La gestión del alcance de cualquier proyecto es el proceso con el que definimos y planificamos los trabajos necesarios para sacar adelante el proyecto. Nos permite asegurarnos de que durante el proyecto solo se hace ese trabajo, y una mala gestión del alcance de cualquier proyecto empresarial es sinónimo de problemas.
El presupuesto no cuadrará, los recursos disponibles no se ajustarán a lo necesario, se pueden producir entregas fuera de plazo y la imagen de la empresa se dañará. Vamos a ver las claves para una correcta gestión del alcance de tus proyectos empresariales.
1. Tener un plan de gestión del alcance
Puede parecer una obviedad, pero sin un plan de gestión del alcance nunca podremos gestionarlo. Se trata de un documento donde valoremos todos los aspectos que afectan al proyecto, desde los factores ambientales o socioeconómicos en los que se desarrolla a las políticas empresariales, los procedimientos que se puedan aplicar durante su realización o los resultados y experiencias de otros proyectos similares que se han desarrollado en el pasado, y que ahora nos sirven de referencia.
2. Marcar el alcance del proyecto
A la hora de lanzar un proyecto hay que analizar el producto, buscar las alternativas a nuestro proyecto y estudiar su viabilidad. Esto nos dirá hasta dónde puede llegar nuestro proyecto, fijando su alcance. Dicho de otra forma, calcularemos el techo de nuestro proyecto.
Para ello, tenemos que seleccionar los factores estratégicos más importantes para nuestro proyecto, dar prioridad a algunas necesidades y cuantificarlas o tener en cuenta las expectativas de cada tipo de consumidor a partir de lo que digan los grupos de interés.
3. La división del trabajo
Aunque el proyecto sea un único cuerpo, hay que desarrollarlo por fases. No podemos completar el proyecto de golpe, sino que hay que cumplir con las diferentes etapas. Por eso, hay que identificar y diferenciar estas fases de la gestión de proyectos empresariales, además de las diferentes tareas que se acometerán en cada fase del proyecto.
Para ello habrá que dividir el proyecto en fases y asignar a cada fase las tareas necesarias. No podemos dividirlo en unidades minúsculas ni enormes, deben ser etapas con un volumen de trabajo asumible por la plantilla y controlables. En este caso, una buena idea puede ser realizar un cronograma de actividades del proyecto empresarial. Si no es así, haremos esfuerzos innecesarios.
4. Verificar el alcance del proyecto
Tener el alcance del proyecto sobre el papel está muy bien, pero necesitamos una serie de variables o indicadores que confirmen que cada fase se ajusta al alcance previsto. Estos indicadores llegan tras el control de calidad, aunque podemos comprobar su cumplimiento paralelamente al control de calidad. Otro aspecto a destacar es que los cambios que introduzcamos en esta fase deben superar un filtro de control antes de aplicarse.
5. Seguimiento del alcance del proyecto
Llegados a este punto, el proyecto está en marcha lo que no significa que olvidemos la gestión de su alcance. Cuando lo lancemos, habrá que completar un seguimiento para asegurarnos de que cumple lo que habíamos previsto. Para ello, periódicamente habrá que hacer informes, así que definiremos quién se encarga del seguimiento, las herramientas que tiene y qué datos hay que incluir en este control. También hay que definir los KPIs que nos ayudarán a monitorizar la gestión y medir el éxito del proyecto.
Aunque hemos visto las 5 claves en la gestión del alcance de los proyectos de forma separada, hay que tener en cuenta que no son entes independientes sino que están relacionadas entre sí. Para que el proceso sea un éxito, es imprescindible una buena coordinación entre todos los actores implicados en la realización del proyecto, en especial cuando hay varios equipos que se encargan cada uno de una tarea. Si la coordinación no es buena, el alcance del proyecto se resentirá y aparecerán los problemas de los que hablábamos al principio.
