Las 5 claves de la gesti贸n del alcance de un proyecto empresarial

Pau Sisternas

La gesti贸n del alcance de cualquier proyecto es el proceso con el que definimos y planificamos los trabajos necesarios para sacar adelante el proyecto. Nos permite asegurarnos de que durante el proyecto solo se hace ese trabajo, y una mala gesti贸n del alcance de cualquier proyecto empresarial es sin贸nimo de problemas.

El presupuesto no cuadrar谩, los recursos disponibles no se ajustar谩n a lo necesario, se pueden producir entregas fuera de plazo y la imagen de la empresa se da帽ar谩. Vamos a ver las claves para una correcta gesti贸n del alcance de tus proyectos empresariales.

proyecto empresarial

1. Tener un plan de gesti贸n del alcance

Puede parecer una obviedad, pero sin un plan de gesti贸n del alcance nunca podremos gestionarlo. Se trata de un documento donde valoremos todos los aspectos que afectan al proyecto, desde los factores ambientales o socioecon贸micos en los que se desarrolla a las pol铆ticas empresariales, los procedimientos que se puedan aplicar durante su realizaci贸n o los resultados y experiencias de otros proyectos similares que se han desarrollado en el pasado, y que ahora nos sirven de referencia.

2. Marcar el alcance del proyecto

A la hora de lanzar un proyecto hay que analizar el producto, buscar las alternativas a nuestro proyecto y estudiar su viabilidad. Esto nos dir谩 hasta d贸nde puede llegar nuestro proyecto, fijando su alcance. Dicho de otra forma, calcularemos el techo de nuestro proyecto.




Para ello, tenemos que seleccionar los factores estrat茅gicos m谩s importantes para nuestro proyecto, dar prioridad a algunas necesidades y cuantificarlas o tener en cuenta las expectativas de cada tipo de consumidor a partir de lo que digan los grupos de inter茅s.

3. La divisi贸n del trabajo

Aunque el proyecto sea un 煤nico cuerpo, hay que desarrollarlo por fases. No podemos completar el proyecto de golpe, sino que hay que cumplir con las diferentes etapas. Por eso, hay que identificar y diferenciar estas fases de la gesti贸n de proyectos empresariales, adem谩s de las diferentes tareas que se acometer谩n en cada fase del proyecto.

Para ello habr谩 que dividir el proyecto en fases y asignar a cada fase las tareas necesarias. No podemos dividirlo en unidades min煤sculas ni enormes, deben ser etapas con un volumen de trabajo asumible por la plantilla y controlables. En este caso, una buena idea puede ser realizar un cronograma de actividades del proyecto empresarial. Si no es as铆, haremos esfuerzos innecesarios.

Plantilla diagrama de Gantt en Excel

4. Verificar el alcance del proyecto

Tener el alcance del proyecto sobre el papel est谩 muy bien, pero necesitamos una serie de variables o indicadores que confirmen que cada fase se ajusta al alcance previsto. Estos indicadores llegan tras el control de calidad, aunque podemos comprobar su cumplimiento paralelamente al control de calidad. Otro aspecto a destacar es que los cambios que introduzcamos en esta fase deben superar un filtro de control antes de aplicarse.

5. Seguimiento del alcance del proyecto

Llegados a este punto, el proyecto est谩 en marcha lo que no significa que olvidemos la gesti贸n de su alcance. Cuando lo lancemos, habr谩 que completar un seguimiento para asegurarnos de que cumple lo que hab铆amos previsto. Para ello, peri贸dicamente habr谩 que hacer informes, as铆 que definiremos qui茅n se encarga del seguimiento, las herramientas que tiene y qu茅 datos hay que incluir en este control. Tambi茅n hay que definir los KPIs que nos ayudar谩n a monitorizar la gesti贸n y medir el 茅xito del proyecto.

Aunque hemos visto las 5 claves en la gesti贸n del alcance de los proyectos de forma separada, hay que tener en cuenta que no son entes independientes sino que est谩n relacionadas entre s铆. Para que el proceso sea un 茅xito, es imprescindible una buena coordinaci贸n entre todos los actores implicados en la realizaci贸n del proyecto, en especial cuando hay varios equipos que se encargan cada uno de una tarea. Si la coordinaci贸n no es buena, el alcance del proyecto se resentir谩 y aparecer谩n los problemas de los que habl谩bamos al principio.

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