Si tienes un plan de empresa, la empresa se organizará mejor, aprovechará mejor los recursos que tiene y será más fácil cumplir con las tareas y objetivos de la compañía.
Todas las empresas tienen unos objetivos que se fijan al principio del ejercicio, pero lo que no siempre tienen es un plan de trabajo que les permita cumplir con esas metas. No basta un plan cualquiera, debe ser un documento efectivo, que sirva, de modo que vamos a descubrir las claves para diseñar un buen plan de trabajo.
1. Define el objetivo principal
A la hora de crear el plan de trabajo, lo primero de todo es fijar nuestro objetivo de empresa. Debe ser un objetivo lo más claro posible, con unos plazos realistas y fácil de medir para comprobar si se cumple o no. Como decíamos antes, a partir de ese objetivo trazaremos nuestro plan de trabajo corporativo, que empezará con la introducción y antecedentes.
Aquí hay que explicar a los empleados el objetivo fijado y por qué nos hemos marcado esa meta: el contexto, los resultados de ejercicios anteriores, la situación de la empresa…
2. Decide los objetivos secundarios
Tenemos un objetivo final, pero hasta conseguirlo tendremos que cumplir los objetivos intermedios. Por eso, tras la presentación del documento hay que establecer los objetivos a corto y medio plazo necesarios para cumplir con el objetivo final, a largo plazo.
Como la meta final, estos objetivos que tenemos en el camino deben ser smart: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y de tiempo limitado. Es muy importante recalcar lo de relevantes, ya que no podemos perder el tiempo con objetivos que no nos llevan a ningún sitio.
3. Enumera los recursos
El tercer paso en la planificación del trabajo y la gestión de equipos será crear las dos listas de recursos. Por una parte, hay que enumerar los recursos que se necesitan para alcanzar tanto el objetivo final como los objetivos que tenemos por el camino; y por otra parte hay que hacer una lista con los recursos disponibles.
Conocer lo que tenemos y lo que necesitamos nos permite definir nuestras limitaciones, nuestro siguiente paso. En cualquier plan de trabajo hay que definir cómo hacer frente a las limitaciones que tiene cada empresa. Si decides ignorarlas, aparecerán obstáculos insalvables y no se cumplirán los objetivos propuestos.
4. Asigna las tareas y los equipos
Llegamos al final del proceso, pero todavía nos queda un paso clave más: definir a las personas o equipos que se ocuparán de cada tarea. Al fin y al cabo, un plan de trabajo no nos sirve de nada si no se sabe quién se encargará de desarrollarlo.
Por eso, hay que asignar las tareas a los responsables de cada departamento de la empresa o a los diferentes equipos de trabajo. Paralelamente, les asignaremos los recursos humanos, económicos y materiales necesarios para cumplir esos objetivos.
5. Redacta el plan
No hace falta decir que el plan de trabajo de nuestra empresa quedará escrito, perfectamente detallado. La dirección de la empresa debe acceder a este documento, que servirá como hoja de ruta para los próximos meses. A partir del plan de trabajo planificaremos los turnos de trabajo, las contrataciones o la compra de materias primas.
Para que sea eficiente, hay que plasmar sobre el papel todos los plazos, lo que incluye calendarios o una cronología con las fechas clave. En Milejemplos te muestran como puede ser un plan de trabajo de equipo para plasmar tiempos, tareas y miembros implicados.
6. Personaliza el plan según las necesidades de tu empresa
Por último, conviene recalcar que necesitamos un plan de trabajo útil para nuestra empresa. Con esto queremos decir que la planificación seguida por otra empresa de éxito, aunque sea del mismo sector, no tiene por qué ser buena para ti.
El plan de trabajo solo será eficiente si tiene en cuenta las particularidades de la empresa para la que se diseña, no podemos utilizar planes estándar. Solo si lo adaptas a la empresa, podrás aprovechar el documento y exprimir al máximo los recursos disponibles.
