El precio es clave a la hora de negociar o realizar cualquier tipo de compras en la empresa. Esto nos permitirá ahorrar y como consecuencia incrementar el beneficio de nuestra empresa. Sin embargo, no sólo esto es importante, también el tiempo empleado en cada una de las gestiones realizadas por el departamento de compras van a influir en la decisión de compra.
La calidad, el precio del producto o los plazos de solicitud y entrega también van a determinar cómo, dónde y a quien vamos a comprarle nuestros suministros. De ahí que sea vital tener una forma correcta de gestión comercial. A esto nos ayudará invertir parte de nuestro tiempo en una correcta planificación de nuestros suministros.
10 Claves para una gestión de compras eficiente
Conseguir que nuestras compras adquieran la mayor eficiencia posible es uno de los objetivos empresariales de cualquier organización. En este artículo te damos las 10 claves para conseguir una gestión de compras eficiente.
- Conseguir varios presupuestos: Así, tendremos más opciones de conseguir un mejor precio. Tampoco es necesario contar con un sinfín de presupuestos, ya que estaríamos ralentizando el proceso de compra. Con dos o tres presupuestos sería suficiente.
- Comparación de productos: Como consecuencia de contar con distintos tipos de presupuestos podremos comparar los productos que serán idénticos o similares entre sí. En este sentido es conveniente que todos los miembros del equipo tengan la capacidad de utilizar nuevas herramientas. Por ello, será necesario actualizar las cualificaciones de nuestro personal.
- Centralizar las compras: Es recomendable negociar las compras de forma conjunta. De esta forma aumentaremos el poder de negociación y será más fácil determinar las necesidades globales de la empresa.
- Concentración de compras: Concentrar aquellas compras de productos que utilizamos y que en apariencia no son voluminosos pero que si juntamos todos los de la empresa, estaríamos hablando de grandes cantidades.
- Disgregación de proveedores: A veces no nos queda otra que comprar a varias empresas un mismo producto. Esto sucede a veces porque, por ejemplo, nuestro proveedor no tiene suficiente o no nos puede prestar el servicio por el motivo que sea. En este sentido podríamos realizar pequeñas pruebas con otros suministradores para valorar una posible oferta o servicio.
- Servicio de postventa: Es importante que nuestros proveedores tengan un servicio de postventa para cuando necesitemos resolver algún problema. También es conveniente conocer si esto va a tener algún tipo de coste, así como dejarlo reflejado por escrito en un contrato.
- Mejorar los procedimientos de abastecimiento: Esto es incorporar innovaciones que permitan mejorar la productividad laboral. Por ejemplo, los podemos hacer más accesibles por internet, utilizar plantillas, etc.
- Reuniones periódicas: Hacer reuniones de trabajo para evaluar los progresos que se están realizando. También es necesario conocer el punto de vista del proveedor y aprovechar un feedback con ellos, así como hacer los cambios necesarios en la gestión de los distintos proveedores para agilizar los procesos.
- La tecnología es un gran aliado: Deberemos intentar integrar las nuevas tecnologías con nuestra gestión del departamento de compras. Las operaciones que hagamos en esta área serán mucho más transparentes y nos ayudará a innovar. Pero automatizar las gestiones no quiere decir que debamos olvidarnos de ellas. De forma periódica, habrá que ir revisando los tipos de contratos para saber si los proveedores con los que contamos continúan siendo idóneos o hay otros que nos convengan más.
- Evitar modelos de gestión de compras rígidos: Es cierto que un modelo de gestión centralizado nos permite un mayor control de las operaciones. Pero la descentralización nos hace ganar cercanía y fidelización con el cliente. Lo idóneo sería encontrar un punto de equilibrio entre ambos, adecuándonos a las circunstancias.
