Una de las claves en la gestión de cualquier proyecto es elaborar correctamente el presupuesto. Una vez diseñado el presupuesto, nos resultará mucho más fácil avanzar en su desarrollo y completarlo con éxito. Vamos a descubrir cómo crear el presupuesto de tu proyecto paso a paso, de modo que puedas superar este reto con éxito. Pueden ser previsión de costes, definición de objetivos, estimación de costes, etc. Siguiéndolos, nos aseguramos de no dejar al azar nada que pueda trastocar nuestros planes.
6 consejos para presupuestar tu proyecto
Como bien sabes, el presupuesto debe incluir los gastos, además de los hipotéticos ingresos adquiridos o en proceso de adquisición. A la hora de establecer el presupuesto profesional, basta con hacer balance de la diferencia entre gastos e ingresos. Pero si queremos preparar un presupuesto definitivo y presentarlo al cliente, a la dirección o a los responsables de la organización, habrá que seguir los siguientes pasos.
Definición de los objetivos y el alcance del proyecto
En primer lugar, habrá que establecer los objetivos del proyecto a ser posible con una metodología SMART, podrás descargar la plantilla de Objetivos Smart en Excel en nuestro blog. En función del objetivo u objetivos que tengamos, habrá que definir también el alcance del proyecto. De este modo, conoceremos los recursos disponibles o restricciones temporales, lo que condicionará el presupuesto. Este paso también nos permite identificar aquello que no se incluye en los objetivos del proyecto, evitando presupuestar gastos innecesarios.
Previsión de costes
Es el primer cálculo que haremos. Generalmente, se dividen entre gastos directos e indirectos en función de su relación con el proyecto. Pero más allá de esta división, es interesante clasificar los gastos en las siguientes categorías:
- Mano de obra: si sabes quién se encargará de desarrollar el proyecto, sabrás cuánto hay que pagarle. Aquí se incluye la mano de obra contratada a terceros, tareas externalizadas, etc.
- Adquisiciones: todos los recursos externos que necesites comprar para sacar el proyecto adelante.
Equipamiento: las herramientas que vayas a necesitar, pero también servicios o suministros (agua, luz, internet, teléfono, ordenadores, programas…) forman parte de este gasto. - Formación: ¿es necesario formar a alguien específicamente para este proyecto? Este capítulo de gastos también incluye la formación y entrenamiento de las nuevas contrataciones.
- Espacios: la reserva y alquiler de salas de reuniones u otros espacios para desarrollar el proyecto son parte de este capítulo.
- Investigación: si el proyecto incluye una fase de investigación, puede contar con su propia partida presupuestaria.
- Viajes: como el capítulo anterior, es posible que tengamos que viajar. Gasolina, billetes de tren o avión, hoteles, dietas… No podemos perderlos de vista.
Estimación de costes
El presupuesto no deja de ser una estimación de montos. Por eso, podemos poner en práctica diferentes estrategias, como hacer estimaciones individuales, estipular un monto fijo para el presupuesto, comparar el presupuesto con el de proyectos similares… Ten en cuenta los diferentes escenarios, sobre todo los más catastróficos.
Crea un fondo de contingencias
Por mucho que hayamos estimado los peores escenarios posibles, las cosas siempre pueden ir a peor. Pueden surgir imprevistos de todo tipo, de ahí la importancia de crear un fondo de contingencias que oscile entre el 5 y el 10% del presupuesto total. Así, en caso de tener algún imprevisto, nos aseguramos de no comprometer al proyecto —ni el presupuesto—.
Creación del presupuesto
Ya tenemos detalles suficientes para crear el presupuesto. Lo plasmaremos con todo lujo de detalle, siendo lo más precisos que podamos. Puedes incluir un cronograma con las diferentes estimaciones, toda la documentación y el gasto total del proyecto. Ya puedes presentar el presupuesto.
Mecanismos de control
Del mismo modo que contamos con un fondo de contingencias, no está de más contar con un plan de control presupuestario. Habrá que saber cuándo revisar el presupuesto o sistemas de control, además de posibles medidas de ahorro si lo estamos excediendo.
