Toda empresa relacionada con las mercancías ha de tener familiaridad con los albaranes, estos son una de las herramientas principales para controlar las entradas y salidas de productos. No obstante, se trata de un tipo de documentación que no está estipulada por la ley, por lo que no existe ningún tipo de requerimientos o información obligatoria que estos deban incluir.
Sin embargo se trata de una herramienta muy potente para simplificar el proceso comercial entre la empresa y los clientes y es altamente recomendable utilizarlos en modo nota de entrega. ¡Te contamos más sobre ellos!
¿Para qué sirve un albarán de entrega?
Un albarán se trata de un documento mercantil que confirma la entrega de un pedido. Este se encarga de dar constancia de que se ha entregado un producto a un cliente, por lo que se ha de firmar el albarán como garantía de que la compra se realizó de forma satisfactoria.
Se trata de un documento que, principalmente, se encarga de evitar malentendidos, es una especie de prueba de que la mercancía pagada se ha entregado al cliente. Como hemos comentado, su uso no es obligatorio, no obstante es muy recomendable por tratarse de la evidencia documental firmada de la entrega de los bienes. Además, la copia del albarán servirá para emitir la factura correspondiente.
Los transportistas y mensajeros son los que más beneficios obtienen del albarán, de esta manera pueden acreditar que han entregado la mercancía que se les había encomendado. Así pues el mensajero o la empresa transportista quedan exentos de cualquier tipo de reclamo después de la entrega.
Por la parte del cliente, es fundamental revisar que la mercancía está en buen estado y cuente con la cantidad correcta antes de firmar el albarán. Además, es muy importante que siempre que una factura haga referencia a un albarán este se ha de conservar con la respectiva factura.
¿Qué partes forman un albarán?
Aunque ya hemos comentado que no se trata de un documento regulado por la ley, y no hay nada que estipule qué debe contener un albarán, lo cierto es que si que existe cierta información que sí o sí debe incluir:
- Fecha y lugar de emisión.
- Código de identificación.
- Datos del comprador y del proveedor.
- Fecha y lugar donde se realiza la entrega.
- Descripción del producto.
- Firma y sello de la empresa receptora.
Lo que debes tener en cuenta siempre es que el albarán NO es una factura y no puede sustituirla. Una factura cuenta con unas funciones tributarias y es obligatoria en una transacción comercial, mientras que un albarán es una comprobación de entrega. Digamos que la factura hace referencia al pago y el albarán a la entrega.
¿Qué sucede si no se está de acuerdo con la entrega?
Seguro que estabas leyendo y preguntándote qué hacer si no se está conforme con la mercancía recibida, muy fácil, no firmes el albarán. Lo que sucede al no firmar el albarán es que la mercancía se devuelve. Si no quieres que se devuelva lo que puedes hacer es anotar en el apartado de observaciones la incidencia que hayas tenido, cualquier irregularidad que hayas detectado en la entrega de la mercancía.
Modelo de albarán de entrega
A continuación encontrarás un ejemplo de albarán de entrega que puedes descargar y utilizar para crear el tuyo propio. Lo recomendable es que añadas la información esencial y después adaptes la información a tu empresa y productos, sobre todo la información relacionada con las características de los productos y su descripción.
