cloud, analytics (soluciones BI), customer experiencie management (CEM) y Business Process Management (BPM).
No ser铆a justo acabar sin hablar de Documentum, una de las grandes empresas del mercado de la gesti贸n del contenido empresarial, con m谩s de una d茅cada de experiencia. Ofrece una gran variedad de productos y funciones, pero es algo caro.
Software de gesti贸n documental gratis
Llegados a este punto, solo nos queda una pregunta por hacernos: 驴existe un software de gesti贸n documental gratis? S铆, lo hay, aunque con ciertas limitaciones. Eso s铆, puede ser una herramienta muy interesante para esas peque帽as empresas que no se pueden permitir un caro programa de gesti贸n documental pero que necesitan recurrir a estos servicios para el manejo de documentos. Ya hemos dicho que algunos programas de pago como Alfresco cuentan con versiones gratis, pero hay otros que son 100% gratuitos.
Quiz谩 los dos m谩s destacados sean Athetnto y Nuexeo, dos programas de software libres que nos pueden sacar las casta帽as del fuego en lo referente a la gesti贸n documental. Los usuarios est谩n bastante satisfechos con ellos, aunque puedan presentar alg煤n bug o fallo temporal, pero son 100% seguros. Un poco m谩s simple es OpenKM, optimizado para la gesti贸n documental pura y dura, mientras que OpenProdoc es el que menos funcionalidades tiene, algo que se compensa con una administraci贸n muy sencilla. Estos dos 煤ltimos programas son desarrollados en Espa帽a.
