Son muchas las actividades empresariales que se llevan a cabo en equipo. Esto significa que para un resultado satisfactorio hace falta organización y planificación dentro del proyecto. Por esto, si vas a crear una empresa es muy necesario conocer qué es y cuáles son los pasos para realizar el cronograma de actividades de tu proyecto empresarial.
¿Qué es un cronograma?
Un cronograma de actividades es una gráfica en la que se muestran todas las tareas que componen el proyecto. Además, indica cuándo comienzan o finalizan las mismas. Este sistema tiene numerosos beneficios. En primer lugar, distribuye el tiempo eficazmente y asigna los recursos de manera óptima. Por otra parte, controla el desarrollo de todas y cada una de las tareas y permite el seguimiento del progreso del proyecto.
¿Cómo hacer un cronograma de actividades?
Son muchos los factores vigentes dentro de la gestión de un proyecto que debes tener siempre en cuenta. Estos factores depende del tipo de proyecto desarrollado pero normalmente la mayoría suelen coincidir. Se debe mantener presente en todo momento cuándo es la fecha de entrega para organizar en el tiempo las diferentes tareas. A su vez, hay que conocer quiénes forman parte del proyecto y qué actividad va a llevar a cabo cada integrante. También es importante preparar todos los recursos económicos y materiales, que se necesitarán durante el proyecto. Una vez constatados estos factores llega la hora de decidir qué método de cronograma utilizar. Puedes hacer un cronograma de actividades en Excel usando una plantilla y así no tienes que empezar de cero que puede ser más complicado, la plantilla de Gantt es otra opción para elaborar un cronograma de un proyecto.
Diagrama de Gantt
El objetivo del diagrama de gantt es mostrar el tiempo que se dedicará a cada tarea dentro del periodo de tiempo total. Por este motivo, es ideal para proyectos empresariales sencillos aunque puede utilizarse para cualquier tipo de proyecto. Gracias a su sistema en cascada de barras horizontales, es fácil visualizar las líneas temporales del proyecto. Además, muestra los nombres de cada tarea, las fechas de inicio, las duraciones y las fechas de entrega.
Diagrama PERT
El nombre de este diagrama proviene del inglés: Project Evaluation and Review Techniques (en español, técnica de evaluación y revisión de proyectos). Este sistema establece relaciones a partir de las dependencias entre las actividades de un proyecto. Así pues es perfecto para proyectos más complejos porque facilitará los pasos para realizar el cronograma de actividades de tu proyecto empresarial. Gracias a las relaciones establecidas entre las tareas se obtiene el flujo de trabajo más óptimo. Este dato permitirá finalizar el trabajo dentro del plazo establecido. El diagrama PERT comenzó a utilizarse en EE. UU. en el año 1958 durante el desarrollo de un misil en la Guerra Fría. Gracias al él se adelantó la finalización del proyecto dos años.
Método CPM
Este método para realizar cronogramas de actividades de proyectos empresariales corresponde al nombre Critical Path Method (en español, método de la ruta crítica o del camino crítico). El principal objetivo es estimar cuánto durará un proyecto. Para ello tiene en cuenta las secuencias de actividades relacionadas entre sí y la duración determinada de cada actividad. Para que este método funcione los plazos de cada actividad deben establecerse con anterioridad. Lo diferente de este proyecto es que siempre se intenta buscar la duración más breve de la ruta crítica. Por este motivo, cualquier retraso en una actividad provocará que la ruta crítica se vea afectada.
Los cronogramas de actividades son muy importantes a la hora de elaborar un proyecto empresarial de cualquier tipo ya que aportará rapidez y eficacia al trabajo. Por ello, es fundamental sentarse a pensar sobre ello antes de arrancar.
