Por gastos de representación entendemos aquellos gastos relacionados con la representación de la empresa ante clientes o proveedores. Conviene diferenciarlos de los gastos generados en la acción comercial, que serían los gastos de viaje o desplazamiento. Los gastos de representación son esos dedicados a la representación, promoción, consolidación o mejora de la imagen de la empresa ante un cliente o proveedor, obteniendo un beneficio comercial y empresarial; y son unos gastos que se pueden deducir.
¿Qué gastos de representación pueden deducirse?
De acuerdo con la Ley del Impuesto de Sociedades, los gastos de representación se pueden deducir cuando son necesarios para la actividad empresarial y la generación de ingresos. El “problema” está en la identificación de estos gastos de representación deducibles. Entre los gastos deducibles suelen estar:
- el pago de noches de hotel a clientes
- entradas a espectáculos deportivos, culturales o de ocio
- regalos de empresa -en un precio razonable-
- la inscripción a jornadas, conferencias, talleres, cursos, etc.
- o las sesiones de cuidado y bienestar.
Una cuestión importante es la de las invitaciones a restaurantes. Sobre el papel, hablamos de un gasto de representación -es más, son los más frecuentes-, pero no siempre es así. Solo podemos deducir las invitaciones en establecimientos hosteleros. Si organizamos una comida o cena con el cliente o proveedor en nuestro domicilio privado, no podremos deducirnos nada. Lógicamente, la única forma que tenemos de demostrar que hemos generado esos gastos de representación es solicitando una factura.
También conviene destacar los gastos que NO podemos deducir:
- Cualquier multa o sanción penal y/o administrativa relacionada con actividades de representación empresarial queda exenta
- Tampoco nos podremos deducir las donaciones o liberalidades, dotaciones para fondos de pensiones o pagos a través de residentes en paraísos fiscales.
- Igualmente, quedan fuera de las deducciones cualquier penalización o recargo por declaraciones extemporáneas, los gastos en actuaciones contrarias a la ley o las pérdidas del juego: llevar al cliente al casino no cuenta como gasto de representación.
Cómo deducir los gastos de representación
Así, lo primero que necesitaremos a la hora de deducir los gastos de representación será la factura que justifique esos gastos. En esta factura deben aparecer el nombre de la empresa, razón social, NIF, datos del proveedor, fecha, número de factura, desglose de conceptos, base imponible y tipo impositivo, lo que nos permitirá deducir los gastos de representación. Más allá del justificante, un gasto de representación deducible debe estar contabilizado en nuestra cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio.
Aunque puedas justificar todos los gastos de representación generados a lo largo del año, conviene destacar que desde el 1 de enero de 2015 la Ley del Impuesto de Sociedades señala que el total deducido de los gastos de representación deducibles no puede superar el 1% del importe neto de la cifra de negocios de ese periodo impositivo. Esta limitación se introdujo en la reforma fiscal de 2014 con el objetivo de hacer frente al fraude fiscal y llevar un control más efectivo de ciertos gastos.
En el caso de los trabajadores por cuenta ajena, tendrán que rellenar una hoja de gastos parecida a la de los gastos de viaje. En ella, se justifican estos gastos y se solicita la devolución del dinero adelantado. La situación de los autónomos es diferente. Si declaran el IRPF por el régimen de estimación directa, podrán desgravar más o menos lo mismo que las empresas en el Impuesto de Sociedades, incluyendo estos gastos en el capítulo de “Otros servicios exteriores”. Quienes tributan por módulos no podrán, ya que abonan una cuota fija.
