Cualquier empresa, independientemente de su tamaño, genera una serie de documentos que nunca sabe cuando puede volver a necesitar. Tenerlos todos clasificados y bien ordenados se antoja como algo imprescindible para nuestra compañía, y ahí es donde aparece la gestión documental de la empresa, una serie de normas técnicas y prácticas de la empresa dirigidas a la gestión y administración de todo tipo de documentos. Esto incluye todos los documentos, tanto los generados como los recibidos, y es uno de los puntos débiles de muchas empresas.
¿Por qué es importante la gestión documental?
Para empezar a tomarnos en serio esta cuestión, será necesario conocer su importancia. Muchas veces dejamos la gestión documental en manos del azar, en carpetas y archivadores que se apilan en las estanterías de los armarios. Sin embargo, cuando necesitemos un documento será muy difícil dar con él de nuevo. La gestión documental supone almacenamiento, pero también recuperación, custodia de documentos importantes, seguridad, distribución o workflow, es decir, el flujo entre personas.
La principal ventaja de los sistemas de gestión documental es que en todo momento tendremos bajo control los documentos de la empresa. Cada vez son más los documentos que manejan las empresas, y esta es la mejor forma de gestionarlos. De esta forma también se garantiza la seguridad de todos esos documentos en los que aparece información confidencial o crítica sobre la empresa, los trabajadores o los clientes de la compañía y, como no, evitamos la pérdida de documentos y de tiempo en su localización.
Asimismo, resulta una solución eficaz para organizar los documentos de la empresa durante el teletrabajo. De esta manera, todos los empleados pueden acceder a ellos de una forma sencilla y rápida desde cualquier lugar.
Requisitos para una correcta gestión documental
Como hemos dicho antes, uno de los primeros requisitos para ejecutar una correcta gestión documental son los workflows, es decir, que los documentos puedan fluir entre los trabajadores. De hecho, una buena gestión de los documentos exige un trabajo en equipo de todos los miembros de la empresa. En este sentido, debe ser una gestión integradora. Herramientas como Google Docs o DropBox nos ayudan a reforzar la gestión documental y a integrarla en el día a día de los empleados que gestionan todos esos documentos.
La integración no está reñida con la seguridad. La gestión documental también puede ser víctima de ciberataques, así que la protegeremos como es debido. Finalmente, debe ser un sistema fácil de utilizar y comprender, de forma que obtengamos resultados inmediatos. La base de una buena gestión de documentos son las búsquedas simples y avanzadas, potentes y sencillas, deben permitir al usuario guardar la búsqueda o los documentos. En este sentido, las carpetas inteligentes son de gran ayuda.
Consejos para una gestión documental eficaz
En primer lugar, nunca hay que despreciar la figura del documentalista. Cierto que en las empresas pequeñas no existe la posibilidad de contratar a una persona que se encargue de ello, pero sí que puede haber un responsable que se ocupe de la documentación o podemos acudir a gestores externos como asesores o gestores. Las herramientas que nos ofrece la red, y que ya han aparecido entre los requisitos para una buena gestión documental, también son algo que no podemos ignorar.
De la misma forma que tenemos unos documentos, hay otros muchos que son irrelevantes y que eliminaremos. No es una decisión que pueda tomar cualquier trabajador al azar, ya que nunca se sabe cuándo vamos a necesitar un documento, sino que seguiremos un protocolo a la hora de decidir si almacenamos o no un documento. También hay que tener en cuenta la fecha de caducidad de todos los documentos. ¿Es necesario guardarlo todo de por vida? No, según el documento del que se trate lo podremos eliminar antes o después, lo que aligerará nuestros fondos y facilitará futuras búsquedas.
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