Ya seas autónomo o el dueño de una pequeña o mediana empresa (Pyme), sabrás que todos los meses tienes una serie de gastos fijos. Pueden parecer cosas pequeñas, pero si los sumamos todos la cifra es bastante grande. Si a esto le añades los gastos imprevistos que puedes tener, hay meses en los que deberás que hacer equilibrios para llegar al día 31, por eso es importante conocer los gastos más habituales de las pymes e intentar reducir ese capítulo de gastos para estar cubiertos ante las sorpresas que aparecen de vez en cuando.
Diferencia entre costes y gastos
Lo primero que tenemos que tener claro, antes de analizar los gastos de una empresa, es a que nos referimos cuando hablamos de los términos de costes y gastos. Aunque son términos habituales en las empresas, la mayoría de las veces se pueden utilizar indistintamente, pero en contabilidad tienen significados muy diferenciados.
¿Qué es un coste?
Definición: Un coste es un gasto necesario para producir o vender un producto/servicio o poner a punto un activo para su uso normal. En otras palabras, es la cantidad que se paga para fabricar un producto, comprar un inventario, vender una mercancía o preparar el equipo para su uso en un proceso empresarial.
Hay muchos costos diferentes, incluidos los fijos y los variables, pero todos se contabilizan de la misma manera. Los costes se registran como gastos en el estado de resultados durante un período contable y se liquidan en una entrada de cierre al final del período.
¿Qué es un gasto?
Definición: Un gasto es el coste o dinero necesario de las operaciones en que incurre una empresa para generar ingresos. Se define simplemente como el costo que se requiere gastar para obtener algo. Un ejemplo de gasto es el sueldo del personal. Existen 2 tipos de gastos diferenciados; los gastos fijos y los gastos variables.
Gastos Fijos
Son los gastos más fáciles de identificar, los que se mantienen siempre constantes y no cambian con respecto a la cantidad de clientes ni cambios por el volumen de producción. Aun así, hay ciertos gastos fijos que siempre se suelen asumir: Alquiler, hipoteca, impuestos, facturas y servicios de empresas.
Gastos variables
Los gastos variables son los que están directamente asociados a la producción y están ligados al volumen de producción, las circunstancias y actividad de cada empresa. Algunos de estos gastos son materias primas, costes de distribución o costes de personal.
Principales diferencias entre costes y gastos:
- Los costes están vinculados a la fabricación del producto, mientras que los gastos se refieren a su comercialización y administración.
- Los costes se asocian al valor del producto, mientras que los gastos no.
- Los costes forman parte del activo, junto con los productos o servicios terminados y los gastos se registran como perdidas en la cuenta de resultados.
La diferencia entre costes y gastos no es rígida. Si un coste tiene beneficio se convierte en un gasto. Un ejemplo sería la materia prima que se compra para fabricar diversas unidades de un producto que luego no se venden.
Gastos más comunes en las pymes
Hacer una lista completa de los gastos más comunes de una pyme sería imposible, ya que muchos son imprevisibles y propios de cada empresa, sector y actividad a la que se dediquen y además muchos son imprevisibles. Hemos recopilado una lista de gastos generales más habituales por categorías.
1. El sueldo de los trabajadores
Ninguna empresa funciona sin sus trabajadores, pero suponen un gasto importante. Hay que pagar un sueldo, las cuotas de la seguridad social, etc.; y aunque el presupuesto dedicado a este capítulo cambia según el número de trabajadores, los sueldos que pague tu empresa o el rol de cada uno de ellos dentro de la organización, a finales de mes suponen una inversión importante, compensada por el aumento de la productividad que supone cada trabajador.
2. El material de oficina
Este es un concepto muy difuso, incluye desde los folios u ordenadores de una empresa tecnológica hasta los vasos, manteles o el datáfono de un bar. Sin olvidar la materia prima, indispensable para que la empresa funcione. Hay que comprarlos continuamente, y se estropean. Es imposible saber cuándo tendrás que hacer una gran inversión para reparar o renovar el material, por eso, ante los gastos inesperados, es interesante barajar la posibilidad de solicitar un microcrédito del tipo para resolver estas situaciones difíciles.
3. Los recibos
Agua, luz, gas, teléfono e internet, el alquiler de las oficinas o del local donde trabajáis… Son gastos que tenemos que pagar mes a mes, una inversión obligatoria si quieres que tu empresa funcione. Por si fuera poco, tu empresa necesitará una web, un dominio donde puedas publicitarte. Por mucho que encontremos alternativas muy económicas o incluso gratis, si quieres triunfar necesita una fuerte inversión mensual.
4. El gestor
Cuando te estableces por tu cuenta es más fácil gestionar tú mismo todo lo relacionado con los impuestos, normativa, etc., pero a medida que la empresa crece y llegan nuevos trabajadores la cosa se complica. Por eso es importante contar con los servicios de un gestor, que nos mantenga al día de los cambios normativos, se encargue de los pagos de impuestos como el IVA o el IRPF, etc. Cuando la empresa es grande tenemos un trabajador específico para este fin, pero en las pequeñas o medianas empresas lo mejor es externalizar esta gestión y dejarla en manos de un gestor.
5. Las comisiones
Por suerte, los bancos cuentan con tarifas y programas especiales para pequeñas y medianas empresas que reducen considerablemente este gasto, pero hay que tener en cuenta las comisiones que se llevan tanto por las transacciones o los pagos por tarjeta o por el simple mantenimiento de cuentas. Las comisiones por transacciones afectan tanto a comercios físicos como a los que venden sus productos u ofrecen servicios online; mientras que las comisiones por mantenimiento de cuenta bancaria casi ya no existen; sin embargo, sí que hay comisiones a la hora de afrontar ciertas gestiones.
6. Transportes y logística
Son los gastos relativos de movilidad propios de la empresa y su actividad, normalmente son los relativos a la flota de vehículos. Estos gastos van desde la gasolina que se consume para poder transportar las mercancías, hasta posibles reparaciones de los vehículos de la flota.
La importancia de ahorrar gastos en tu empresa
Como ves, no son pocos los gastos que un autónomo debe afrontar a lo largo del mes. La cosa se pone más difícil cuando el gasto es trimestral, en vez de mensual, por eso conviene realizar un presupuesto de gastos para tener estudiados todos los escenarios y cubrirse las espaldas. Tener un dinero reservado para imprevistos y saber cómo deducir los gastos del domicilio propio para ahorrar cada mes —si es aplicable a tu caso— son algunas de las medidas que podemos tomar. También hay que contar con la posibilidad de solicitar un microcrédito rápido, la forma más eficaz de resolver esa necesidad urgente de dinero sin que las finanzas de tu pequeña o mediana empresa se resientan a corto, medio ni largo plazo.
Tener un buen control de gastos es fundamental para evitar imprevistos en materia de contabilidad, crear políticas o procedimientos de compra y gastos. Al final, el objetivo de una empresa es generar ganancias, beneficios y rentabilidad. Descarga la plantilla GRATUITA para el control de gastos e ingresos de la empresa. Aquí
