Una gestión eficiente de los recursos económicos de la organización nos permitirá progresar sin sobresaltos. Es fundamental tener las cuentas claras para vitar problemas, destinando las partidas adecuadas a cada campo. Uno de los aspectos que no podemos pasar por alto a la hora de realizar las asignaciones presupuestarias es la formación de los trabajadores. Por eso, vamos a ver cómo gestionar el presupuesto de formación de la empresa. Al fin y al cabo, se trata de una inversión más que necesaria si queremos seguir siendo competitivos.
Qué es un presupuesto de formación
Nuestro presupuesto de formación será el cálculo anticipado del coste de las acciones formativas durante un periodo determinado. Generalmente, este periodo es anual pero podemos contar con un presupuesto de formación trimestral, cuatrimestral, semestral, etc. Incluso puede ser bianual, o más largo si procede. De este modo, podremos estimar la viabilidad de la formación. A la hora de diseñar este presupuesto, es fundamental hacer un listado con los cursos a impartir y sus costes. A continuación, hay que sumarlos.
Si sabes cuál es la importancia de la formación continua de la empresa, ten en cuenta que cada programa formativo puede incluir un único curso, o varios. También habrá que tener en cuenta la formación obligada por la ley, por ejemplo en materia de prevención de riesgos laborales.
Un error habitual es limitarnos al ROI de la formación o al coste del curso, especialmente cuando los imparte una tercera empresa. Sin embargo, la formación tiene unos costes asociados que no se pueden pasar por alto. Así, podemos agrupar los costes de la formación en tres grupos: directos, indirectos y estructurales.
- Costes directos de la formación: hace referencia a los gastos propios del aprendizaje, desde el coste del curso cuando se subcontrata a terceros al coste de los formadores, materiales y otros recursos cuando lo organiza la propia empresa. Básicamente, es el precio de cada curso.
- Costes de la formación indirectos: van desde la luz o el mantenimiento de equipos hasta el personal de apoyo, convocatorias, programas de promoción de los cursos entre la plantilla, etc.
- Costes estructurales de formación: son los gastos con relación indirecta con la formación. El más evidente son las horas no trabajadas por el empleado durante la formación, horas que la empresa debe pagar igualmente.
Es recomendable realizar el presupuesto por partida doble del plan de formación. En primer lugar, haremos el presupuesto previo a las acciones formativas para estimar la inversión necesaria en las mismas. Pero también hay que recalcular el presupuesto tras la formación con el objetivo de controlar el gasto real y final de la formación.
De este modo, podemos saber si ha habido sobrecostes, si se ha ahorrado en los cursos y hacer una estimación más precisa a la hora en futuros presupuestos. Esta información también nos permite ajustar el presupuesto de formación en función del remanente disponible.
Estimar el gasto de formación por trabajador en España
En los últimos años hemos visto cómo las empresas invierten cada vez menos en la formación de sus empleados, algo que no deja de ser una práctica arriesgada. Los últimos datos hablan de una inversión media de unos 55 euros al año por trabajador. Los datos cambian según el tamaño de la empresa, las necesidades formativas y la actividad. La industria es el sector que más invierte, unos 90€ de media, mientras que la formación en la construcción prácticamente ha atrapado la de los servicios con una inversión media que ronda los 50€.
Por tamaño, las empresas que superan los 200 empleados tienden a invertir más en la formación de sus plantillas. Cada año, invierten unos 80€ de media por trabajador si bien es cierto que la cifra se ha reducido considerablemente en los últimos tiempos. Las empresas de más de 50 empleados han recortado terreno, mientras que las pymes son las que cuentan con un menor presupuesto de formación: 33€ por empleado.
