La gestión basada en procesos, también llamada BPM, es el tipo de gestión que recomiendan tanto las normas ISO 9000 como el Modelo EFQM de excelencia. Es necesario comprender que una mejora del tipo de gestión traerá como consecuencia una mejora en todos los ámbitos de la empresa.
Como bien sabemos, una empresa tiene unos objetivos marcados que ha de cumplir para obtener unos beneficios. Para alcanzar estos últimos la compañía debe gestionar de una manera eficiente sus recursos y actividades. De ahí que sea fundamental contar con un sistema de gestión eficaz, que le permita adoptar aquellas herramientas y metodologías más adecuadas para lograr esas metas.
No hay que confundir proceso con procedimiento. Los procedimientos se centran en el cómo hay que llevar a cabo una o varias tareas, es decir, presta atención a la manera de trabajar o efectuar una determinada labor. En cambio, cuando hablamos de proceso nos estamos refiriendo a una serie de actividades relacionadas entre sí y que transforman las necesidades de clientes en necesidades gestionadas. Eso sí, aportando siempre un valor añadido.
Como consecuencia, el modelo de gestión por procesos va a aportar a la empresa numerosos beneficios:
- Visión global de la empresa.
- Mayor facilidad para adaptarse a los cambios organizacionales (flexibilidad).
- Responsabilidad. Los responsables de cada proceso saben exactamente cuáles son sus funciones y qué es lo que deben hacer para cumplir con los objetivos marcados por la empresa.
- Será más fácil eliminar aquellas tareas que no aportan valor a la empresa y centrarse en aquellos que sí lo hacen.
- Favorece la interrelación entre los empleados, aunque pertenezcan a departamentos diferentes.
- Propicia una mayor colaboración interdepartamental y establecer una serie de metas comunes para toda la empresa.
- Permite la optimización de recursos. Esto permite reducir tanto costes operativos como costes de gestión.
Con el fin de conseguir una mejora continua habrá que realizar mediciones y análisis de los resultados según aquellos indicadores que se hayan establecido.
- Mayor satisfacción del cliente.
- Se marcan estándares de trabajo para toda la compañía.
- Se identifican nuevas oportunidades de negocio
Características de la gestión por procesos
En base a las ventajas que hemos descrito con anterioridad podemos establecer las siguientes características:
- Descripción de entradas y salidas.
- El proceso afecta a diversas áreas organizativas de la empresa.
- Atraviesa vertical y horizontalmente toda la organización de la compañía.
- Se habla más de fines y metas, se trata de responder al qué conseguir y no al cómo.
- El proceso que se lleva a cabo es sencillo de comprender por cualquier miembro de la organización.
- El nombre asignado al proceso es representativo de los conceptos y actividades que se incluyen en este punto.
- Variabilidad del proceso. Aunque el proceso se repita varias veces siempre va a ver ligeras variaciones en el orden de las actividades que se realizan que a su vez generan variación en el resultado. Esta variabilidad también repercutirá en el destinatario de todo este proceso.
- Los procesos se van a elaborar para intentar producir el mismo resultado cada vez que se realicen. Esta característica se basa en repetir el proceso y mejorarlo. Cuántas más veces se repita más experiencia de tendrá y se invertirá tiempo en mejorar el proceso.
¿Cómo implementar un sistema de gestión por procesos?
Para conseguir que una empresa pase a trabajar con esquemas más dinámicos y flexibles basados en procesos deberá contar con el respaldo de todos sus integrantes. La alta dirección tendrá que mostrar liderazgo y compromiso para alinear al resto de la empresa a adoptar las nuevas formas de trabajo. Para ello, será necesario describir y estandarizar los procesos utilizando mapas de procesos, fichas de caracterización, flujos de procesos y procedimientos desarrollados en base a:
- Claridad y sencillez.
- Un único lenguaje para toda la empresa.
- Establecer documentación de consulta que sirva de referencia para ejecutar las distintas operaciones.
- Involucrar a todo el personal en el cambio de gestión de los procesos.
- Alinear: estrategia, procesos y estructura.
- Tomar consciencia de que el proceso va a llevar un tiempo en ser implantado y en que dé los resultados deseados.
- Conseguir que la gestión por procesos sea eficaz.
Ahora que ya conoces en qué consiste el modelo de gestión por procesos de una organización es necesario que valores si es una buena opción para mejorar la eficiencia de tu empresa. Si estás dispuesto a ello, será fundamental seguir los consejos que se describen para poder implantar el sistema de forma efectiva.
